Тема 8 Інформаційно-довідкові документи, їх оформлення

8.4 Складання листів

План

1. Оформлення листів, аналіз їх видів.

2. Особливості листів, що потребують відповіді. Складання листа.

3. Листи, що не потребують відповіді. Оформлення листа.

Для виконання завдання необхідно:

1. Лист службовий або офіційний— це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією. Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи листи, що потребують відповіді та листи,не потребують відповіді. Далі доцільно ознайомитись з порядком оформлення листів, які наявні в установі, розкрити їх зміст,види.

Копію листа додати до звіту

2. До листів, що потребують відповіді належать: листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги. Визначити у чому полягають особливості вищевказаних листів, ознайомившись із наявними на базі практики. Скласти на ваш вибір лист, що потребує відповіді, відповідно до вимог оформлення.

Складений лист додати до звіту.

3. До листів, що не потребують відповіді належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи. гарантійні листи; листи-повідомлення (інформаційні листи); листи-розпорядження. Охарактеризувати ці види листів, вказати їх суть, особливості складання. Оформити лист, що не потребує відповіді відповідно до вимог.

Складений лист додати до звіту.

Самостійна робота

Складання 3 листів різних видів (зазначення їх виду), що адресуватимуться керівнику установи.

Скласти 3 листи різних видів, що адресуватимуться керівнику установи бази практики. Вказати види цих листів, з’ясувати особливості складання.

Складені листи додати до звіту.

Література:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

2. Глущик ; С.В., Дияк О.В., Шевчук ; С.В.Видання 6-те доп. і переробл.-К.:Арій, 2009. – 512 с.

3. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

4. Шевчук С.В. Ділове мовлення.Модульний кур; с. Підручник. 3-те вид. / ; С.В.Шевчук - К.: Арій, 2008. – 448 с.

Тема 9 Служба документаційного забезпечення управління (сдзу)

9.1. Функції СДЗУ

План

1. Аналіз функцій СДЗУ установи.

2. Характеристика організації праці діловодного персоналу

Для виконання завдання необхідно:

1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення ( статуту) про установу і Типової інструкції та затверджується керівником установи. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної техніки, автоматизовані технології роботи з документами, скорочення кількості документів. Відповідно до основного завдання діловодна служба має ряд функцій. Проаналізувати функції СДЗУ установи бази практики.

2. Однією з найважливіших завдань сучасного управління є раціональна організація роботи службовців, діяльність яких протікає в організації. Для ефективної праці апарату в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства. Правильна організація праці персоналу цієї служби передбачає: оптимальну організаційну побудову служби; вибір раціональної системи діловодства; чіткий розподіл функцій між співробітниками; нормування праці кожного; правильне визначення кількісного складу працівників; впровадження прогресивних методів управління персоналом; застосування засобів сучасної обчислювальної техніки; раціональну організацію робочих місць. Враховуючи вищевказані принципи, потрібно характеризувати як організовано працю діловодного персоналу установи бази-практики.

Самостійна робота

Аналіз функцій керівника СДЗУ.

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації. Діяльність працівників ДЗУ регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби і затверджується керівником установи. З’ясувати функції керівника СДЗУ, проаналізувавши його посадову інструкцію.

Література:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

2. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

4. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. Ю.І. / Палеха. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.