2.4. Облік форменого одягу

Облік форменого одягу в митних органах України повинен забезпечувати правильне документальне оформлення та відображення в облікових регістрах надходження форменого одягу, його видачі, списання й переміщення всередині митного органу, достовірність даних для здійснення контролю за зберіганням і правильним використанням форменого одягу.

Коли сталося присвоєння посадовій особі спеціального звання господарсько-експлуатаційним відділом митного органу заповнюється речова картка, в якій відображається динаміка видачі форменого одягу. Номер речової картки має відповідати табельному номеру працівника, який присвоюється йому у службі фінансів, бухгалтерського обліку та звітності митного органу при зарахуванні на роботу.

Підставою для оприбуткування форменого одягу в митних органах є підтверджувальні документи – рахунки, рахунки-фактури, накладні, товаротранспортні накладні, звіти про результати проведення процедур закупівель товарів за державні кошти тощо.

При надходженні форменого одягу в митний установі відповідальна особа на документі постачальника або акті про прийняття-передання повинна розписатися в одержанні одягу й прийняти його на відповідальне зберігання.

Прийняття форменого одягу супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку за типовою формою № ОЗ-9, яка застосовується для групового обліку однотипних предметів, близьких за розмірами, якістю матеріалу й ціною.

Також для того, щоб видати одяг службовець повинен мати речову картку ( Додаток А 35) та відомість на видачу форменого одягу (Додаток А 36).

Записи в картках здійснюються в кількісному й грошовому вираженні.

В бухгалтерії складається відомість на видачу форменого одягу. Після прийняття форменого одягу підтверджувальні документи передаються в терміни, установлені графіком документообігу митного органу, до відділу фінансів та бухгалтерського обліку для відображення проведеної операції з оприбуткування в регістрах бухгалтерського обліку.[30]

Згідно з Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, в інвентарних картках групового обліку форменого одягу проставляються номенклатурні номери, що мають сім знаків. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні порядковий номер предмета в підгрупі. Видача працівникам форменого одягу зі складу митного органу здійснюється за накладними (вимогами) типової форми №3-3, які виписуються відділами фінансів та бухгалтерського обліку митних органів на підставі відомостей на видачу форменого одягу встановленої Державною митною службою форми. Накладні (вимоги), на видачу форменого одягу виписуються у двох примірниках (Додаток А 37).[8]

Про матеріальні цінності, що перебувають на складі, завідуючий складом (комірник) складає обігову відомість про формений одяг, у якій зазначає дані в кількісному та ціновому виразі щодо: залишку на початок звітного періоду за кожним номенклатурним номером; залишку предметів форменого одягу на кінець звітного періоду (Додаток А38).

Посадовою особою служби фінансів, бухгалтерського обліку та звітності митного органу один раз на місяць проводиться перевірка залишків форменого одягу на складі митного органу та їх відповідності даним бухгалтерського обліку шляхом звірення в картках обліку основних засобів з даними відображеними в регістрах бухгалтерського обліку.

Оприбуткування форменого одягу на склад митниці робиться проводкою по дебету рахунка 114 в кредит рахунка 401. Видача форменого одягу посадовим особам митного органу робиться проводкою по дебету рахунка 401 в кредит рахунка 114.

В кінці місяця по виданому всьому форменому одязі складається меморіальний ордер № 9 „Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів” (Додаток А9), дані з цього ордера переносяться до Головної книги .