2.3. Облік запасів в митній установі.

У процесі здійснення своєї діяльності бюджетні організації та установи, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбавають та використовують різні матеріальні цінності.

Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.[8]

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок:

- o придбання за кошти загального і спеціального фондів у межах кошторисних призначень за проведенням процедури закупівель в результаті проведення торгів (конкурсних торгів) відповідно до вимог Закону України "Про здійснення державних закупівель" (від 01.06.2010 р. № 2289-УІ) за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів) дорівнює або перевищує 100 тисяч гривень;

- o внутрівідомчої передачі;

- o отримання гуманітарної допомоги;

- o надходження у вигляді готової продукції виробництва;

- o отримання в результаті демонтажу необоротних активів.

Запаси зберігаються у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов'язковим зазначенням матеріальних ярликів, в яких відображають найменування запасу, його марку, ґатунок, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.[33]

Складський облік запасів - це по предметний облік Основними документами щодо надходження запасів виступають:

• рахунки-фактури;

• прибуткові накладні;

• акти приймання матеріалів;

• лімітно-забірні картки

• прибуткові ордери

• журнал реєстрації довіреностей(Додаток А22)

• довіреність на отримання цінностей(Додаток А23).

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб, з якими при призначенні на посаду укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Цей договір повинен зберігатися у головного бухгалтера установи. У бюджетних установах письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність укладаються із завідувачем господарства, завідувачами складів, іншими посадовими особами, що виконують роботи з приймання, зберігання, використання та видачі матеріальних цінностей.

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:

• накладна (вимога) – (ф. № З-3) (Додаток А24).

• забірна картка (ф. № З-5). Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпускаються систематично на протязі місяця.

• подорожній лист є підставою для списання на видатки автомобільного бензину. Бензин списується по фактичних видатках, але не вище норм, затверджених для окремих марок автомобілів(Додаток А25).

• відомість на видачу матеріалів на потреби установи .

• акти списання (ф. № 3-2). Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. (Додаток А 26).

Синтетичний облік операцій щодо руху МШП бюджетними установами здійснюється в меморіальному ордері 10 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШН" (т. ф. 439 (б)). (Додаток А27)

Вибуття та переміщення виробничих запасів відображається у накопичувальній відомості витрачання матеріалів (ф. № 396) (бюджет) - меморіальний ордер №13, а при автоматизованому веденні обліку - в меморіальному ордері ІЗ (ф. № 396-авт.)

У системі обліку надзвичайно важливе значення має складський (кількісний) облік залишків, надходження і витрачання матеріальних цінностей, який здійснюється за допомогою карток складського обліку і складає основу бухгалтерського обліку. Якщо складський облік ведеться з порушенням встановлених вимог, то це може ускладнити процес бухгалтерської обробки документів і перешкоджати зусиллю бухгалтерів отримати повну, неупереджену, точну інформацію про витрачення матеріалів на виробництво і складання фінансової звітності(Додаток А 28).

Також для обліку запасів треба складати матеріальний звіт. Матеріальний звіт - це документ, який відображає рух матеріальних ресурсів підприємства протягом періоду (місяця, кварталу, року) і показує залишки МТР на початок і кінець періоду. Складання матеріального звіту входить в обов'язок матеріально відповідальних осіб (МВО). Матеріальні звіти складаються МВО-ами в перших числах місяця, наступного за звітним, і здаються в бухгалтерію підприємства(Додаток А 29).

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.[21]

При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет)(Додаток А 30), що складається приймальною комісією з обов'язковою участю представника постачальника, завідуючого складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжуючих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4(Додаток А 31) в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставляння спеціального штампу установи на рахунках чи накладних постачальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати документів та часу для їх складання.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються також форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193: М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"(Додаток А32), М-8 "Лімітно-забірна картка"(Додаток А33); М-9 "Лімітно-забірна картка";

(Додаток А 34).