Тема 3 Документи, їх функції, властивості та ознаки

План

1.Аналіз видів,функцій документів, якими керується діловод (секретар) у своїй роботі на підприємстві бази практики.

2. Ознаки документів, що функціонують в установі бази практики.

Для виконання завдання необхідно:

В установі функціонують різні ділові документи .Потрібно проаналізувати види документів, якими керується діловод (секретар) у своїй роботі на підприємстві бази практики, їх значення. Звернути увагу на те, що за призначенням документи є щодо особового складу, довідково-інформаційні, організаційно-розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні та ін. Н-д: організаційні документи-статут, положення, інструкція, правила. Також потрібно з’ясувати функції та ознаки документів, що функціонують в установі бази практики.

Самостійна робота

Характеристика властивостей, притаманних для документів.

При розкритті питання необхідно вказати, що документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Найбільш значимі властивості такі: 1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати; 2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі; 3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. Далі потрібно визначити, які властивості притаманні для документів.

Література:

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.

4. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К. : Ліра-К, 2008. – 393 с. :

5. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .

Тема 4 Інформаційна та матеріальна складові документа

План

1. Аналіз методів документування та способи запису інформації, які використовуються у діловодстві підприємства бази практики.

2. Характеристика матеріальних носіїв інформації, на яких оформляються документи в установі бази практики (плівка, диск, папір та інші).

Для виконання завдання необхідно:

1. Насамперед пригадати теоретичний матеріал щодо даного питання.

Метод документування - прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Код, мова, знак дозволяють передавати інформацію в символічному вигляді, який є зручним для її кодування і декодування. Спосіб документування - дія або сукупність дій, які застосовуються під час запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьба, зафарбовування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний). Запис інформації передбачає фіксування інформації на матеріальному носії. Зараз використовують системи запису інформації (ручну, механічну, магнітичну, оптичну, фотографічну та електростатичну), системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітичну, оптичну, фотографічну та електростатичну), системи стирання інформації (ручну, магнітну, оптичну, теплову). Зважаючи на ці відомості потрібно проаналізувати методи документування та способи запису інформації, які використовуються у діловодстві підприємства бази практики.

2. Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. Тому в другому питанні студент повинен охарактеризувати основні носії документної інформації, які використовуються діловодною службою.

Самостійна робота

Аналіз типів письма, які використовуються у документах в установі бази практики.

Розглядаючи питання, слід вказати на визначення поняття «письмо». Письмо - знакова система фіксації мови, яка дозволяє за допомогою графічних елементів передавати мовленнєву інформацію на відстані і закріплювати її у часі. Типи письма: рисункове, піктографічне, вузликове, ідеографічне, шумерське, фонетичне письмо На базі грецького письма виникло латинське, яке послужило основою для більшості сучасних систем письма. Проте в основі сучасних українських друкарських шрифтів. лежить старослов'янський кириличний шрифт. З’ясувавши теорію, проаналізувати та вказати, який тип письма використовуються у документах в установі бази практики.

Література:

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення. ДСТУ 3017-95.-[Чинний від 1996-01-01].-К.:Держспоживстандарт України, 1996. – 37с. – (Державний стандарт України).

2. Комова М.В. Документознавство: Навч. посібник / Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц.наук. – Львів, Тріада плюс, 2007. – 294 с.

3. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. .