1.2.2. Денежные и финансово-расчетные документы. Договорно-правовая документация. Правила оформления

От имени юридического лица всегда выступают представители. А чтобы партнеры знали, что имеют дело с официальным представителем фирмы, нужен подтверждающий документ. Если руководитель организации (а иногда и его заместители) обычно представляет организацию на основании Устава, то остальным нужна доверенность. Причем нужна она при совершении от имени организации любых действий, имеющих юридическое значение. Например, при получении товара, документов в налоговой инспекции, подписании договора. Даже отправить почту по реестру от имени организации можно лишь по доверенности.

Доверенность – письменное уполномочие, которое одно лицо выдает другому для представительства перед третьими лицами.

Доверенности оформляются от имени:

• юридических лиц;

• индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица;

• физических лиц.

Юридическую силу имеет только правильно оформленный подлинник доверенности.

В зависимости от того, кем оформляются уполномочие (организацией или отдельным физическим лицом) доверенности бывают:

1. Официальные

2. Личные

1.Официальная доверенность – это документ, который организация выдает должным лицам на получение товарно-материальных ценностей или полномочий на заключение сделок, договоров и т.д.

На получение товарно-материальных ценностей существует специальная форма доверенности.

Инструкция о порядке ее выдачи выпущена Минфином СССР еще в 14.01.1967г. (см. извлечения из Инструкции № 17). Не следует помнить, что Инструкция может применяться лишь в части, не противоречащей действующему законодательству. Инструкция «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» от 14.01 1967 г № 17

1.Выдача доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении), не допускается. Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными.

2. Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

3. Доверенности регистрируются в специальных журналах в бухгалтерии, которая оформляет и выдает доверенность. В тех случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.) количества ценностей, подлежащих получению, проводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности подчеркивается.

Выдача доверенностей полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

4. Срок действия доверенности устанавливается, как правило, не более чес на 15 дней.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производится в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.

По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

5. При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулирование соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

6. При выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей.

В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листке книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книжке пронумеровано ______ листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учета выданных доверенностей» следующей формы:

№ доверенности	Дата выдачи	срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	№ и дата наряда (счета, спецификации)	Расписка лица, получившего доверенность	отметки о выполнении порученной по выданной доверенности
1	2	3	4	5	6	7	8

7. Лицо, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по договоренности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметка о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

8. Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемно0сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой – подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Этот вид доверенности оформляется на бланке утверждения, печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается доверенному лицу, второй подшивается в дело организации

Этот вид доверенности имеет реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Справочные данные об организации;

3. Наименование вида документа;

4. Дата;

5. Регистрационный номер;

6. Текст;

7. Подпись (образец подписи получателя доверенности, подписывают руководитель

8. Оттиск печати.

Особенности оформления текста официальной доверенности

В тексте указывают Ф.И.О. (полностью) лица, которому доверяют совершить какие либо действия от имени организации, паспортные данные, перечень действий от имени организации.

В тексте указывают срок действия доверенности.

__________________________________________________________________Акционерное общество

«АЛМАЗ»

пр. Мира, д.23,офис 107,

Москва, 102730

тел. 234-34-74

факс 924-94-73

р/счет № 20000178990000077892

в Петровском банке Москвы

ДОВЕРЕННОСТЬ

2013. № 27

АО «АЛМАЗ» уполномочивает старшего экономиста Ильина Сергея Петровича заключить договор с Псковским комбинатом строительных материалов на поставку в 2014 году дубового паркета.

Данные паспорта Ильина С.П. серия 01 20 № 242867 выдан 13 отделением милиции Москвы 12 ноября 2002 года.

Доверенность действительна до 03.12.2014.

Подпись лица, получившего доверенность _______________удостоверяем.

Директор И.О.Орлов

Главный бухгалтер А.П.Валова

Личная доверенность это документ выдается гражданином, удостоверяющий в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплутационной организацией по месту жительства.

Оформляется доверенность на формате А4. если в доверенности не указан срок ее действия, то документ сохраняет юридическую силу в течении года со дня ее выдачи.

Реквизиты личной доверенности:

1. Название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

1. Фамилия, имя, отчество, выдавшего доверенность;

2. Фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;

3. Содержание доверенности;

4. Наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

5. Подпись лица, выдавшего доверенность;

6. Дата выдачи доверенности;

7. Должность и подпись лица, удостоверившего подпись доверителя;

8. дата проставления подписи;

9. Печать

________________________________________________________________

ДОВЕРЕННОСТЬ

2013. №

Я, Морозова Ольга Петровна, доверяю Гаврилову Игорю Петровичу получить в колледже мой диплом об окончании колледжа.

Данные паспорта Гаврилова И.П. серия 40 01 № 242426, выдан 10 отделением милиции Санкт-Петербурга 10.05.2001.

Подпись Морозовой О.П.____________________ удостоверяю.

Директор колледжа Л.А.Павлов

М.П.

Реализация коммерческих планов любой организации невозможна без совершения сделок и заключения договоров.

Договор - это та форма, в которой воплощаются замыслы и расчеты организаций, их стремление получить прибыль.

Заниматься коммерческой деятельностью и не совершать сделки, не заключать договоры невозможно.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

Договором является не просто официальный документ. Это в первую очередь акт, выражающий добровольное соглашение сторон действовать совместно в интересах обоюдной выгоды.

Договор - это наиболее распространенный вид юридического оформления сделок.

Договоры могут быть односторонними, двусторонними, многосторонними, возмездными и безвозмездными.

Договор односторонний - содержит обязанности только одной стороны и права требования, другой. Встречаются гораздо реже, к ним относятся договоры займа, дарения.

Договоры простой лицензии - соглашение устанавливающие условия передачи прав промышленной собственности (на изобретение, промышленный образец, товарный знак) предполагающее сохранение за лицензиатаром права на самостоятельное использование предмета соглашений и выдачи лицензий и сублицензий третьим лицам.

Договор строительства под ключ - договор о строительстве и оборудованным предприятием со сдачей полностью готового объекта, генеральный подрядчик самостоятельно заключает договоры с субподрядчиком.

Договор двусторонний - содержит взимосогасованные права и обязанности контрагентов, большинство торговых договоров являются двусторонними.

Договор купли -продажи - торговый документ, содержащий условия, на которых одна сторона (продавец) передает другой стороне (покупателю) какой-либо товар, знания, опыт, результаты творческой деятельности, оказывает услуги, выполняет работы за определенную оплату.

Договор лицензионный - лицензионное соглашение - один из видов внешнеэкономических сделок, согласно которому лицензиар обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право на использование объекта промышленной собственности (изобретение, промышленный образец, товарный знак) на определенный срок на установленных условиях.

Договор многосторонний - договор с участием трех или более сторон; заключается обычно при осуществлении товарообменных операциях , сооружения объектов, создания совместных предприятий.

Договор трехсторонний - соглашение, по которому третья сторона отвечает за хранение договора, который не вступает в законную силу до тех пор, пока лицо получающее выгоду от действия соглашения, не выполнит определенные условия.

Дополнение к договору - обычно изменяет существенные условия договора, может подписываться сторонами одновременно с основным договором или позднее, в ходе исполнения договора или после, например, о поставке дополнительного кол-ва товара.

Заем - договор, по которому данная сторона передает в собственность или оперативное управление другой стороне деньги или материальные ценности, а заемщик обязуется возвратить полученные суммы и ценности на условиях оговоренных в договоре.

Структура договора и его основные условия:

ПРЕАМБУЛА (Вводная часть) договора

1. Наименование договора (договор купли-продажи, поставки на оказание брокерских услуг, аренды, о совместной деятельности и т.д.).

2. Дата подписания договора. Ели договор подписывают в разное время, то он считается заключенным с момента подписания его последней стороной.

3. Место подписания договора (наименование населенного пункта).

4. Полное фирменное наименование контрагентов, под которыми они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.

5. Название стороны по договору (например "подрядчик", "поставщик", "арендатор").

6. Подробное наименование должности, Ф.И.О. лица, подписывающего договор, а так же наименование документа из которого следует его полномочия.

• паспорт, иной документ удостоверяющий личность;

• приказ о назначении директора;

• согласие правление, совета директоров о совершении сделки.

Руководитель может заключить сделки без доверенности, а вот заместитель должен иметь доверенность

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА,ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН:

• обязанности и права первой стороны по договору;

• обязанности и права второй стороны по договору;

• срок выполнения своих обязательств сторонами;

• место исполнения обязательств каждой из сторон;

• список исполнения обязательств каждой из сторон;

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ ДОГОВОРА

7. Срок действия договора.

8. Ответственность сторон (пени, штрафы).

9. Способы обеспечения обязательств:

• неустойка;

• залог;

• поручительство;

• задаток

10. Основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора.

11. Все авансовые платежи должны быть возвращены в определенное время.

12. Условия о конфиденциальной информации по договору

13. Порядок разрешения споров между сторонами по договору:

• арбитражный суд

• третейский суд, создаваемый самими сторонами в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ ДОГОВОРА

1. Кроме договора, отношения должны регулироваться гражданским законодательством.

2. Условия о согласовании вязи между сторонами (указание должностей Ф.И.О. кто может давать информацию и решать вопросы по факсу, телефону, письмо с указанием телефона, электронной почты).

3. Преддоговорная работа и ее результаты после подписания:

• переписка;

• предварительное соглашение;

• протокол о намерениях.

4. Реквизиты сторон:

• Почтовые реквизиты

• Адрес

• Банковские реквизиты ( № расчетного счета, наименование банка, код банка, МФО, корреспондентский. счет)

• Отгрузочные реквизиты

1. Количество экземпляров

5. Порядок исправлений по тексту договора

6. Подписи представителей сторон

Виды договоров

1. Договор купли-продажи

Продавец обязуется передать имущество в собственность покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него, определенные денежную сумму. Важным является, с какого момента покупатель становится собственником имущества (с момента его удостоверения).

2. Договор порядка

Это договор используется в любой сфере хозяйственной деятельности. Подрядчик обязуется за свой риск, выполняет определенную работу по заданию заказчика с использованием своих или его материалов, а заказчик обязуется принять работу и оплатить ее.

3. Договор аренды, лизинга

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наниматель обязуется предоставить арендатору) нанимателю имущество во временное владение и пользование за плату.

Исковое заявление - это документ, подающийся в суд в письменной форме, содержащий просьбу об удовлетворении требований стороны-заявителя в случае нарушения или угрозы нарушения ее прав, свобод или иных законных интересов.

Исковое заявление, или иск, - важная составная часть судопроизводства. От его четкости, грамотности и доказательности изначально зависит успех дела.

Права граждан и юридических лиц часто нарушаются: по вине других лиц может случиться ущерб здоровью, имуществу, репутации или бизнес-процессам. Обидчиками подчас выступает государство (органы власти или местного самоуправления).

Поводом для написания искового заявления в суд, как правило, является:

• нарушение права собственности, в том числе на землю (земельные споры) и недвижимость,

• хозяйственные споры - о взыскании задолженности, неосновательном обогащении и т.д.,

• административные споры - о штрафах, налоговых санкциях и др.

• трудовые споры - о незаконном увольнении, возмещении вреда здоровью и т.д.

Закон в ряде случаев предусматривает порядок досудебного урегулирования споров. Если данное действие выполнено и не принесло результата, остается только одно - обращаться с иском в суд.

Реквизиты искового заявления

Содержание искового заявления строго предписано (ст.131 ГПК РФ):

1. Наименование суда, куда подается заявление;

2. От имени кого подается заявление:  истец, его место жительства (для организации - место нахождения) и телефоны;

3. Кто ответчик, место жительства или место нахождения (если ответчиком является организация);

4. Текст заявления, в котором сформулировано, в чем состоит нарушение или угроза нарушения свобод, прав, законных интересов истца и выдвигаются конкретные требования ( ссылки на правовые нормы);

5. Приводятся обстоятельства, на которых основываются требования истца, и подтверждающие  доказательства;

6. если иск подлежит оценке, то указывается цена и расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

7. Если это предписано законом или предусмотрено договором, то также необходима информация о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора;

8. Перечень документов, прилагаемых к заявлению.

Документы, прилагаемые к исковому заявлению:

• его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;

• документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

• доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

• документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

• текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

• доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;

• расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Алгоритм действий с исковым заявлением

1. Определить, в какой суд подать иск. Как правило, исковое заявление подается в суд по месту нахождения ответчика. Однако здесь возможны исключения и некоторые тонкости. Например, при рассмотрении споров о недвижимом имуществе иск следует подавать по месту нахождения данного имущества.

1. Оплатить в банк государственную пошлину. Платежное поручение с отметкой банка об исполнении либо оплаченная квитанция является обязательным документом, прилагаемым к исковому заявлению. Освобождены от уплаты госпошлины работники, подающие иск по трудовым спорам.

2. Сформулировать текст искового заявления. Текст должен содержать вышеуказанные пункты. При этом важно:

• правильно сформулировать исковые требования;

• четко определить ответчика и третьих лиц, интересов которых касается удовлетворение требований, содержащихся в исковом заявлении;

• в доказательствах лаконично указать только относящиеся к делу факты, приведя ссылки на законодательные нормы.

3. Подать исковое заявление в суд, направив его копии ответчику и заинтересованным в деле третьим лица.

Управление предприятием (организацией) можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Носителем информации является документ.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, изготовленные на персональном компьютере, полученные по телефаксу и так далее.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

• организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание);

• распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

• справочно-информационные (протокол, докладная записка, письмо, телеграмма, телефонограмма, справка, акт);

• документы по личному составу (приказ по личному составу, характеристика, автобиография, резюме).

Важной задачей документационного обеспечения управления является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформления отдельных реквизитов. Организационно-распорядительные документы оформляют на базе формуляра-образца – модели унифицированной формы документа.