Информационные хранилища

Огромные массивы данных можно хранить на одном или нескольких серверах. Если они расположены в сетях типа Интернет, то их называют информационными хранилищами (базами обобщённых данных). Это могут быть сети хранения данных, которые формируются из множества различных внешних и внутренних источников. В любом случае это базы и банки данных, функционирующие, как правило, под управлением распределённых СУБД.

Для сохранности электронных информационных ресурсов применяют специальные сети хранения данных, получившие название Storage Area Network (SAN), а в корпоративных сетях – специализированные Network Attached Storage (NAS-серверы), которые осуществляют совместимость, интеграцию и администрирование серверов общего назначения, а также хранение огромных массивов данных. В качестве информационных хранилищ в них используют RAID-массивы, CD и DVD библиотеки.

Для данных информационного хранилища характерны:

1. предметная ориентация – данные организованы в соответствии со способом их применения;

2. интегрированность – данные согласуются в соответствии с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам, и их формы представления могут не совпадать;

3. упорядоченность во времени – данные согласуются во времени для использования в сравнениях, идентификациях трендов и прогнозах;

4. неизменяемость и целостность – данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию «одного правдивого источника».

Возможность современных СУБД организовывать накопление и оперативную обработку больших объёмов информации способствовала развитию аналитических систем прогнозирования, идентификации объектов и состояний, оценки и выбора альтернативных решений и др., например, систем поддержки принятия решений.

Системы электронного документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. На каждом предприятии существует своя система документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

Система электронного документооборота будем - автоматизированная система оптимизации потоков документов в интересах обеспечения эффективного управления бизнес-процессами предприятия.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

1. обеспечение более эффективного управления за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

2. поддержка системы контроля качества в соответствии с международными нормами;

3. поддержка системы эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

4. протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

5. оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Система электронного документооборота состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, т.е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения замещаются соответствующими операциями системы управления документами.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид. При этом выполняются операции сканирования, чистки изображения, подготовки к распознаванию документа, распознавания документа.

Третья часть электронного документооборота – система автоматизации деловых процессов (АДП). Она предназначена для обслуживания деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.