Тема 7 Документування діяльності колегіальних органів

7.1 Підготовка та проведення нарад

План

1. Підготовка і проведення нарад.

2. Види ділових нарад.

Для виконання завдання необхідно:

1. Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності керівників усіх рангів є проведення нарад. Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу. У підготовці і проведенні нарад секретар відіграє важливу роль, так як він є помічником керівника.

Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов’язкових елементів:

• підготовки;

• проведення;

• прийняття рішення.

Таким чином, слід познайомитись з підготовкою і проведенням нарад в організації, охарактеризувати роботу діловода чи секретаря, його роль на всіх етапах організації наради.

2. В наступному завданні потрібно визначити види ділових нарад, які проводяться в установі бази практики. З’ясувати їх вид:

1. За цілями та способом проведення: навчальна (конференція), автократична, інформаційна, диспетчерська, дискусійна, диктаторська, сегрегативна.

2. За ступенем підготовленості: заплановані позапланові

3. За періодичністю: разові; регулярні; періодичні.

4. За кількістю учасників: наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік); розширені наради (до 20 чоловік); представницькі наради (понад 20 чоловік).

5. За складом учасників: наради з постійним складом учасників; наради з непостійним складом учасників; наради зі змішаним складом учасників; наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

Самостійна робота

Характеристика залежності поведінки і стану учасників наради залежно від її тривалості

Ефективність наради та її учасників залежить від її тривалості Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає всього 40—45 хвилин. Через 40—60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30—40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити. Після 90 хвилин роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Даний етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тільки все швидше закінчилося (рис. 9.3). Таким чином, оптимальна тривалість наради — не більш 1 години. Якщо обставини вимагають більш тривалої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10—15-хвилинну перерву.

Під час проведення наради, зверніть увагу на те, як залежить поведінка і стан учасників наради від її тривалості. Накресліть схему вигляді осі координат, де на осі х позначатимуться тривалість наради у хвилинах, вісь у - стан учасників. Зобразіть лінією, у який період часу в учасників наради помітні нормальна активність, послаблення уваги, втома, негативна активність, байдужість до рішень.

Схему залежності поведінки і стану учасників наради від її тривалості додайте до звіту.

Література:

1. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: прак. посіб.\3-тє вид., змін. та доп. / К.Д. Гордієнко– К.: КНТ, 2009. – 304 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.