8.3. Сфера використання різних типів бюджетів. Контроль за їх виконанням

У контролінгі бюджети використовуються для аналізу та планування майбутнього стану економіки підприємства.

Як вже зазначалося, з метою оцінки результатів діяльності окремого підрозділу необхідно порівняти фактичні показники з бюджетними даними, виявити відхилення, проаналізувати їх та, за необхідності, внести корективи – цей процес називається бюджетним контролем.

Відхилення – це різниці, що виникають між фактичними та бюджетними даними.

Документ, що містить порівняння запланованих і фактичних показників та розрахунок відхилень із зазначенням їх причин називається Звіт про виконання бюджету.

Виділяють такі види відхилень:

За впливом на кінцевий результат:

Сприятливі (позитивні) – це відхилення коли фактичний дохід перевищує запланований, а фактичні витрати менші за бюджетні.

Несприятливі (негативні) - це відхилення коли фактичний дохід менший за запланований, а фактичні витрати перевищують бюджетні.

Залежно від причин виникнення:

Відхилення внаслідок планування – це відхилення від бюджету, які пов’язані з прорахунками та помилками в процесі складання прогнозів.

Відхилення внаслідок діяльності – є результатом дій персоналу або певних подій ( зміна попиту, цін).

Залежно від розміру:

Значні – розмір яких (або відносний рівень) перевищує заздалегідь встановлений показник.

Незначні - менші встановленого показника.

Залежно від повторюваності: часто повторювані і разові

Залежно від контрольованості: контрольовані та неконтрольовані.

Звіт про виконання бюджету забезпечує зворотний зв'язок, привертаючи увагу менеджера до відхилень які необхідно проаналізувати та встановити їх причини. Такий аналіз часто називають управлінням за відхиленнями — це особлива форма обліку відхилень, за якою увага керівництва зосереджується тільки на суттєвих (значних) відхиленнях від бюджету. Перевага такої системи полягає в тому, що менеджери беруть до уваги лише виключні обставини.

Частіше всього для того щоб встановити які відхилення вимагають детального дослідження враховують такі критерії:

- розмір відхилень;

- частоту повторюваності;

- контрольованість;

- вплив на кінцевий результат;

- вартість і корисність дослідження.

Слід зауважити, що Звіт про виконання бюджету забезпечує можливість контролю лише за умови коректного зіставлення фактичних і бюджетних показників. Річ у тім, що зведений бюджет частіше всього є статичним оскільки він складений лише для одного рівня майбутньої діяльності. Тому порівняння даних статичного бюджету і фіксованого, якщо рівень діяльності відрізняється від запланованого, дає відповідь лише на запитання чому фактичний дохід відрізняється від запланованого. Проте таке порівняння унеможливлює контролювати витрати і управляти за відхиленнями.

Отже, для отримання вірогідних оцінок досягнень підрозділу, слід дотримуватися двох основних умов:

1) порівнюються тільки такі доходи і витрати, які контролюються менеджером цього підрозділу;

2) фактичні та бюджетні дані порівнюються на основі однакового рівня діяльності, тобто оцінка діяльності підрозділу відбувається виходячи з фактично досягнутого рівня діяльності (виробництва, реалізації).

Для здійснення адекватного порівняння фактичних та бюджетних даних використовують гнучкий бюджет. З метою формування гнучкого бюджету на основі запланованих даних про доходи і витрати розробляють новий бюджет для того обсягу діяльності, який фактично був досягнутий за звітний період. Величина постійних витрат зазвичай залишається незмінною, а змінні витрати змінюються пропорційно зміні обсягу діяльності. Так, якщо фактичний рівень діяльності перевищує бюджетний, то частина витрат, яку відносять до змінних витрат, буде більше запланованої величини просто за рахунок зростання обсягу діяльності.

Перевага такого підходу полягає в тому, що він дозволяє виключити вплив чинника обсягу діяльності, який може бути поза зоною контролю, і відповідальності менеджера конкретного підрозділу. Тому показники гнучкого бюджету придатні для подальшого порівняння їх з фактичними даними.

Отримані у такий спосіб відхилення можна використовувати для визначення результативності й ефективності роботи підрозділу.