- •Лекция 1. Документы и правила их оформления
- •1 Понятие о документе
- •2 Унификация и стандартизация управленческих документов
- •3 Правила оформления документов
- •3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •3.2 Состав реквизитов документов
- •3.3 Исправления в документах
- •3.4 Бланки документов предприятия
- •Лекция 2. Организационно-правовые документы
- •1 Функции и особенности организационно-правовых документов
- •2 Устав организации
- •3 Положение о структурном подразделении организации
- •4 Штатное расписание
- •5 Правила внутреннего трудового распорядка
- •6 Должностные инструкции
- •Лекция 3. Распорядительные документы
- •1 Виды распорядительных документов
- •2Особенности подготовки и оформления распорядительных документов
- •3 Оформление приказов
- •3.1 Приказы по основной деятельности
- •3.2 Приказы по личному составу
- •Лекция 4. Оформление документов коллегиальных органов
- •1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
- •2. Оформление протоколов
- •Лекция 5. Документы кадровой службы. Трудовой договор
- •1 Виды документов по личному составу
- •2 Требования к оформлению трудового договора
- •Лекция 6. Документы кадровой службы. Оформление приема на работу
- •1 Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу
- •2 Трудовая книжка
- •3 Личная карточка
- •4 Личное дело
- •Лекция 7. Документы оперативной информации (Информационно-справочные документы)
- •1 Виды информационно-справочных документов
- •2 Оформление справок
- •3 Оформление докладных записок
- •4Оформление объяснительных записок
- •5 Оформление актов
- •Лекция 8. Деловое письмо
- •1 Понятие делового письма
- •2 Оформление делового письма
- •3 Виды писем
- •Лекция 9. Организация работы с документами
- •1 Стадии процесса работы с документами
- •2 Обработка поступающих документов
- •3 Обработка отправляемых документов
- •4 Порядок работы с внутренними документами
- •5 Регистрация и контроль исполнения документов
- •6 Формирование, оформление дел и подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •Лекция 10. Организация работы с конфиденциальными документами
- •1 Конфиденциальные служебные документы
- •2 Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
- •Вопросы лекции 1 (5/5)
- •Вопросы лекции 2 (7/7)
- •Вопросы лекции 3 (7/7)
- •Вопросы лекции 4 (5/5)
- •Вопросы лекции 5 (7/7)
- •Вопросы лекции 6 (5/5)
- •Вопросы лекции 7 (6/6)
- •Вопросы лекции 8 (5/5)
- •Вопросы лекции 9 (10/10)
- •Вопросы лекции 10 (4/4)
- •Промежуточный тест 1 (20/20)
- •Итоговый тест (40/40)
3 Обработка отправляемых документов
Отправляемые предприятием документы называют исходящими.Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
-составление проекта документа исполнителем;
-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
-согласование проекта документа;
-подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
-регистрация документа;
-отправка документа адресату;
-подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
-номер документа, включающий номер дела;
-дата документа;
-адресат (корреспондент);
-краткое содержание или заголовок;
-отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
-исполнитель;
-примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
4 Порядок работы с внутренними документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:
-составление проекта документа исполнителем;
-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
-согласование проекта документа;
-подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);
-регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
-передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
-контроль исполнения документа;
-исполнение документа;
-проставление отметки об исполнении;
-подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив или уничтожаются.