Тема 5 Документи на новітніх носіях інформації

5.1 Створення електронних документів

План

1. Новітні носії інформації, на яких створюються, зберігаються документи.

2. Характеристика документів за характером зв’язку з технологічними процесами в автоматизованих системах на підприємстві бази практики.

Для виконання завдання необхідно:

1. Поняття "новітній" і "нетрадиційний" документ багато в чому умовні й служать для назви групи документів, що на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у виді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у виді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет), тощо.

Виконуючи це завдання, необхідно визначити на яких вищевказаних новітніх носіїях інформації, створюються, зберігаються документи установи.

2. За характером зв'язку документів в автоматизованих системах розрізняють:  машинно-орієнтований документ, призначений для запису й зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет;

документ, який читає машина, придатний для автоматичного зчитування інформації, яка міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні й інші види запису, поштовий індекс);

документ на носії, котрий читає машина, створений засобами обчислювальної техніки та записаний на носій, який читає машина: магнітну стрічку (МС), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск – і оформлений у встановленому порядку;

документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки й оформлений у встановленому порядку;

документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки та відображений на екрані дисплея (монітора), оформлений у встановленому порядку;

електронний документ, що містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.

Отже, у другому питанні дати характеристику тим документам за характером зв’язку в автоматизованих системах, які є в наявності на підприємстві бази практики.

Самостійна робота

Створення електронного документа (журнальну вирізку, статтю), що буде відскановано на ПК та відтворений на папір за допомогою принтера

1. Виконуючи завдання, потрібно описати етапи створення електронного документа (журнальної вирізки, статті за фаховою темою) та відтворення його на папері за допомогою принтера.

Додати до звіту документ.

Література:

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

2. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.

3. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .