1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ооо «Кравт»

Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

При оформлении организационно-распорядительных документов используется комплекс реквизитов, установленных СТБ 6.38-2004. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении справочно-информационных документов, объем текста которых не превышает 7-10 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, а последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком размера и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца. [17, C. 155]

Как уже упоминалось выше, бланки документов компании разрабатывает служба ДОУ. Внедрение стандартов по унифицированию форм документов в ООО «Кравт» также возлагается на службу ДОУ.

Разработка и оформление документов ООО «Кравт» предполагают обязательное соблюдение установленных требований и правил, изложенных в СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В ООО «Кравт» проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными лицами (в компании это в основном юристы и зам. директора по финансам и экономике), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество и своевременность подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или) подписавших документы.

В случае возникновения споров относительно соответствия документов действующему законодательству, проверка содержания документа возлагается на юридический отдел организации. [10, C. 5]

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ооо «кравт»

2.1. Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

• первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

• исполнение и контроль исполнения

• прием исполненного документа и снятие его с контроля;

• проставление отметки об исполнении документа;

• подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений. [8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

• если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• если дата документа существенно отличается от даты его получения;

• если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа».

• В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации. (См. Приложение 1)

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-02/135, где 06 – индекс службы ДОУ, 02 – индекс дела «Входящие письма», 135 – порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организации и требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент.

Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.