Пошук однієї або декількох записів з використанням фільтра.

При використанні команди Знайти Access проводить пошук першого запису, що відповідає введеним даним зразка. При використанні фільтра Access відображає на екрані тільки ті записи з бази даних, що відповідають установленому критерієві. У такий спосіб ви можете сконцентрувати свою увагу тільки на тій частині бази даних, що вам важлива зараз, і забрати з екрана все зайве.

Якщо ви вирішили застосувати фільтр, то вам буде потрібно відкрити діалогове вікно Фільтр, у якому ви зможете установити деякі опції.

o Поле. Указує Access, які поля ви хочете використовувати для пошуку. Ви можете вибрати одне або кілька полів.

o Сортування. Установлює сортування даних за абеткою (по зростанню), у зворотному порядку (по убуванню) або відключає сортування (відсутній).

o Умова добору. Указує Access, що ви хочете знайти. Ви можете установити один або кілька критеріїв, наприклад: "Знайти адреси всіх людей, що проживають в Одесі або в Донецькій області".

У результаті сортування даних останні переупорядковуються, але при цьому ви все рівно бачите всю базу даних цілком. Якщо ж ви скористаєтеся умовою добору, то на екрані будуть відображені тільки ті дані, що відповідають заданому критерієві, а всі інші дані будуть сховані.

Використання фільтра при пошуку інформації у формі.

Форми можуть відображати на екрані тільки один запис. Для того щоб відфільтрувати запису, виконаєте наступне.

1. Відкрийте форму, що містить інформацію, що ви хочете відшукати.

2. Виберіть команду Записи=>Фільтр=>Змінити фільтр або клацніть на кнопці

Змінити фільтр на стандартній панелі інструментів.

Ви побачите діалогове вікно Фільтр, схоже на те, що зображено на мал. 19

Рис. 19 Створення фільтра за допомогою діалогового вікна Фільтр.

3. Клацніть на поле, що ви хочете використовувати для фільтрації записів.

Наприклад, якщо ви хочете відібрати всі записи про людей, що проживають в Одесі, клацніть на поле Місто.

Праворуч від обраного вами полючи з'явиться кнопка зі стрілкою, спрямованої вниз.

4. Клацніть на кнопці зі стрілкою.

Відкриється список із усіма даними (у нашому випадку з назвами міст, що утримуються в записах бази даних), представленими в цьому полі в базі даних.

5. Виберіть у списку, що розкривається, ключові дані, по яких ви хочете відфільтрувати запису у вашій базі даних (у нашому випадку - Одеса).

6. Повторите пп. 3-5 для всіх полів, по яких ви хочете фільтрувати запису.

Чим більше фільтрів ви установите, тим уже буде результуючий список записів, з якими потім вам працювати; ви можете установити так багато фільтрів, що не прорветься жодна запис, і ви побачите порожній екран. Ретельно плануйте вашу роботу і мети при створенні фільтра.

7. Виберіть команду Фільтр=>Застосувати фільтр. Access покаже всі записи, що відповідають вашим критеріям.

8. Якщо захочете знову відобразити на екрані всі записи бази даних (а не тільки відфільтровані записи), виберіть команду Запису=>Видалити фільтр або клацніть на кнопці Видалити фільтр на стандартній панелі інструментів.

Вибір цієї команди відновить на екрані всі записи бази даних.

Після використання фільтра переконаєтеся, що ви видалили його командою Видалити фільтр, інакше наступного разу при роботі з Access ви побачите на екрані тільки частина записів і вирішите, що інші записи пропали.

Використання фільтра при пошуку інформації в таблиці.

Фільтрацію даних можна проводити не тільки у формах, але й у таблицях. Основна перевага використання фільтрів у таблиці скорчить у тім, що на екрані можуть відображатися відразу кілька записів, а не одна, як при фільтрації даних у формах. Для того щоб відфільтрувати записи, виконаєте наступне.

1. Відкрийте таблицю, що містить інформацію, що ви хочете відшукати.

2. Клацніть на поле, що ви хочете використовувати для фільтрації записів. Наприклад, якщо ви хочете відібрати всі записи про людей на прізвище Іванов, клацніть на поле Прізвище

3. Виберіть команду Запису=>Фільтр=>Фільтр по виділеному або клацніть на кнопці Фільтр по виділеному на стандартній панелі інструментів. Access негайно відобразить усі записи, що відповідають заданому критерієві.

4. Якщо захочете знову відобразити на екрані всі записи бази даних (а не тільки відфільтровані записи), виберіть команду Запису=>Видалити фільтр або клацніть на кнопці Видалити фільтр на стандартній панелі інструментів.