3. Целеполагание и цели админуправлении
В природе админуправления функции производим от целей, которых намерен достичь субъект управления, а управление начинается с целеполагания. Целеполагание – это процесс обоснования целей развития управляемого объекта на основе анализа общественных потребностей и реальных возможностей их наиболее полного удовлетворения. Обоснование цели имеет свои закономерности (обязательные процедуры, действия).
Первая закономерность (и процедура) целеполагания определяется тем содержанием, которое мы вкладываем в понятие цель. Цель управления – исходная категория управления, она обращает желаемое, возможное и необходимое состояние управляемого объекта, которое должно быть достигнуто. Цель отражает потребности общественной жизни, интересы различных социальных групп, граждан. Значит нужно их просчитать, проанализировать, выявить, учесть. Управлять, значит анализировать.
Другая закономерность (и процедура) целеполагания определяется субъективными отношениями. Цель формируется людьми и выступает как бы посредником (опосредующим фактором) между объективными, реальными тенденциями, потребностями и субъективной мыслительной деятельностью субъекта управления. Управлять – значит предвидеть различные возможные реакции людей.
Отсюда исходит и третья закономерность (процедура) целеполагания, необходимость альтернативных социальных прогнозов, их прозрачное обсуждение и, на этой основе, структурирование задач по приоритетности. Ни одна группа администраторов, равно как и политиков, не обладает правом на абсолютную истину. Только на пути поиска и разумного возможны стабильность и развитие жизнедеятельности людей.
Управлять – значит прогнозировать.
4. Цель без материализации, без деятельности – мертва. Этим обусловлена еще одна закономерность целеполагания – приложение целей на формат программы действий, как стратегию развития на ближайшую, средне-, долгосрочную перспективу. Программы содержат концепцию развития общества (отдельной территории, отрасли, организации), ориентированную на повышение качества жизни граждан.
Управлять – значит программировать развитие, решение общественных проблем.
5. Программы должны быть трансформированы в конкретные планы, содержащие четко обозначенные сроки их реализации, предусматривать этапность, ресурсное обеспечение, методы, степень ответственности за выполнение плана. Управлять – значит планировать.
Подводя итог можно сказать, что обоснование целей, процесса целеполагания – это форма «пяти П»: проанализировать, предвидеть, прогнозировать, программировать, планировать. (5)
В больших организациях, которые имеют несколько уровней управления, разрабатывают «дерево целей». «Дерево целей» - структруировано построенная по иерархическому принципу – общность целей системы, программы, плана, в котором выделяют: главную цель (верх дерева), подчиненные ей подцели первого, второго и т.д. уровней (ветви дерева). Графическое изображение подчиненности и взаимосвязи целей демонстрирует разделение основной, генеральной цели или миссии на подцели, задания и отдельные действия. «Дерево целей» строят на основе вертикальной (между уровнями управления) и горизонтальной (между подразделениями, направлениями действий) интеграции, что дает возможность согласовывать и координировать деятельность всех частей и подсистем организации. В основе построения «дерева целей» - ее декомпозиция (деление на более малые цели). Количество уровней декомпозиции зависит от сложности, масштабности и степени детализации намеченных целей и особенности оргструктур управления, иерархичности построения системы менеджмента организации.
С помощью построения «дерева целей» обеспечивается ориентация деятельности всех подразделений на достижение целей высшего порядка. Каждое подразделение при достижении своих целей вносит необходимый взнос в достижение целей организации в целом.
Правила построения «дерева целей» организации:
1. Декомпозиция цели на подцели каждого уровня;
2. Наличие целей каждого уровня с учетом масштаба и значения;
3. Использование ясной и четкой формулировки каждой цели без произвольных толкований;
4. Цель высшего уровня является ориентиром для разработки целей нижнего уровня;
5. Цели высшего уровня имеют более широкий спектр и более долгосрочный временной интервал достижения;
6. При переходе к низким уровням цели будут больше конкретизироваться;
7. Нижний уровень «дерева целей» формируется из конкретных действий и результатов, цели нижнего уровня есть средствами для достижения целей высшего уровня.
После разработки иерархии целей их необходимо проанализировать. Задача анализа целей – выяснить:
1. Какие цели сформулированы нечетко, неконкретно;
2. Какие цели противоречат одна другой, конфликтуют между собой (достижение одной цели затрудняет достижению другой);
3. Какие цели не имеют информационного, юридического, ресурсного, оргобеспечения;
4. Какие цели не понимают и не принимают исполнители;
5. Имеется ли система контроля и отчетности за выполнением намеченных целей?
При построении «дерева целей» применяется системный анализ, основанный на учете внутренних и внешних факторов.
Внешний анализ направлен на наиболее полное выявление эффектов по всем направлениям, связанным с решением поставленной проблемы. Для этого проблема «подвешивается» к завершающим целям и проводится количественная оценка эффектов от их реализации.
Внутренний анализ проблемы предлагает построение «дерева проблем».
В процессе разработки стратегии важно получить максимальное количество альтернативных целей развития и путей достижения.
Это дает возможность сравнения стратегий и выбора наиболее эффективной. Для генерирования идей применяется метод мозгового штурма или мозговая атака, которая дает в 2-4 раза больше идей в сфере решения стратегических проблем, чем когда эксперт принимает решение единолично.
Этим методом также пользуются руководители, когда обсуждают принятие важного решения.
Использование этого метода вызвано тем, что:
- при обычном обсуждении проблем возникновению новаторских идей препятствуют контролируемые механизмы сознания;
- поток идей сковывается под давлением стереотипных форм принятия решений;
- оригинальные идеи рождаются в процессе побуждения к свободным ассоциациям.
Мозговой штурм обычно проходит в два этапа:
1) генерация идей группы экспертов и их запись на электронные носители (стенограмма);
2) оценка идей путем прослушивания или просмотра записей и группировки мнений.
Основной принцип проведения мозгового штурма – отсутствие критики.
Размер группы должен быть не более 8-15 человек, т.к. большое количество неэффективно, вызывает хаос, слабо управляется.
Необходимым условием использования метода является создание неформальной атмосферы, раскрепощение участников.
Действенность стратегических планов обеспечивается с помощью их тесной связи с тактическими и оперативными планами. Это обеспечивает достижение основной цели стратегического планирования – установление четкой системы действий и мер для подготовки и эффективного функционирования госоргана в будущем.
Мельник А.Ф. в работе "Державне управління" пишет, что эффективность стратегического планирования, как элемента стратегического управления государственными органами, определяются тем, насколько это соответствует его основным принципам:
1. целеориентированности – что означает, что все меры и действия, предусмотренные системой стратегического планирования, должны ориентироваться на достижение целей;
2. последовательности – что предусматривает четкое проведение стратегических изменений с учетом достигнутых результатов;
3. непрерывности – ожидаемые результаты функционирования государственных органов и условиях, на которых они основываются, постоянно должны просматриваться с учетом изменения внешнего окружения;
4. количественной и качественной определенности – в процессе стратегического планирования должны быть сформированы четкие показатели-ориентиры, на достижение которых направлялась бы деятельность всех подразделений государственного органа;
5. участности – обязательное привлечение к процессам стратегического планирования руководителей всех структурных подразделений и специалистов;
6. интеграции – обобщение планов разных уровней организационной иерархии и координация планов одного уровня;
7. адаптивности – наличие альтернативного плана и стратегии, к выполнению которых переходит госорган при условии смены внешней среды их функционирования.
Стратегическое планирование – это сложный процесс и довольно часто он имеет формальный, поверхностный характер.