Пошук окремого запису.
Для того щоб знайти окремий запис у вашій базі даних, потрібно знати, принаймні, частина цього запису, що визначає неї. Access поки що не вміє читати ваші думки, тому ви повинні дати їй указівки, наприклад: "Знайти ім'я людини, у якого номер факсу 555-1904" або "Знайти номер телефону Білла Гейтса".
Коли вам потрібно знайти визначений запис, добре б знати хоч малу частину інформації з цього запису. Так, щоб знайти номер телефону, вам повинне бути відоме ім'я або прізвище хазяїна цього телефону, або назва його організації, або адреса місця проживання або роботи.
Ніж більш специфічні ключові дані пошуку, тим швидше Access знайде потрібну вам запис. Так, запит до Access із приводу телефонного номера людини, що проживає в Донецькій області, займе набагато більше часу, чим пошук номера телефону людини з прізвищем Цвєтков. Відповіддю на ваш запит може бути величезний список людей, що проживають у Донецькій області, але чи багато хто з них носять прізвище Цвєтков?
Для того щоб відшукати визначений запис у базі даних, виконаєте наступне.
1. Відкрийте форму, що містить інформацію, що ви хочете відшукати. Наприклад, якщо вам необхідно знайти телефонний номер визначеної особи, відкрийте будь-як форму, що містить зведення про телефонні номери. Відкрити форму можна виконавши команду Вікно=>База даних, клацнувши на піктограмі Форми, після чого двічі клацнувши на необхідній формі.
2. Виберіть команду Виправлення (Правка)=>Знайти або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+F>. Відкриється діалогове вікно Пошук і заміна, показане на мал. 18. Якщо таблиця зовсім порожня, Access відкриє діалогове вікно з попередженням про те, що команду Знайти не можна використовувати.
3. У поле Зразок уведіть дані, що ви хочете відшукати (наприклад, прізвище Цвєтков).
Рис. 18 Пошук запису з використанням діалогового вікна Пошук і заміна.
4. Клацніть на поле зі списком, що розкривається, Пошук в і на необхідній опції, наприклад Ім'я.
5. Клацніть на поле зі списком, що розкривається, Збіг і виберіть опції «з будь-якою частиною поля», «Поля цілком» або «з початку поля».
o З будь-якою частиною поля. Текст зразка може знаходитися в будь-якій частині полючи (так, пошук за зразком Колір поверне запису Цвєтков і Пустоцвіт).
o Поля цілком. Текст зразка повинний складати цілком рядок даних в одній з осередків полючи, а не бути частиною рядка (так, пошук. за зразком Іванов може повернути тільки запис Іванов, але не Іванова).
o З початку поля. Текст зразка повинний знаходитися на початку рядка даних у поле (у такому випадку пошук за зразком Колір поверне запис Цвєтков, але не Пустоцвіт).
6. Клацніть на кнопці Більше.
7. Клацніть на поле зі списком, що розкривається, Перегляд і виберіть опції Нагору, Вниз або Усі.
8. При необхідності установите один або трохи з наступних прапорців.
o З урахуванням регістра. Повідомляє Access, що пошук варто проводити з обліком прописних і малих літер, використаних у тексті зразка. Це означає, що, якщо ви вибрали цю опцію й у поле Зразок у вас було записано Колір, то Access буде шукати тільки ті записи, у яких утримується рядок Колір, але не колір або КОЛІР.
o З урахуванням формату полів. Повідомляє Access, що пошук варто проводити з урахуванням формату, використаного в тексті зразка. Так, Access може відображати дату і час у різних форматах (наприклад, 14/10/99 або 14-окт-99). Якщо у вашій базі даних установлене відображення дати як 14/10/99 і ви відзначили дану опцію, то для пошуку жовтневих дат вам належить ввести в поле зразка 10, але не Жовтень.
9. Клацніть на кнопці Знайти далі. Access виведе перший запис, що відповідає встановленим ключовим даним. Вам знадобиться перемістити діалогове вікно Пошук і заміна, щоб побачити результати пошуку.
10. Закрийте діалогове вікно Пошук і заміна, клацнувши на кнопці Закрити. (Або клацніть на кнопці Знайти далі, якщо хочете подивитися наступний запис, який відповідає введеним даним.) Access або відобразить той же запис, що й у п. 9, або покаже наступний підходящий запис.