3.4 Бланки документов предприятия
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов (рисунок 1):
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Рисунок 1- Классификация бланков документов
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
-Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-наименование организации (предприятия);
-место составления или издания документа.
Бланк письма содержит реквизиты:
-Государственный Герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-код организации (предприятия) по ОКПО;
-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
-Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП);
-наименование организации (предприятия);
-справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты. Web-site (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
-место составления или издания документа;
-адресат;
-резолюция;
-заголовок к тексту;
-отметка о контроле;
-текст документа.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ» «РАСПОРЯЖЕНИЕ».
При необходимости ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
-ссылка па регистрационный номер и дату документа;
-заголовок к тексту;
-отметка о контроле.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций» ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» и т. п.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.
Пример
ЗАО «АРСЕНАЛ»
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках— продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономитдо 20% площади листа документа.
Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем — угловое.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке, поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, справа печатают реквизиты на национальном языке, слева—на русском.
Примеры оформления бланков предприятия приведены в приложении А.
