Тема 6 Документування організаційно-розпорядчої діяльності

6.2 Штатний розпис та розпорядчі документи бази практики

План

1. Штатний розпис, особливості оформлення

2. Оформлення наказів із загальних питань.

3. Характеристика копій (витягів) розпорядчих документів.

Для виконання завдання необхідно:

1. Діяльність кадрових служб на підприємстві регламентується і таким організаційним документом, як штатний розпис. Тому потрібно визначити особливості оформлення штатного розпису та відомості, які він містить.

Додати до звіту копію штатного розпису організації.

2.Розкриваючи друге питання, пригадаємо, що наказ є видом розпорядчого документу, який видається керівником підприємства. Накази із загальних питань видаються на виконання:

а) вказівок вищих органів правління;

б) за ініціативою керівника організації чи структурних підрозділів організації.

Далі ознайомитися з наказами установи із загальних питань та проаналізувати їх оформлення, особливостями складання тексту, розташування реквізитів.

Додати до звіту копії цих документів.

3. У діяльності установи найчастіше складають такі копії (витяги) розпорядчих документів, як витяги з наказів. Їх оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова "Копія").

У цьому завданні необхідно охарактеризувати витяги з наказів, особливості їх складання та оформлення. За відсутності цього документу в організації скласти самостійно.

Додати до звіту витяг з наказу.

Самостійна робота

1. Особливості оформлення розпоряджень.

2. Аналіз рішень, як розпорядчих документів, наявних на базі практики.

З метою набуття навичок оформлення розпорядчих документів, студент–практикант повинен пригадати значення та зміст розпорядження, рішення, вимоги до їх оформлення. Опрацювати декілька цих документів, які наявні в установі, ознайомитись з порядком складання, зясувати наявність реквізитів і порядок їх розташування.

Додати до звіту копії розпорядження, рішення

Література:

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

Тема 6 Документування організаційно-розпорядчої діяльності

6.3 Оформлення організаційно-розпорядчої документації відповідно до ДСТУ

План

1. Оформлення постанов, вказівок, ухвал.

2. Аналіз оформлення організаційно-розпорядчої документації, відповідно до ДСТУ 4163-2003.

Для виконання завдання необхідно:

1.Для виконання першого завдання необхідно повторити визначення постанови, вказівки, ухвали як розпорядчих документів, їх роль, правила оформлення. Далі ознайомитись з оформленням постанов, вказівок, ухвал підприємства бази практики, занотувати особливості їх складання, структуру текстів..

. Додати до звіту копії постанови, вказівки, ухвали.

2. Під час роботи з документами потрібно керуватись стандартами України, які передбачать складання документів за певними правилами. Зокрема, ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: - органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; - підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Тому враховуючи ДСТУ 4163-2003, треба проаналізувати оформлення організаційно-розпорядчої документації в установі відповідно до вимог.

Самостійна робота.

Охарактеризувати обіг розпорядчої документації в установі бази практики

В кожній установі документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання. При характеристиці обігу розпорядчих документів, зазначте етапи проходження їх у підприємстві.

Зверніть увагу, що підготовка розпорядчих документів — досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання підготовка проекту документа, його погодження та засвідчення .Процедура складання та оформлення розпорядчих документів має бути розписана в інструкції з діловодства конкретної установи. В ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність. Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам.

Література:

1. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003.-[Чинний від 2003-07-04].- К.: Держспоживстандарт України, 2006. – 31 ; с. – (Національний стандарт України).

2. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

4. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.