10.2. Місце служби контролінгу в організаційній структурі підприємства.

Оскільки інформація, яку готує служба контролінгу, призначена для заступника директора з економіки (фінансового директора, ко­мерційного директора) і генерального директора, доцільно підпо­рядкувати службу контролінгу прямо заступнику генерального директора з економіки, якому безпосередньо підлеглі також го­ловний бухгалтер, начальники фінансового і планово-економічного відділів (ПЕВ), начальник служби збуту (таким чином, начальник служби контролінгу одержує досить високий статус і незалежність від начальників інших фінансово-економічних служб).

Більше того, служба контролінгу ставиться деяким чином у при­вілейоване становище, оскільки наказом заступника генерального директора з економіки (фінансового директора) інші служби зобо­в'язуються надавати службі контролінгу всю необхідну інформацію. Тому не рекомендується підпорядковувати службу контролінгу начальнику планово-економічного відділу чи головному бухгалтеру, незважаючи на подібність функцій їхніх служб функціям служби контролінгу.

Аналізом витрат і пропозиціями по оптимізації економічної ро­боти підприємства можуть займатися спеціально створювані тимча­сові групи. Допустимо, збирається така група, що складається з фахівців планового, фінансового відділів і бухгалтерії, раз у двох тижнів і шукає рішення проблем в галузі аналітичної роботи. Схожа організаційна форма розв'язання проблем існує в багатьох західних компаніях. На жаль, ми не можемо погодитися з тим, щоб аналітична робота в галузі витрат велася на такій тимчасовій (а отже, не цілком серйозній) основі.

Аналітична робота — це системна робота, і вона вимагає систем­ного підходу, роботи на постійній основі, відповідальності за тер­міни і результати. Те ж саме відноситься до процесу безупинних поліпшень. Тому оптимальним (і часто єдино прийнятним) варіан­том є організація служби контролінгу як окремого підрозділу, рів­ноправного з бухгалтерією, плановим і фінансовим відділами.

Організаційну форму контролінгу вибирають, виходячи з декіль­кох критеріїв, з урахуванням специфіки конкретного підприємства.

Завдання побудови раціональної структури фінансово-еконо­мічних служб підприємства полягає у створенні служб підпри­ємства, здатних вирішувати весь спектр проблем підприємства Й у той же час не дублювати функції один одного. Усі ці служби, як правило, підкоряються фінансовому директору чи заступнику генерального директора з економіки і повинні працювати єдиною командою з метою збільшення обсягу продажів і підвищення прибутковості підприємства.

Служба контролінгу покликана зайняти своє гідне місце серед цих підрозділів.

10.3. Структура та склад служби контролінгу на підприємстві.

У службі контролінгу, що складається з трьох-чотирьох співробітників (контролерів), у кожного є свої посадові обов'язки, і кожен повинен дотримуватися командного принципу роботи.

Велике аналітичне завдання співробітники служби контролінгу виконують усі разом, допомагаючи, один одному.

Досвід упровадження контролінгу на ряді великих підприємств показує, що раціональним є такий склад служби контролінгу:

Начальник служби контролінгу — найбільш кваліфікований фа­хівець з достатнім досвідом роботи на підприємстві, що «зсередини» знає, як організована бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві.

Контролер-фахівець з управлінського обліку — фахівець, здатний до аналітичного мислення, що володіє теорією й інструментами контролінгу, що володіє високим рівнем ерудиції.

Контролер-куратор цехів — кваліфікований фахівець, знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху.

Контролер — фахівець по Інформаційних системах — кваліфікова­ний фахівець з відділу автоматизації, детально знаючий докумен­тообіг на підприємстві і здатний поставити задачу автоматизації контролінгової роботи.

Обов'язки начальника служби контролінгу:

• повинен знати бухгалтерський облік і розбиратися в техно­логічних питаннях роботи свого підприємства;

• несе відповідальність за вихідні документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм безпосереднім начальником - заступником директора з економіки (фінансовим директором), а також перед генеральним директором.

Обов'язки контролера-куратора цехів:

• розробка форм збору аналітичної інформації по цехах під­приємства;

• збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів (центрів відповідальності);

• обробка й аналіз отриманих даних, розробка нормативів вит­рат по цехах і підтримка їхньої актуальності;

• розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підпри­ємства в цілому;

• прогнозування виторгу, витрат і прибутку за допомогою ме­тодики контролінгу;

• аналіз відхилень фактичних даних від планових, виявлення причин відхилення і установлення винних;

• складання аналітичних звітів для заступника генерального директора по економші (фінансового директора).

На цю посаду доцільно запрошувати економістів цехів (можна молодих), економістів планово-економічного відділу, бухгалтерії, фінансового відділу, служби збуту. Тут вирішальну роль грають активність і бажання працювати.

Обов'язки контролера-фахівця з управлінського обліку:

• розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу;

• контроль за збором і аналізом фактичної облікової інформації в службі контролінгу;

• розробка пропозицій по оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби;

• економічна експертиза управлінських рішень.

Обов'язки контролера-фахівця по інформаційних системах:

• оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на окремих етапах;

• оцінка варіантів і пропозицій відділу автоматизації по автома­тизації контролінгової роботи;

• розрахунки й обґрунтування витрат на автоматизацію контро­лінгової роботи;

• розробка форм для автоматизованого збору інформації;

• оптимізація документообігу на підприємстві;

• координація роботи відділу автоматизації в області автомати­зації контролінгової роботи;

• оцінка якості функціонування існуючих систем автоматизації фінансово-господарської діяльності підприємства і вироблення пропозиції щодо поліпшення роботи цих систем.