Тема 10 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

10.3 Оформлення справ

План

1. . Оформлення справ.

2. Складання описів справ структурних підрозділів

Для виконання завдання необхідно:

1. Виконуючи завдання, студент-практикант повинен набути практичних навичок оформлення справ. Для цього потрібно вивчити поняття “справа” та формування її відповідно до правил та зясувати, як групують різні види документів у справах. Для набуття навичок оформлення справ студент–практикант повинен самостійно оформити документи у справи та записати у звіт послідовність офор млення.

2. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.. З’ясувати як складаються описи справ структурних підрозділів підприємства бази-практики, чи дотримано вимог складання описів справ за Типовою інструкцією.

Самостійна робота

Аналіз відповідальності за порушення законодавства України Про Національний архівний фонд та архівні установи.

Ознайомитись із внесенням змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», звернути увагу на 9 і 10 розділи та проаналізувати хто і яку несе відповідальність за порушення законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

Література:

1. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.- Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

2. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. Ю.І. / Палеха. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

3. Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» від 13.12.2001 № 2888-III \\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

Тема 11 Технологічні процеси з бездокументаційного забезпечення управління

11.1 Культура управління діловодством

План

1. Аналіз культури управління діловодством.

2. Напрями вдосконалення управління діловодством.

Для виконання завдання необхідно:

1. Культуру управління діловодством можна охарактеризувати як сукупність теоретичних та практичних положень, принципів і норм, що мають узагальнюючий характер і стосуються різною мірою питань створення системи управління діловодними процесами. Водночас це один з вирішальних факторів успіху. Організація роботи з документацією впливає на оперативність та якість управління. Прийняття ефективних рішень слугує головним критерієм управлінської культури керівника. Полегшити процес прийняття керівник адекватного управлінського рішення і контроль за його виконанням можливо, якщо готувати його заздалегідь, забезпечивши при цьому відповідний рівень культури виконання всіх необхідних діловодних операцій кожного процесу. Здійснити аналіз культури управління діловодством у підприємстві бази-практики, починаючи із стадії підготовки документа за дорученням керівника і до підсумкової стадії - занесення справи в архів.

2. Конкретні умови управління діловодними процесами в організації мають визначатися характером і рівнем її розвитку, структурою взаємовідносин і зв'язків, рівнем загальної культури працівників, їх знаннями й набутим досвідом у побудові досконалого документаційного забезпечення. Ці обставини впливають на наукове знання в галузі управління, у тому числі на його культуру. Проаналізувавши культуру управління діловодством на підприємстві бази-практики, необхідно запропонувати напрями вдосконалення управління діловодством.

Самостійна робота

Організація виконання запланованих заходів на підприємстві

Охарактеризувати організацію виконання запланованих заходів на підприємстві бази практики, з’ясувавши чи визначено повноваження тих чи інших служб та працівників перед виконанням запланованих заходів. В разі відсутності керівника його обов'язки мусять делегуватись тому чи іншому заступнику відповідно до діючих повноважень. А також вказати хід реалізації запланованих заходів, обсяг його виконання чи була можливість зробити свій внесок у досягнення корпоративних цілей у якомога більшої кількості працівників, чи дотримано вимог наказів і розпоряджень, положень, законів, стандартів, правил, норм та інструкцій при виконанні заходу, чи не порушено термін його виконання тощо.

Література:

1. Палеха Ю.І. Організація сучасного діловодства: Навч. посібник. / Ю.І. Палеха– К.: Кондор, 2007. – 194 с.