2 Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа

Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми —вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного)контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете — пусть невольно — разглашению служебной и коммерческой тайны.Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам, не имеющим к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.

Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты ит. п.).

Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:

· установление правил причисления том или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;

· разработку и периодическое уточнение документов,регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;

· ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;

· обеспечение соответствующих условий для учета, храпения,обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними,обеспечивающих их надежную сохранность;

· применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;

· осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;

· периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;

· обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.

Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения,оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это — жизненная необходимость.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:

- организационную;

- контрольную;

- информационную;

- методическую.

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений.Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:

· работа с подобными документами должна производиться только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;

· выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;

· документы, содержащие конфиденциальную информацию, учитываются и хранятся отдельно от прочих документов — в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио-и видеоматериалы),надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах под охраной и (или) сигнализацией;

· по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;

· об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;

· руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются «Памятки о сохранении служебной тайны», содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны».

На все документы, содержащие конфиденциальные сведения,наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа «Конфиденциально». В приложении Л приведены примеры вышеуказанных документов.