3 Правила оформления документов

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того:

-государственное предприятие или коммерческое;

-каким видом деятельности занимается предприятие;

-как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-качественное и своевременное составление и исполнение до­кументов;

-•организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, тексту подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30 2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

3.2 Состав реквизитов документов

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01— Государственный герб Российской Федерации;

02—герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05— основной государственный регистрационный помер (ОГРН) юридического лица;

06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07— код формы документа;

08— наименование организации;

09—справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11—дата документа;

12— регистрационный помер документа;

13— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14—место составления или издания документа;

15 — адресат;

16—гриф утверждения документа;

17— резолюция;

18—заголовок к тексту;

19—отметка о контроле;

20— текст документа;

21—отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23— гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25—оттиск печати;

26— отметка о заверении копии;

27-отметка об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29—отметка о поступлении документа в организацию;

30—идентификатор электронной копии документ.

Расположение реквизитов документа и правила оформления приведены в приложении А.

3.3 Исправления в документах

В случае судебного разбирательства документ может стать основным письменным доказательством, содержащим сведения об обстоятельствах дела. Таким документом могут стать: договор, контракт, акт, справка, письмо, в том числе полученное посредством факсимильной и электронной связи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы представляются в этом случае в форме:

•подлинника документа;

•заверенной копии документа;

•заверенной выпискииз документа.

В них не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. Но бывает так, что при составлении документа возникают ошибки, которые остаются незамеченными даже после, казалось бы, тщательной проверки, или при работе с проектом документа, появляется необходимость его уточнения. Поэтому очень важно знать, как правильно внести изменения в документ.

Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями и изменениями.

Если это по каким-либо причинам невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменение, датой и, при необходимости, печатью организации.

В некоторых, случаях на поле документа или месте, свободном от текста, пишется: «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке); или «Пункт № 2.5 исключен но соглашению сторон» (в контракте), подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью организации.

В финансово-хозяйственных, бухгалтерских, а также документах, вследствие издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы.