5. Організація документообігу на підприємстві

Документообіг – це рух документів з моменту їх складання чи одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після здійснення певних записів в облікових реєстрах. Основними етапами документообігу є:

• складання й оформлення документів;

• прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

• рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його оброблення і використання для облікових записів;

• передавання документа для оброблення засобами обчислювальної техніки й повернення назад;

• передавання документа до архіву (поточний організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів поточного року; постійний розміщується у спеціально обладнаному приміщенні).

Графік документообігу – це особлива схема документів, яка встановлюється наказом керівника підприємства для забезпечення рівномірного опрацювання документів. У графіку передбачаються послідовність проходження документів, строки роботи кожної ланки, зазначаються конкретні виконавці тощо [4]. Організація документообігу припускає оперативне одержання, обробку і доведення до користувачів відповідної облікової інформації. Правильна організація документообігу на будь-якому підприємстві – найважливіша частина побудови всього облікового процесу.

5. Облікові регістри бухгалтерського обліку

Всі господарські операції після їх оформлення первинними документами записуюються до облікових регістрів. Облікові регістри – це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Наприклад: регістри у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів, що призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Використання тих чи інших регістрів бухгалтерського обліку обумовлено відображенням різноманітних по змісту господарських операцій, техніці і технології ведення бухгалтерського обліку й рівню використання обчислювальної техніки. Регістри бухгалтерського обліку класифікуються:

1. за видами бухгалтерських записів:

а) хронологічні – застосовуються для обліку господарських операцій в календаному порядку їх здійснення й оформлення (регістраційній журнал операцій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відгрузки і реалізації продукції); б) систематичні – застосовуються для записів господарських операцій в систематизованому вигляді за однорідними ознаками на рахунках бухгалтерського обліку (оборотна відомість за синтетичними і аналітичними рахунками); в) комбіновані, в яких поєдуються хронологічні і систематичні записи (журнал-ордер, журнал – Головна книга).

2. за обсягом змісту:

а) синтетичні – регістри, в яких відображаються дані синтетичного обліку (Головна книга, Журнали-ордера, регістраційний Журнал); б) аналітичні – регістри, в яких відображаються дані по аналітичним рахункам (книги і картки аналітичного обліку); в) комбіновані, в яких поєдуються дані синтетичного і аналітичного обліку (журнал-ордер №6 до рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», журнал-ордер №7 до рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).

3. за зовнішнім виглядом:

а) книги – облікові синтетичні і аналітичні регістри (Головна книга, журнал – Головна книга – синтетичний облік; Касова книга – аналітичний облік); б) картки – призначені для ведення аналітичного обліку на відповіднизх рахунках на протязі тривалого періоду (картки по обліку основних засобів, картки складського обліку); в) окремі листки – призначені для обліку певних операцій і в залежності від цього мають специфічний зміст, що дає можливість систематизувати облікові регістри відповідно вимогам контролю і складання звітності (журнали-ордера, групувалі відомості, розроблювальні відомості).

4. за формою ( будовою):

а) одностронні – передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одній строні аркушу (всі типові форми карток аналітичного обліку); б) двосторонні – передбачають розподіл сторіник на дві частини: одна призначена для обліку дебетових оборотів за окремим рахунком, інша - кредитових (Головна книга); в) шахматні – передбачають розподіл по вертикалі і горизонталі на відповідні рядки й стовбці (журнал-ордера і відомості до них) [2].