Деловые коммуникации (делопроизводство)

УДК 651

Левенцов В. А., Левенцов А. Н. Деловые коммуникации (делопроизводство): учеб. пособие / под общ. ред. проф. В. В. Кобзева. - СПб.: Изд-во Политехн. Ун-та, 2013. - с.

Учебное пособие соответствует требованиям к обязательному минимуму содержания основных образовательных программ подготовки бакалавров по направлениям: 080200.62 – «Менеджмент», профиль – «Производственный менеджмент» и 080100.62 – «Экономика», профиль – «Экономика предприятий и организаций».

В представленном пособии рассмотрены основные правила составления и оформления реквизитов документов в соответствии с ГОСТ, приведены положения документооборота, основные правила деловой переписки, возможные виды документов и образцы их составления, хранения документов и формирования дел.

Предназначено для студентов и слушателей всех форм обучения факультета экономики и менеджмента, вечернего факультета технологий, экономики и менеджмента.

1. Введение

Термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке и первоначально означал процесс решения (производства) дела.

Деловые коммуникации (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Грамотно составленный документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

От качества организации процесса осуществления деловых коммуникаций (делопроизводства) зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Неправильное оформление, хранение документов может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положении предприятия, и на его репутации. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований трудового законодательства РФ.

Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. Она включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

• нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

• нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала.

Современный бизнес – это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия – за всем этим стоят документы.

Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков. Как правило, эту работу на предприятии ведут службы делопроизводства или секретари. Однако каждый специалист предприятия и работник аппарата управления должен знать основы делопроизводства, поэтому в настоящее время особую актуальность приобретает получение знаний в данной области.

Для изучения настоящего курса «Деловые коммуникации (делопроизводство)» требуются знание основ стандартизации, менеджмента, права, навыки работы с Windows, Excel. Он рассчитан на широкое применение в учебном процессе элементов практической работы и компьютерных технологий управления.