2.2. Облік грошових коштів, грошових документів та бланків суворого обліку

Нормальну виробничу діяльність кожне підприємство може здійснювати лише при постійних зв'язках з іншими підприємствами з допомогою грошових коштів.

Терміни, що використовуються у цьому розділі, мають таке значення:

Грошові кошти-готівка, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.

Для обліку коштів, розрахунків та інших активів застосовуються рахунки класу 3 “Кошти, розрахунки та інші активи” Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який об'єднує такі синтетичні рахунки:

30 “Каса”;

31 “Рахунки в банках”;

32 “Рахунки в казначействі”;

33 “Інші кошти”;

34 “Короткострокові векселі одержані”;

35 “Розрахунки з покупцями та замовниками”;

36 “Розрахунки з різними дебіторами” [5].

Готівка, одержана митною, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторису митнгої установи.

Касові операції оформляються прибутковими касовими ордерами та видатковими документами.[22]

До прибуткових касових документів належить прибутковий касовий ордер (ф. КО-1 ) (Додаток 14)

До видаткових документів належать: видатковий касовий ордер (ф. КО-2) (Додаток А 15), розрахунково-платіжна відомість (ф. П-49), платіжна відомість (ф. П-53).

Прибуткові касові ордери та видаткові документи реєструються у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3 або ф. КО-3а )

Облік касових операцій установи ведеться у книзі (ф. КО-4 ). Установа чи організація, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу.

Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи. З касиром укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в його особистій справі.

Митниця оприбутковує готівку в касу за допомогою касових ордерів, які потім заносяться у касові книги. На підставі прибуткових касових ордерів здійснюється облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі.

Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги, з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Кожний день у бухгалтерії на підставі звітів касира складається меморіальний ордер № 1 (накопичувальна відомість за касовими операціями (ф. № 380 (бюджет)) для того, щоб систематизувати обороти по касі за поточний місяць (Додаток А16).

Дані меморіальних ордерів щомісяця переносяться до книги “Журнал-головна”.

Установа має право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, , понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Для визначення ліміту залишку грошових коштів робиться розрахунок ліміту залишку готівки в касі(Додаток А17).

Платник має право в будь-який час до списання платежу з рахунку відкликати з банку, що його обслуговує, платіжні доручення в порядку, визначеному внутрішніми правилами цього банку (Додаток А18).

Операцію з перерахування коштів з відповідного рахунку на рахунок отримувача банк оформляє платіжним дорученням та іншими документами, потім оформлюється виписка банку(Додаток А19).

Рух грошових коштів загального фонду в органи Державного казначейства України оформлюється меморіальним ордером № 2(Додаток А20), а рух грошових коштів спеціального фонду – меморіальним ордером № 3. (Додаток А21).

Згідно з Правилами виготовлення бланків цінних паперів i документів суворого обліку, затвердженими спільним наказом МФУ, СБУ i МВС України від 25.11, 15.11, 24.11.93 № 98/118/740, до бланків документів суворої звітності належать:

• бланки суворого обліку, що перебувають на зберіганні i видаються в підзвіт (паспорт, свідоцтва про народження, одруження i розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка i вкладиш до неї; посвідчення водія, службове, військове, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності);

• проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи);

• знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

• документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; до­віреності на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії;

• бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей;

•путівки, отримані безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій тощо.

Бланки суворої звітності також може бути передбачено іншими документами, затвердженими міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади. Так, бланки медичних книжок затверджені наказом МОЗ України від 11.03. 1998 р. № 66 «Про затвердження форми первинного обліку 1-ОМК та Інструкції щодо порядку її ведення». Типові форми первинного обліку бланків суворої звітності затверджені наказом Мінстату України від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності».[7]

У зв'язку з тим, що бланки суворого обліку належать до власних активів їх облік здійснюється як на балансових, так і позабала­нсових рахунках. В позабалансовому обліку бланки суворого обліку обліковуються на однойменному рахунку 08 «Бланки суворого обліку».