Тема 11 Технологічні процеси з бездокументаційного забезпечення управління

11.2 Організація та проведення переговорів, прес-конференцій, презентацій

План

1. Організація та проведення переговорів, їх документаційне забезпечення.

2. Аналіз прес-конференцій в установі.

Для виконання завдання необхідно:

1. Переговори - дієвий засіб спілкування партнерів з вирішенням проблем , питань ,які становлять загальний інтерес ,з метою прийняття взаємовигідного вирішення. Процес переговорів складається з кількох етапів: - підготовка до переговорів; - процес переговорів; - аналіз результатівпереговорів і виконання досягнутих домовленостей. Таким чином, слід познайомитись з організацією та проведенням переговорів, їх документаційним забезпеченням в установі, охарактеризувати роботу діловода чи секретаря, його роль на всіх етапах організації переговорів.

2. Прес-конференція є найефективнішою формою взаємодії між компанією і журналістами, тому що останні одержують інформацію з перших рук PR-фахівців компанії і її менеджменту. У ній обов'язково беруть участь керівництво або люди, максимально компетентні в питанні, освітлюваному на прес-конференції. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадку виникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю і залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло багато питань до керівництва компанії, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Прес-конференція проходить із запрошенням представників засобів масової інформації. Проаналізувати проведення прес-конференції в установі бази практики (за її відсутності запропонувати проведення заходу, його теми, зміст).

Самостійна робота

Аналіз презентацій в установі.

Як правило, презентація компанії проводиться із приводу її відкриття або створення, щорічної демонстрації нових досягнень, нових видів продукції, послуг, нової особи компанії. презентації пов'язані з певними конкретними результатами в діяльності компанії, до яких є зміст залучити увагу ЗМІ та громадськості. Охарактеризувати організацію презентацій на підприємстві бази практики, етапи її проведення.

Література:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

Тема 11 Технологічні процеси з бездокументаційного забезпечення управління

Самостійна робота

План

1. Особливості організації симпозіумів, конференцій, виставок.

2. Організація та використання систем електронного документообігу

Для виконання завдання необхідно:

1. Конференція - найбільш поширена форма обговорення різних питань між офіційними та неофіційними представниками кількох країн. Зазвичай вони проводяться для обговорення спірних питань або питань, які цікавлять всіх учасників. Конференції бувають діловими, науковими, політичними, все залежить від їх цікавить, учасників проблематики. Симпо́зіум— нарада, наукова конференція фахівців одного профілю з певного наукового питання, має як мінімум міжрегіональний рівень, зазвичай на симпозіуми запрошують представників різних країн. Виставка— публічна демонстрація досягнень в галузі економіки, науки, техніки, культури, мистецтва та інших галузях суспільного життя. Розрізняють виставки: місцеві, національні, міжнародні і всесвітні, а також загальні, що охоплюють всі галузі людської діяльності і спеціалізовані, присвячені тільки на одній сфері діяльності людини.. Також розрізняють виставки періодичні (тимчасові) і постійні. З’ясувати особливості кожного етапу організації симпозіумів, конференцій, виставок із зазначенням їх видів.

2. Перед виконанням цього завдання слід пригадати теорію. Система електронного документообігу - одна з найважливіших складових інформаційної системи, яка відповідає за управління вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію, обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан виконання ділових і адміністративних процедур. Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

• системи керування документами;

• системи автоматизації діловодства;

• архіви документів;

• системи створення документів і системи обробки документів;

• системи керування вартістю збереження документів;

• системи маршрутизації документів;

• системи комплексної автоматизації бізнес-процесів;

• системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій.

Проаналізуйте, які використовуються системи електронного документообігу в установі, вкажіть їх суть, значення

Література:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с

2. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.