6. Определять расхождения по коли­честву от­дельно по каждому виду имущества по инвен­таризационным ведомостям.

Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по такому имуществу составляются сличительные ведомости по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88:            - Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств - форма № ИНВ-18;            - Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей - форма № ИНВ-19.            До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем бухгалтерия вносит полученные сведения в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.            При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.            Сличительные ведомости составляют только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются выявленные отклонения, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При этом инвентаризационная ведомость сверяется со сличительной ведомостью. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.             Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.            Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную. 

При инвентаризации используются два вида проверок – натуральная (вещественная) и документальная.

Натуральная проверка связана непосредственно с наблюдением объектов инвентаризации, определением их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Она используется при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и т. д. Для оформления результатов вещественной проверки используются формы инвентаризационных описей.

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами. Поэтому и применяется она при инвентаризации начисленной величины амортизации, нематериальных активов, расходов будущих периодов, оценочных резервов, финансовых обязательств и т. д. Для оформления результатов документальной проверки используются формы инвентаризационных актов.

На дату проведения инвентаризации должны быть известны учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

Инвентаризация имущества организуется по их местонахождению материально ответственным лицом. Проверка фактического наличия товарно-производственных запасов производится путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания при обязательном участии материально ответственных лиц. Для этого руководство организации должно обеспечить инвентаризационную комиссию необходимой мерной тарой, инвентарем для перемеривания, взвешивания, измерительными, контрольными и иными приборами. Определение веса (объема) навалочных товаров (наливных продуктов) допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Материально ответственные лица передают в инвентаризационную комиссию отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств. В инвентаризационных описях распиской они подтверждают, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ переданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность запасы оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Во время проведения инвентаризации по возможности стараются приостановить поступление и выбытие МПЗ. Если же этого не удается сделать, то запасы принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Отпуск запасов производится в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Причем отпускать их материально ответственное лицо должно в присутствии членов комиссии. И заносятся отпущенные запасы также в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Учетные и фактические остатки имущества, а также выявленные при инвентаризации количественные и суммовые расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации типовой формы (утверждены вышеупомянутым постановлением Госкомстата России), которые заполняются не менее чем в двух экземплярах. Однако для инвентаризации безналичных денежных средств, финансовых вложений, оценочных резервов такие формы не утверждены. Поэтому организации вправе их разработать самостоятельно. Но при этом необходимо указать обязательные атрибуты первичного учетного документа, форма которого не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, приведенные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете.

Акты обмеров, технические расчеты и другие документы, послужившие основанием для установления фактического наличия имущества навалочных товаров (наливной продукции), прикладываются к соответствующим инвентаризационным описям.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые делают запись, что проверка произведена в их присутствии, претензий к членам комиссии нет, и они принимают перечисленное в описи имущество на ответственное хранение.

Кроме того, при проведении инвентаризации комиссия может:

• осуществить проверку соблюдения правил и условий хранения материально-производственных запасов, а также правил содержания и эксплуатации основных средств;

• выявить материально-производственные запасы, частично потерявшие свое первоначальное качество и устаревшие морально;

• выявить сверхнормативные и неиспользуемые материальные ценности.