Военная документация
В XVI — XVII вв. среди документов по организации вооруженных сил следует отметить боярские книги, которые велись в Разрядном приказе. Они представляли собой именные списки бояр, окольничих, думных дворян, стряпчих, «начальных людей» в полках. В книгах указывались поместные и денежные оклады, перемены в служебной деятельности.
К военной документации XVI—XVII вв. относятся также «разряды» — ведомости распределения служилых людей по категориям, полковые и сотенные списки, «десятни» (Это были описания городовых дворян и детей боярских Московского государства, составлявшиеся, в военно-финансовых интересах государства, при их разборе, верстании и раздаче им денежного жалованья и получившие значение юридического доказательства права владеть населенным поместьем), представлявшие собой войсковые списки дворян и детей боярских, наказы воеводам и списки воевод, «строельные» книги, содержащие сведения о экономическом характере городов.
В XVIII в. состав военной документации усложняется. Он определяется как Генеральным регламентом 1720 г., так и другими законодательными актами, касавшимися военного ведомства. От верховной власти Военная и Морская коллегии получали указы. Указания лично военачальникам оформлялись рескриптами, подписанными императором. Высшие военачальники доносили императору реляциями. Текущая служебная переписка между начальствующими лицами осуществлялась рапортами, донесениями, письмами. Последние применялись при сношениях высокопоставленных лиц.
Распоряжения подчиненным лицам оформлялись в виде приказов, ордеров, предписаний. Подчиненные докладывали своим начальникам рапортами и донесениями.
Прохождение военной службы военнослужащими, тактическое обучение войсковых частей и соединений определялись различными воинскими уставами.
Учет численности личного состава воинских частей велся в табелях, списках, ведомостях. Офицеры получали патенты начин, нижним чинам выдавались паспорта и аттестаты. Командировки военнослужащих оформлялись нарядами.
Для большинства указанных видов документов постепенно складываются устойчивые формуляры. Большой выразительностью и лаконичностью отличались рапорты, донесения, реляции, наставления великого русского полководца А. В. Суворова, умевшего в нескольких точных словах передавать большое содержание.
Состав военной документации XIX в. определялся законами 1812 г. о создании Военного министерства и об «Учреждении для управления большой действующей армии». В 1834 г. было издано «Положение о сокращении переписки в войсках», которое предусматривало единство и взаимосвязь документации соподчиненных воинских частей.
В Положении определялось, что в составе полковых канцелярий должны быть:
а) «журналы входящих и исходящих бумаг» (в одной книге);
б) «алфавит дел и бумаг»;
в) «высочайшие» приказы, приказы начальствующих лиц и постановления;
г) книга приказов по полку;
д) алфавитные списки офицеров и рядовых;
е) формулярные и кондуитные списки чинов;
ж) списки умерших женатых рядовых;
з) книги комиссариатские, провиантские;
и) особый журнал «переменам вообще до полка относящимся».
Положение содержало идеи по сокращению пути движения документов к исполнителю: представления могли подаваться без особых предписаний; надписи и резолюции на самом документе оформляли решение вопроса; в случаях, когда не предполагалась дальнейшая переписка, отпуски документов могли не оставляться.
Состав документов военного ведомства второй половины XIX — начала XX в., организация их движения и исполнения определялись Сводом военных постановлений 1869 г., в котором нашли отражение военные реформы 60—70 годов XIX в. и «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.
Основными видами переписки были рапорты, отношения, предписания, прошения, письма и записки. Употребление вида документа зависело от инстанции, в которую он посылался: в высшую — рапорт, в равную — отношение, в низшую — предписание. Личная переписка по служебным вопросам оформлялась письмами. В записках излагались личные соображения, объяснения, просьбы, приглашения.
Распоряжения начальствующих лиц объявлялись приказами, приказаниями, предписаниями, наставлениями (инструкциями). В приказах объявлялись общие распоряжения по войсковой части и по личному составу, наряды по части, приговоры судов и т п. Приказаниями оформлялись распоряжения частного характера. Предписаниями передавались распоряжения, касавшиеся отдельных военнослужащих. В наставлениях излагались указания, служившие развитием общих законоположений или распоряжений.
В строевой части канцелярии велись: книги ежедневных нарядов на службу, именные списки военных чинов, алфавитные списки рядовых, послужные списки призываемых на службу из запаса. Учет людей и лошадей велся в дневных записках. На случай войны составлялись мобилизационные планы, заготовлялись записные книжки, различные ведомости и списки. Имелось большое количество хозяйственных военных документов, в которых отражались вопросы материального обеспечения войск.
Во время войны появлялись новые разновидности документов: журналы боевых действий, описания боевых действий, донесения, оперативные сводки, «всеподданнейшие» доклады о ходе операций, полевые книжки и др.