Тема 1.2. Оформление служебных документов

1.2.1. Организационно-распорядительные документы. Кадровая документация. Денежные и финансово-расчетные документы. Договорно-правовая документация. Правила оформления

Организационно-распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

учредительный договор;

устав организации;

положение об организации;

положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

устав (чей?) Московского политехникума;

инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

положение (о чем?) о Совете директоров;

положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на........год.

Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации или предприятия издает распорядительные документы.

Распорядительные документы – обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих перспективных задач.

Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объекта по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

• с помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;

• их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

• они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:

• уровнем органа управления, издающего документ;

• компетенцией должностного лица как субъекта управления;

• порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:

• правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

• правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей и округов), а также их территориальных образований;

• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:

• в условиях коллегиальности;

• при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.).

Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действует Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях независимо от их организационно-правовой формы.

Кадровая документация - это документы, которые подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для человека на социальное обеспечение по старости или инвалидности, а также определяют трудовой стаж при начислении пенсии.

Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по их сохранности.

Кадровая документация состоит из следующих групп документов:

• Документы личного характера ( заявление, характеристика, автобиография, резюме и т.д.).

• Документы по личному составу (трудовой договор, приказ по личному составу, личный листок по учету кадров, личная карточка Т-2).

• Трудовая книжка.

Кадровым делопроизводством в организациях занимается специальная служба. Эта служба может называться отдел кадров, отдел по персоналу.

Для правильного ведения кадрового делопроизводства необходимо знать и руководствоваться нормативными документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации,

• Постановление Правительства РФ от 16 марта 2003 года N225 «О трудовых книжках»,

• Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 года N 69.

Документы, которые необходимо представить при поступлении на работу:

1. Паспорт,

2. Диплом об образовании,

3. Трудовая книжка,

4. Военный билет (для военнообязанного),

5. Пенсионное страховое свидетельство,

6. ИНН

В случае необходимости обращения с просьбами, ходатайствами к руководству организации составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

1. Заявление,

2. Характеристика,

3. Резюме,

4. Автобиография.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица, адресованный должностному лицу или организации.

Основные реквизиты заявления:

1.Наименование организации;

2. Наименование документа;

3. Дата;

4. Адресат;

5. Текст;

6. Подпись.

Как личный документ, заявление оформляется рукописным способом на бумаге формата А4 или на специальном бланке. Такой бланк может создать специалист службы ДОУ на ПК с учетом специфики организации. Такой бланк поступающий на работу заполняет от руки.

В заявлении обязательно должны быть указаны наименование должности (при приеме на работу, увольнении, переводе), а также дата. При увольнении в заявлении указывается причина увольнения или указывается формулировка

по собственному желанию.

Автор заявления подписывает документ, проставляет дату. Затем заявление передается руководителю организации, который рассматривает заявление и проставляет на нем резолюции. И на основании заявления с резолюцией руководителя издается проект приказа по личному составу

Примеры формулировок текстов заявлений

При приеме на работу может быть использована следующая формулировка написания текста:

Прошу принять меня на должность специалиста службы ДОУ

с 04 октября 2012 года.

При увольнении с работы может быть использована следующая формулировка

написания текста:

Прошу уволить меня с должности менеджера отдела рекламы

15 октября по собственному желанию.

При переводе с одной должности на другую может быть использована следующая формулировка написания текста:

Прошу перевести меня с должности менеджера отдела рекламы

на должность начальника отдела продаж с 25 октября 2012 года.