6.2. Бюджетування і аналіз відхилень – основний інструмент оцінки діяльності підприємства.

Початковою базою аналітичної роботи в системі контролінгу є планові, фактичні і нормативні показники.

Неодмінною умовою успішного функціонування контролінгу на підприємстві є розробка бюджетів, їх контроль і аналіз. При розробці бюджетів відбувається орієнтація підприємства на конкретні цілі. Показники бюджету є базою порівняння з фактичними показниками, що дає можливість оцінити відповідність бажаного дійсному.

Процес бюджетування повинен здійснюватися як на рівні всього підприємства, так і на рівні його структурних підрозділів. Тому контролінг в обов'язковому порядку припускає розробку бюджетів по центрах відповідальності.

Бюджети структурних підрозділів розкривають внесок кожного у виконання загального плану підприємства. Це свого роду аналітичне бюджетування, яке переслідує подвійну мету:

1. облік особливостей і можливостей кожного структурного підрозділу при формуванні бюджетів;

2. регулювання і зіставлення бюджетів структурних підрозділів, що дає можливість оптимізувати загальний бюджет підприємства.

В результаті бюджетування встановлюються планові значення контрольованих величин. Фактичні значення контрольованих величин виявляються на основі даних статистичного, фінансового і управлінського обліку в організації.

Відхилення планових і фактичних величин можуть виникати по всіх параметрах, визначених в бюджеті:

• вартісні параметри – витрати, доходи з обороту, маржинальний прибуток, надходження, виплати, дебіторські і кредиторські заборгованості, капітал і т.п.;

• параметри організаційної структури – місця виникнення витрат, продуктові і регіональні дивізіону, закупівельні, виробничі, збутові, проектні підрозділи і т.п.;

• тимчасові параметри – дні, тижні, місяці, квартали, роки.

Розрізняють наступні види відхилень:

• абсолютні відхилення – визначається як різниця між двома величинами. Є виразом стану речей, що склався, між плановими і фактичними параметрами. Прийнято вважати, що якщо відхилення позитивно впливає на прибуток організації, його обчислюють із знаком “+”. Проте в практиці числення абсолютних відхилень використовують не економічний, а математичний підхід;

• відносні відхилення – розраховуються по відношенню до інших величин і виражаються у відсотках. Частіше відносне відхилення обчислюється по відношенню до більш загального показника або параметра. Застосування відносних відхилень підвищує рівень інформативності аналізу, що проводиться, і дозволяє виразніше оцінити зміни. Так, наприклад, величина абсолютного відхилення обороту, рівна (10-8)=2, сприймається не так гостро, як величина відхилення у відсотках: (10-8) / 8 *100% = 25%;

• селективні відхилення – контрольовані величини порівнюються в тимчасовому розрізі: квартал, місяць, іноді день (наприклад, дані певного місяця поточного року з тим же місяцем попереднього року). Цей метод особливо актуальний для підприємств, що займаються сезонним бізнесом;

• кумулятивне відхилення – суми, обчислені наростаючим підсумком (кумулятивні). Їх відхилення дозволяють оцінити ступінь досягнення за минулі періоди і можливу різницю до кінця планового періоду. Кумуляція дозволяє компенсувати випадкові відхилення і точніше виявити тренд;

• відхилення в тимчасовому розрізі. Для контролінга типовим є порівняння “план – факт”. Відхилення визначаються на підставі порівняння бюджетних і фактично реалізованих значень контрольованих параметрів. Для аналітичних цілей може представляти інтерес порівняння фактично реалізованих значень планового періоду з фактами відповідного попереднього періоду.

Обидва підходи (“план-факт” і “факт-факт”)) спираються на статистику минулого і дозволяють зменшити відхилення в майбутньому. На основі аналізу відхилень може бути складений інший прогноз або очікування результатів на кінець планового періоду.

Тотальний аналіз всіх відхилень не є завданням контроллера. Необхідно з'ясувати, чи є дане відхилення випадковим або регулярним. У випадку якщо відхилення носить разовий характер і не грає значної ролі щодо досягнення цільового прибутку, то виконувати аналіз безглуздо.

Виниклі відхилення повинні зважуватися по певних критеріях:

• оцінка по допустимих межах – аналіз відхилення слід проводити, якщо відхилення якого-небудь параметра бюджету виходить за встановлені допустимі межі;

• оцінка відхилень по впливу на прибуток – підхід припускає ранжирування параметрів, що впливають на прибуток, як в позитивному, так і негативному напрямі.

Завдання контроллера полягає перш за все в підготовці даних про величину відхилень і проведенні аналізу з погляду виявлення причин відхилень.

При аналізі відхилень слід розрізняти контрольовані і неконтрольовані причини.

Для виявлення чинників, що призвели відхилення, використовують методи статистичного аналізу: регресійний, кореляційний та ін.

На практиці розрізняють аналіз причин відхилень:

• орієнтований на минуле;

• орієнтований на майбутнє.