2. Документ и системы документации

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование», под которым понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Под информацией (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях, событиях, реального мира не зависимо от их представления [14].

Работа с информацией: ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения, как известно, составляет основу деятельности любого предприятия. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, достоверности и своевременности ее предоставления.

Поэтому, в принятом 25 января 1995 года Государственной думой Российской Федерации Законе «Об информации, информатизации и защите информации» подчеркивается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы [5].

Результатом документирования является документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [6].

Любой документ имеет два свойства — информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа определяется его способностью передавать какую-либо информацию.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям — механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эти свойства определяют сохранность документа, зависящую от материального носителя и средств письма.

В течение многих последних веков и по настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней в последнее время широко используются и другие носители: лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), пластик со специальными свойствами (для оптической записи информации — CD, DVD и т. д.) и т. п.

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

 информационная (фиксация, хранение и передача информации);

 коммуникативная (передача, обмен информацией);

 социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

 правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);

 организационная (установка правовых отношений);

 управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

 обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);

 познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

 мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием) [9].

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию, под которой понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Именно классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. К первой группе относят документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства деятельностью предприятия, которые могут составляться работниками всех подразделений предприятия. К таким документам относятся:

0. организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

1. распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

2. информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Перечисленные документы называют организационно-распорядительной документацией (ОРД). Именно эта группа документов и является предметом изучения дис­циплины «Делопроизводство».

Вторая группа - документы по функциям управления. Они составляются ра­ботниками планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юри­дических отделов и других функциональных подразделений.

Документы могут классифицироваться:

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Оригиналом или подлинником является первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или соответствующим должностным лицом и имеющий юридическую силу;

Под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Заверенная копия это копия с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу;

Под выпиской понимается часть документа, на которой обязательно указывается из какого документа она сделана. На выписке проставляется также подпись должностного лица и печать организации;

Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую силу, как и подлинник. Обычно они выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Под системой документации понимают совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями (предприятиями) разрабатываются сходные или повторяющиеся документы. В связи с этим возникла необходимость создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (организационно-правовой, плановой, распорядительной и пр.), а затем и необходимость их стандартизации и унификации.

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов (см. Табл. 1).

Таблица 1

Разновидности документов системы организационно-правовой документации 

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

 

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планируется как деятельность организации в целом, так и отдельных направлений ее деятельности или подразделений.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, документы, устанавливающие общие показатели организации в целом или ее определенных направлений деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом. Планы работы подразделений не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации представлена следующими разновидностями документов (см. Табл. 2).

Таблица 2

Документы  системы плановой документации

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

 

Система распорядительной документации

Эта система призвана регулировать деятельность организации, что необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главной же задачей регулирования является обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Разновидности распорядительных документов представлены в Табл. 3.

Таблица 3

Разновидности распорядительных документов

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.