Лекция 5: Системы специальной документации в учреждениях России XVI-начала XX в.
Документация бухгалтерского учета
Возникновение документации бухгалтерского учета относится к XVI—XVII вв., когда в результате развития хозяйственной деятельности приказов появляется необходимость учета состояния денежных и материальных ценностей.
В тот период в бухгалтерском учете применялась простая система учета хозяйственной деятельности. В начальной стадии развития такой системы учета в учреждении обычно велась одна книга, в которой записывались операции по всем направлениям хозяйственной деятельности. Учетные книги были просты по своему оформлению. В них не было графления и выделения подлежащих подсчету цифр в столбец. Особенностью ведения учетных книг было также то, что записи в них были различной подробности и носили описательный, повествовательный характер.
Но уже в XVI в. для отдельных видов операций заводятся самостоятельные книги. Так, денежные операции стали записываться в приходно-расходных книгах денежной казны; для учета сбора пошлин на внутренних таможнях заводились таможенные книги; для учета урожая — умолотные, для учета сбора урожая — приходно-расходные книги хлебных запасов и т.д.
Постепенно в книгах для удобства подсчета цифры выписываются столбцом, появляется графление, левые страницы книги отводятся под приходные операции, а правые — под расходные.
В силу расширения торговых связей, когда операции совершались на стороне, а не в самом хозяйстве, когда нужно было иметь доказательства их совершения, появляются оправдательные документы (расписки, росписи и др.) в получении денежных и материальных ценностей и служащих основанием для записи операций в учетные книги.
Простая система бухгалтерского учета не сложна по своему построению. Но она в то же время имеет ряд существенных неудобств. Вследствие того, что при простой системе учета учитываются отдельные стороны хозяйственной деятельности, об общих результатах этой деятельности судить трудно. Чтобы установить состояние всех денежных и материальных средств на определенный промежуток времени, нужно произвести подсчеты по «приходу» и «расходу» всех отдельных учетных книг и, ссумировав их, вывести общий итог. Причем, если таких учетных книг будет много, то подведение общего итога окажется еще более затруднительным.
Простая система бухгалтерского учета могла удовлетворять-потребностям учета хозяйственной деятельности учреждений и частных предприятий лишь до определенного момента. Неуклонное расширение и усложнение их хозяйственной деятельности в XVIII в. все решительнее требовали применения более оперативной постановки учета. Тогда на смену простой системе учета пришла двойная система бухгалтерского учета.
Возникновение двойной системы бухгалтерского учета относится еще к XI в. и связано с деятельностью итальянских банков. В последующем эта система постепенно совершенствовалась. Во второй половине XV в. она получила описание в трудах итальянцев Бенедикто Котрульи и Луки Пачиолло.
К началу XVIII в. двойная система бухгалтерского учета получила теоретическую разработку и широкое применение во многих западноевропейских странах. В России первые упоминания о применении двойной системы учета имеются в законодательстве первой четверти XVIII в., когда в русском языке появляются такие термины, как «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер», связанные с этой системой учета.
Особенностью двойной системы бухгалтерского учета и ее преимуществом перед простой является то, что эта система дает возможность иметь представление не только об отдельных сторонах хозяйственной деятельности учреждения или предприятия, но и об общих результатах этой деятельности на тот или иной промежуток времени. Это достигается путем составления баланса — особой таблицы, показывающей состояние всех хозяйственных средств на определенную хронологическую дату.
Система двойного бухгалтерского учета предполагает систематическую регистрацию всех хозяйственных операций путем: двойной записи. Каждая операция, выраженная в денежной сумме, записывается не один раз в какой-либо учетной книге, как это делается при простой системе учета, а дважды, по двум бухгалтерским счетам. Для этого при двойной системе учета на каждую хозяйственную операцию заводится самостоятельный счет со своим названием (например, счет кассы — для учета движения наличных денег, счет товаров — для учета движения товаров, счет имущества — для учета движения имущества и т. д.).
При двойной системе бухгалтерского учета записи операций ведутся в соответствующих бухгалтерских книгах. По характеру записей эти книги делятся на два вида: «журнал» и «главная».
Журнал — это основная книга, в которой регистрируются все виды операций в хронологической последовательности, по времени их свершения с указанием дат и суммы оборота. Назначение журнала заключается в том, чтобы обеспечить контроль за правильностью записей операций в другой основной книге — главной.
Главная книга отличается от журнала тем, что в ней записываются все виды операций не в хронологическом порядке, как это делается в журнале, а в систематической последовательности, по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Эта книга представляет собой не что иное, как сброшюрованные вместе все бухгалтерские счета, по которым и разносятся суммы оборота по соответствующим операциям. Сведения эти берутся из журнала.
На основании записей в главной книге впоследствии составляется «баланс». Баланс — это принятый при двойной системе бухгалтерского учета способ отражения всех средств на определенный промежуток времени в обобщенных показателях Отличительной чертой баланса является то, что в нем показывается состояние средств в двух органически связанных между собою направлениях С одной стороны, в нем показывается состав и размещение средств, или куда вложены эти средства на момент составления баланса, а с другой — показываются источники образования средств, откуда они получены.
Балансы являются не только важным средством учета, но и ценными историческими источниками для изучения хозяйственной деятельности учреждений и предприятий. Анализ балансов дает возможность определить степень рентабельности их работы за определенный промежуток времени.
В XIX в. в России продолжала развиваться двойная система бухгалтерского учета Она постепенно занимала доминирующее место, поскольку удовлетворяла интересам развивающейся промышленности и торговли. Особенно интенсивно разрабатываются вопросы торгового учета. Появляется ряд специальных работ по постановке бухгалтерского учета по двойной системе в помещичьих имениях, на фабриках и заводах.
Вопросы бухгалтерского учета находят отражение в законодательстве В 1848 г. был издан «Общий счетный устав», который излагал общие правила учета в государственных учреждениях и счетные уставы по отдельным министерствам.
Устав определил задачи учета. В нем указывалось, что учетные документы «должны представлять верные сведения о состоянии, движении и всех вообще оборотах капиталов...». Он определил систему учетных и счетных книг и требования, предъявляемые к ним.
Учетные книги делились на два вида:
а) приходо-расходные для учета денежных средств и «материальных капиталов»
б) расчетные или «бухгалтерские». Все книги имели графление по установленной форме.
Правила ведения книг предусматривали запись каждой статьи за отдельным номером, постраничные итоги и «транспорт» (перенос постраничного итога на следующую страницу).
Подчеркивалось требование о своевременности записей, их точности. Запрещались подчистки в книгах и их порча.
К счетным книгам относились «настольные реестры» — приходо-расходные журналы. В некоторых присутствиях настольные реестры назывались «наблюдательными журналами» или «казначейскими журналами». Настольные реестры велись в присутствии и заменяли постановления последнего о приходе и расходе капиталов Кроме того, велись «дневные кладовые записки» — журналы для учета прихода и расхода денег в кладовых.
Бухгалтерские книги должны были давать точные сведения о состоянии всех капиталов учреждения в целом и его частей по отдельным счетам. По окончании года бухгалтер должен был составлять «годовые перечни» и делать общую проверку всех книг
Все записи в книгах производились на основании оправдательных документов указов и предписаний о приходе и расходе капиталов, объявлений, записок, уведомлений, прошений, доверенностей, деклараций и др. Оправдательные документы регистрировались и на них проставлялся номер статьи книги, где они были записаны.
Счетный устав предусматривал отчетность «в делах счетных», представлявшую месячные и годовые отчеты, составляемые на основании книг Отчеты представлялись после ревизии с приложением оправдательных документов. Месячные отчеты состояли из выписок из счетов в виде ведомостей или копий книг «слово в слово». В годовых отчетах должны были показываться приходы и расходы, остатки и долги капиталов.
В конце XIX — начале XX в. существенных изменений в документации бухгалтерского учета не произошло. Новым явилась лишь разработка теории бухгалтерского учета, которая началась в России в 80-х годах XIX в. с изданием журнала «Счетоводство».
Развитие капитализма, переход его в стадию империализма, организация синдикатов, трестов усложняет аппарат управления капиталистическими предприятиями, приводит к развитию контрольно-учетных функций государства. Старые приемы бухгалтерского учета уже не соответствовали новым организационным формам монополистического капитализма.
Большое внимание в теоретических работах уделяется технике учета — механизации массовых объектов хозяйственных операций В начале XX в. за рубежом в бухгалтерский учет внедряются свободные листы и карточки как наиболее совершенные способы учета, применяется метод копирования — воспроизводство однотипных счетных документов и счетных записей. Появился новый вид учета — копиручет (1905 г.)
Однако механизация и копиручет в работе предприятий царской России не получили распространения.