2.6. Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. [8, C. 69]

Документы в ООО «Кравт» формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Формированием дел в службе ДОУ занимаются секретари. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником службы ДОУ.

Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.

В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).

Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре.

В дела не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения – вместе с документами, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри в логической последовательности и хронологическом порядке. Документы в делах ООО «Кравт» документы располагаются в порядке хронологии.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в службе ДОУ в течение 1 года до передачи их в архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в службе ДОУ и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретари и начальникслужбы ДОУ несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.

В структурных подразделениях ООО «Кравт» дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача документов и дел сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта. [10, С. 15]