Тема 10 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

10. 2 Складання номенклатури справ

План

1. Аналіз документообігу внутрішніх документів.

2. Особливості складання номенклатури справ в установі.

3. Аналіз номенклатури справ діловодного підрозділу.

Для виконання завдання необхідно:

1. Виконуючи завдання, слід нагадати, що потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі. Ознайомитись з документообігом внутрішніх документів та скласти схему їх проходження в установі бази практики.

Додати до звіту схему проходження внутрішніх документів.

2. Для відпрацювання завдання необхідно повторити тему: “Складання номенклатур справ” за підручником Комова М.В. Діловодство - Львів 2006- с 104-112, а саме такі питання: мета складання номенклатур справ, їх види, призначення, вимоги до номенклатури справ, принципи побудови зведеної номенклатури справ.

Потім студенту-практиканту потрібно познайомитися з номенклатурою справ, що існує в установі, встановити основні види справ, що вона фіксує: н-д: “Протоколи нарад”, “Бізнес-плани”, „Накази з питань загальної діяльності” тощо. Копію номенклатури справ додати до звіту.

3. Потрібно занотувати у звіт на підставі яких документів складають номенклатуру справ діловодного підрозділу, який порядок розміщення справ у цих номенклатурах.

Самостійна робота

1. Норми та вимоги до формування справ.

2. Підготовка документів до зберігання.

1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства. Наступний крок - пригадати теорію про загальні правила формування справ і на основі цього проаналізувати норми і вимоги до формування справ в установі та порядок групування документів у справи (в хронологічному чи логічному).

2. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування. Ознайомитись з оперативним зберіганням документів, а саме вказати місце збереження справ, відповідальну особу за зберігання документів, умови видачі справ у тимчасове користування.

Закінчені діловодством справи мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт: експертиза цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів. Охарактеризувати проведення експертизи цінності документів в установі бази-практики, що полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

Література:

1. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. Ю.І. / Палеха. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

2. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.- Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua