3 Виды писем
ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ
Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем пример текста письма-просьбы,
О заключении договора
Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций .......................... на сумму около 2000000 руб.
В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для ООО «РИМ»........... . В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора и выделения организации 1000 тоннсырья.
Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:
«Общество с ограниченной ответственностью ... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.
Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле»,
«Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения (название закона, номер статьи) в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.
Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения (название законодательства)
«В адрес ... обратилось руководство производственного кооператива с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.
Учитывая важность укрепления связей предприятий с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов... (перечень проблем прилагается).
...свои предложения направить... в срок до...».
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Просим.,.»
«...Вас проверить качество изготовления станков»,
«...выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»,
«...включить в план изобретений».
«Прошу,,.»
«...принять меры.,.»,
«„.сообщить данные о сроках поставки...»,
«...направить нам договор.,.»,
«…подтвердить по телефаксу получение документов».
ПИСЬМА-ОТВЕТЫ (ОТКАЗЫ)
Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
1)повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2)обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
3)констатация отказа.
Варианты текстов писем-отказов могут быть следующими:
«Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре».
«Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе ... нет возможности из-за отсутствия свободных мест».
«Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот па прибыль и добавленную стоимость фирме ... рассмотрено дирекцией компании ...
«Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем а соответствии со статьей закона ...
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано».
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»
«Считаем нужным сообщить Вам...»
«Предлагаемые Вами сроки проведения...»
«Ваше предложение не получило поддержки».
СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты формулировок текста сопроводительных писем могут быть следующими:
«Высылаем наложенным платежом ....»
«Возвращаем проект ... на ... стр. со следующими замечаниями ...»
«Представляю на утверждение проект плана ...»
«Направляем протоколы испытания ... Испытание показало следующие результаты...»
«В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем {высылаем, посылаем) ...»
ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА
Разновидностью сопроводительного письма являетсядоговорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:
«Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...
Просим один экземпляр договора №.................................. возвратить нам».
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «Вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этил случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.
Пример текста
«Письмом от 12.02.2011 № 207 мы сообщали Вам, что ц связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительны изготовить и поставить Вашей фирме в 2012г. кирпича ил сумму до рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям».
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания;
«Напоминаем, что...»
«...по проекту совместного строительства Вы должны...»,
«...в соответствии с... Вы должны...».
«Напоминаем Вам, что...»
«...Ваша задолженность по оплате... составляет...»,
«...срок представления условий договора истекает..,».
«Несмотря на неоднократные напоминания...»
«...Ваша фирма до сих пор не представила...»,
«...мы до сих пор не получили...».
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 2010 г, институтом будет издаваться сборник «Межвузовская конференция 2010». Просим направлять статьи объемомне более ... страниц до ... 2010 г.
ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ
Письма - приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого числа людей в настоящее время пользуются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.
Пример текста
«Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации…рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединении государственных предприятии, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и предоставить их в…»
ПИСЬМА-РАЗРЕШЕНИЯ
Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или мной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:
ООО «Цветочек» разрешает ввоз строительного леса для ... в количестве ... в счет обязательных поставок по международному обмену».
ООО «РИП» рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации.
ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
Письмо - подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т. п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Пример текста
«Фирма «Лондон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны».
«В ... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество …
при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене ... рублей».
«Объединение… не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.
Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...»
Рисунок 1 - Письмо-подтверждение