3.6.2. Распространение информации

Информация будет распространяться с помощью личных встреч, почтового ящика сети Интернет, телефонной связи, сотовой связи, факса, почтовых сообщений.

3.6.3. Отчетность по исполнению

Отчётность по исполнению будет выполняться в виде актов выполненных работ, с указанием сроков и полной информацией о выполненной работе.

3.6.4. Управление участниками проекта

Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками, способствует укреплению слаженности работы участников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода реализации проекта. Для предотвращения возможных сбоев работы руководитель проекта следит за тем, чтобы задачи выполнялись своевременно и четко по плану.

3.7. Корпоративная система управления проектом

Корпоративная система управления проектами базируется на четырех основополагающих компонентах – это люди, методология управления проектом, информационная система управления проектами.

3.7.1. Рекомендации по внедрению основных элементов и этапам создания корпоративной системы управления проектами

В компоненте «Люди» – каждый член команды выполняет свои определенные функции, которые приводят к общей цели проекта. В данном случае – это создание музыкальной репетиционной базы.

Руководитель проекта занимается: координацией работ в проекте, контролем над исполнением задач проекта, подписывает договора с контрагентами, получает отчёт о результатах деятельности проекта, оформлением необходимых документов.

Менеджер проекта: исполняет задачи проекта, подготавливает необходимую документацию, связывается с контрагентами, создает систему функционирования базы, предоставляет руководителю информационные ресурсы.

Исполнитель: в его обязанности будет входить организация работ по установке и настройке оборудования.

3.7.2. Информационная система управления проектами

В данном проекте программное обеспечение используется для планирования задач, составления расписания, распределения ресурсов.

Организация проекта командой управления производится с использованием автоматизированной системы – программа Microsoft Project. За счет автоматизации планируется сокращение времени разработки и согласования основных документов, повышение достоверности и оперативности информации о состоянии проекта, сокращение времени подготовки отчетов о ходе развития проекта. Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

3.8 Управление персоналом проекта

3.8.1 Организационное планирование

При планировании человеческих ресурсов определяется:

1) Распределение ролей

Роль – обозначение части проекта, за выполнение которой несет ответственность определенное лицо.

2) План управления обеспечением проекта персоналом.

- Набор членов команды проекта.

- Выход людей их проекта: в случае выхода людей из проекта (отказа в участии) будет реализована их замена Выход людей из проекта возможен только по уважительной причине (болезнь, увольнение, форс-мажорные обстоятельства).

Матрица ответственности представлена в таблице 3.8.1.

Условные обозначения: У – утверждение, И – исполнение, С – согласование, О – ответственный.

Таблица 3.8.1 – Матрица ответственности

Этап проекта	Директор	Менеджер проекта	Исполнитель (инженер)	Руководитель сервисного отдела
Создание команды	У	И, О
Приобретение ПО	У	С,О	И,О	С
Составление перечень организационно-технических мероприятий	У	И, О	О	С
Построение план-график работ по внедрению	У	С	И, О	С
Внедрение и определение круг задач		С	И,О	С
Обучения персонала			И,О
Ввод в эксплуатацию			И,О	И
Закрытие проекта	У	С,И	И

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Менеджер наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды, обеспечивает обратную связь между куратором проекта и командой проекта.

Мониторинг деятельности и отчетность.

Менеджер проекта контролирует все действия сотрудников за рабочими компьютерами и позволяет получать данные о работе каждого из них как в режиме on-line, так и в виде наглядных отчётов за любой период времени.