9. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский.

Международным письмам придается особое значение, так как благодаря этим письмам устанавливаются и развиваются деловые связи.

При подготовке международных писем необходимо придерживаться единых правил их оформления и обработки, разработанных национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO).

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей.

При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлении к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов.

В стандартах ИСО определены 12 типовых составов зон (реквизитов письма).

1. Заголовок письма (Issuer Field).

2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).

3. Дата (Date).

4. Адресат (Address).

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6. Обращение (Solution).

7. Общее содержание письма (Subject Line).

8. Текст письма (Body of the Letter).

9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Приложение (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий (СС Notation).

На рисунке 4 приведен формуляр с указанием 12 зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.

«Заголовок к тексту» в письмах зарубежным адресатам не считается обязательным реквизитом. Он включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке возможно указание на род деятельности фирмы, может быть приведена ее характеристика как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd. и др.), например:

CONFIDENTIAL COGIM S.p.A.

UFFICEIE STABILIMENTO / OFFICES AND FACTORY.

Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

В целях экономии времени при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

В «Ссылке на данные получателя и отправителя» приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

Your reference

(или Your ref.) Ваша ссылка

HND / RP HND / RP

Our reference

(или Our ref.) Наша ссылка

LA / DK / 187 LA / DK / 187

Рис. 4. . Зоны размещения реквизитов

Встречаются две разновидности оформления реквизита «Дата»: британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации, с некоторыми вариациями:

15 Feb. 201...,

15 February, 201...,

15th February, 201...

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 201...,

February 15, 201...

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последнее время все более заметной становится тенденция минимального употребления знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2011. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в разных странах. Так, дата 2 / 5 / 2011 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2011 года, а представителем британской фирмы — как 2 мая 2011 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

США

2 / 5/ 2011

месяц день год,

Великобритания

5/ 2/ 2011

день месяц год.

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, в написании которых много знаков. Знаки препинания в обозначении дат можно не указывать.

Согласно международным правилам в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в такой последовательности: год, месяц, день, например:

2011-12-31; 20111231.

Распространенными вариантами адресации письма выступают: адресация фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресация должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). Составные части реквизита приводятся в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

При адресации письма в США приводится сокращенное название штата, при адресации в Англию — название графства. Последней строкой указывается страна. Например:

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, NY, 11011

USA.

Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиалы, возможно, расположены в провинциальных населенных пунктах, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.

В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs, например:

Messrs John Brown and Co., Ltd.

При адресации письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation.

Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliances, Inc.

Описанные способы характерны для адресации письма менеджеру или президенту компании. При адресации письма сотруднику более низкого ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.

Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr. — сокращение от слова Mister (Mr. Alan White, Mr. D. C. Robinson и др.).

При адресации делового письма замужней женщине следует указывать Mrs. — сокращение от слова Missis, для незамужней пишется полностью Miss (Mrs. Rosemary, Mrs. С. Davles, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs. или Miss можно применять универсальное сокращение — Ms.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении этого реквизита в письме президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит включает титул, инициалы, фамилию адресата, полное наименование должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит печатается через один междустрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма. Например:

«ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ ХАРАЛЬДУ V, КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло»

или

«ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА

КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ

СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ

И ТРАНСПОРТУ

господину Ф. ЛАМУРЕ

г. Брюссель».

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке — 30-ю. Если в строке более 30 знаков, реквизит «Адресат» можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Реквизит «Указание на конкретное лицо» предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:

«Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue

Maidstone, Kent

ZH8 92B Great Britain

Attention: Mr. P. Wilson

Gentlemen».

Текст письма, как правило, начинается с реквизита «Обращение».

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью».

Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляется обращение Gentlemen, Ladies. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir, Madam, Sirs, Mesdames. Также официальными являются обращения: Dear Sir, Dear Madam.

Обращение с указанием фамилии выглядит менее официально: dear Mr. Allen; Dear Mrs. Allen.

Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения:

— в США используют двоеточие (Dear Sir:; Dear Mr. Smith:);

— в Англии — запятую (Dear Sir,; Dear Mr. Smith,).

При оформлении письма на русском языке обращение может быть таким:

«Уважаемый господин Блэк; Уважаемые господа; Уважаемая госпожа Смит; Ваше превосходительство; Ваше Величество».

В отечественном делопроизводстве реквизит «Общее содержание письма» носит название «Заголовок к тексту».

Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера о содержании письма. В англоязычных странах его зачастую не приводят.

Реквизит предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и выделяется подчеркиванием, например:

«Order № 1234 for Snow Racers

We have recieved your letter...».

Другой вариант оформления реквизита выглядит так:

«Subject: Up-to-date List of Addresser

Re: Policy № 714056

In re: Letter of Credit № 12/146».

«Re» — это сокращенное выражение «in re», что означает «по делу», «касательно», «относительно».

Реквизит «Текст письма» печатается ниже указания на его общее содержание через три-четыре интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться в деловом, однако подчеркнуто уважительном тоне, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза вежливости обычно стереотипна, например:

«Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ);

Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность);

With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания)».

Если письмо имеет характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны проставляется сокращение R.S.V.P., которое означает «ответьте, пожалуйста».

Текст печатается с красной строки в установленных границах полей.

Размеры полей: левое — 20 мм, правое — 10 мм; текстовая область для формата А4 — 183 х 280 мм, для формата А5 — 183 х 131 мм.

Текст международного письма отличается наличием личностных обращений и местоимений: «мы пишем...», «имею честь сообщить...», «очень любезно с вашей стороны...», «позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить...», «мы должны извиниться...», «с нетерпением жду ответа...», «пожалуйста, без колебания свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация...», «пользуясь таким замечательным поводом, позвольте выразить Вам уверение в своем самом высоком уважении...», «мы были бы рады получить ответ...» и т. д.

Составитель письма иностранному партнеру должен иметь список речевых штампов, формул вежливости, общепринятых пожеланий языка адресата. Это очень важно для точной передачи смысловых оттенков, поскольку, например, стандартные формулировки в русском языке, выражающие запрет, в переводе на английский будут иметь значение предостережения.

Клише в письмах-запросах выглядят следующим образом (см. Табл. 9).

Таблица 9

Варианты клише, используемые в письмах-запросах

Варианты клише, используемые в письмах-запросах	Варианты клише, используемые в англоязычных письмах-запросах
Обращаемся к Вам с просьбой...	We address you with the reguest to...
Не откажите в любезности (Будем признательны за)...	Will you please be so kind as to...
Будем благодарны за...	We will be rather thankful...
Мы будем рады, если Вы...	We will be rather grateful...
Мы хотели бы получить...	We would like to receive...

Клише в письмах-сообщениях выглядят следующим образом (см. Табл. 10).

Таблица 10

Варианты клише, используемые в письмах-сообщениях

Варианты клише, используемые в письмах-сообщениях	Варианты клише, используемые в англоязычных письмах-сообщениях
Сообщаем, что...	We inform you that
С радостью сообщаем (Рады сообщить Вам, что)....	We are glad to inform you that...
Варианты клише, используемые в письмах-сообщениях	Варианты клише, используемые в англоязычных письмах-сообщениях
Считаем необходимым поставить Вас в известность (Уполномочен поставить Вас в известность), что...	We have found it necessary to inform you that...
Извещаем...	We would like to notify you that...

В письмах-рекламациях могут быть следующие варианты (см. Табл. 11).

Таблица 11

Варианты клише, используемые в письмах-рекламациях

Варианты клише, используемые в письмах-рекламациях	Варианты клише, используемые в англоязычных письмах-рекламациях
Заявляем Вам рекламацию...	We make an official complaint about...
Мы предъявляем претензию (Исходя из... мы заявляем претензию)....	In connection with... we submit to you a claim...
В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф...	In connection with the said above you will have to pay us a fine...
К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...	Much to our regret, we inform you that...

С появлением Интернет образовалась глобальная среда письменной речи со своим этикетом.

Для переписки с иностранными корреспондентами можно использовать специально разработанные программы.

Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

Текст письма заканчивается реквизитом «Формула вежливости», которая может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер.

Строго официально:

«Yours faithfully,

Yours truly, С уважением

Yours very truly»,

Официально:

«Yours very sincerely,

Yours sincerely, С уважением, Ваш

Sincerely yours»,

Менее официально:

«Very cordially yoursу

Yours cordially у Искренне Ваш,

Cordially yours».

Реквизит «Подпись» помещается под формулой вежливости, наименование должности печатается от левой границы текстового поля, центрируется в отношении максимально длинной строки.

Отдельной строкой проставляется название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

«Dennis J. Stenberg, Manager

L. К. Thompson, Manager

Export Department».

Реквизит «Приложение» размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно Enkl, или Еnс), например:

«Enclosure: Contract

Enkl.: 1. Contract 2. Contract».

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляются в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит «Указание на рассылку копий» используется, при необходимости рассылки письма нескольким адресатам, в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение cc, и ставится двоеточие; cc означает carbon copy, т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, в которые направляются копии, например:

«cc: Mr. Jeffrey H. Winston

cc: Mr. Robert Baily

cc: Regional Sales Department».

Пример оформления письма деловому партнеру о сотрудничестве приведен в Приложении 14.