Ms Access мәліметтерді басқару жүйесі. Кесте, үлгі,есеп. Ms Access интерфейсімен танысу.
Microsoft Access 2010 пайдаланушы интерфейсі қосымшамен жұмыс жасау үшін көптеген элементтерден тұрады. Бұл элементтер Access пен жұмыс жасауда керек командаларды тез тауып және олармен тез жұмыс үйрену үшін кірістірілген.
Бұл ашылған терезеден көріп отырғанымыздай мәліметтер қорын құруға, сақтауға, құпия кілт қоюға, соңғы құжаттардың тізімін көруге, файлмен жұмыс жасау үшін қолданылатын негізгі командаларды және т.б. командаларды орындауға болады.
Создание қаптамасында MS Access мәліметтер қорының объектілері: кесте, сұраныс, үлгі, есеп, макростар орналасқан. MS Access мәліметтер қорының негізгі объектісі ретінде кесте алынады. Кесте — МҚ ақпаратты енгізу және оны сақтау үшін қолданылатын ең басты обьект болып табылады. Кесте құрудың екі жолы бар:
Конструктор режимі арқылы
Үлгі шебері бойынша (Мастер форм)
Кесте өрістен және жазбадан тұрады. Жазба ол – қатар, өріс ол – баған болып табылады. Әр өріске ат, мәлімет типі, қасиеті және сипаттама беріледі.
Мәлімет типі (Тип данных) берілген өріс құрамындағы мән диапазоны мен түрін анықтайды. Microsoft Access келесі мәліметтер типін ұсынады:
мәтіндік —өлшемді 1 мен 255 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер.
сандық — сандық өрістер бүтін не нақты сандар енгізілетін болады.
Memo өрісі — өріс мәтіндік сияқты, бірақ ол ұяшықта 257 мен 65536 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер қолданылады.
Күнтізбе / уақыт — сақталатын құжаттардың уақыты мен күнтізбесі көрсетіледі.
ақшалық — мәліметтер типі ақша түрінде беріледі. Өрістің ұзақтығы 8 байт.
Счетчик — мәліметтер типтері натурал сандардың ретімен берілуі болып табылдаы. Өріс ұзақтығы 4 байт.
Логикалық тип — логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі тұрады. Оны орнату ұяшықта логикалық Иә (ақиқат), орнатуды алып тастау үшін Жоқ (жалған) мәнін енгізу керек. Өріс ұзақтығы 1 байт.
OLE обьектісінің өрісі — басқа программалар арқылы құрылған сурет және т.б. обьектілерді кірістіру үшін қажет.
Гиперссылка — өрісі интернет не басқа обьектінің файлдармен байланыс орнату үшін гиперсілтеме мәтінін енгізу үшін құрылады. Ұзақтығы 2048 символ.
Кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу деп атайды. Фильтрлеудің үш түрі бар:
таңдама бойынша
әдеттегідей
кеңейтілген
Кеңейтілген фильтр күрделі фильтрді құру кезінде қолданылады. Фильтрді орындау үшін Фильтр – Кеңейтілген фильтрді Главная қаптамасынан таңдау қажет.
Үлгі (Форма) — берілгендерді экраннан енгізуді жеңілдету үшін дайындалған бланк. Үлгіні кесте негізінде құрып, оған өзгерістер енгізуге болады. Бұл кезде өзгерістер автоматты түрде кестеге де енгізіліп қойылады. Үлгіні құрудың екі түрі бар:
Форма шебері (форманы жартылай автоматты түрде құру)
Қолдан құру (конструктор режимі арқылы)
Access-те үлгінің келесі түрлерін құруға болады:
Бір бағанға (в один столбец)
Ленталық (ленточный)
Кестелік (табличный)
Түзетілген (выровненный)
Үлгі шебері (Мастер форм). Автоматты түрде үлгі құрудың бір тәсілі - Үлгі шебері арқылы құру.
Жаңа үлгі терезесін экранға шығару.
Терезенің Үлгі шебері қатарын және кестелер тізімінен кесте атауын таңдап, ОК батырмасын шерту. Төрт қадамдық сұхбаттық терезесі бар Үлгі шебері іске қосылады.
Қолдан құру (Конструктор форм). Үлгі құрудың үшінші тәсілі – Қолдан құру.
Есеп(Отчет) – кесте не сұраныстың басып шығаруға дайындалған түрі. Есепті құру тәсілі үлгі құру тәсіліне ұқсас, бірақ үлгіден айырмашылығы – ол деректерді енгізу үшін емес, тек шығару үшін және басылып шығатын құжатты дайындау форматында құрылады. Есепті құрудың түрлері:
Батырма түрі |
Түрлері |
Түсініктеме |
|
Есеп |
Қарапайым кестелік есеп құруға мүмкіндік береді |
|
Конструктор отчетов |
Конструктор режимінде бос есепті ашуға және оған қажетті өрістер мен басқару элементтерін қосуға мүмкіндік береді. |
|
Пустой отчет |
Макет режимінде бос есепті ашуға және «Список полей» есебін бейнелеуге мүмкіндік береді. |
|
Мастер отчетов |
Макет параметрлерін, сұрыптау және топтау деңгейлерін, өрістерін тапсыру арқылы қадамдық шебер (мастер) шақыру үшін қажет. Шебер жұмыс нәтижесінде таңдалған параметрлер қорындағы есеп құрылады. |
|
Наклейки |
Стандартты немесе кірістірілген таңба өлшемін, көрсетілген өріс жиынтығын және олардың сұрыптау ретін таңдауға болатын шеберді шақырады. Нәтижесінде шебер таңдалған параметрлер қорындағы таңбамен есеп құрады. |
Есептің келесі түрлерін құруға болады:
Бағанға (в столбец)
Кестелік (табличный)
Түзетілген (выровненный)
Автоесеп- есепті автоматты түрде құрудың қарапайым әдісі. Оны екі типте құруға болады: бағандық және таспалық. Конструктор терезесі арқылы Автоесеп пен Есептер шеберін пайдаланып құрылған есеп элементтерінің орналасу форматын қолдан өзгертуге болады. Кестенің сандық өріс мәндерін көрнекті түрде салыстыру үшін оларды диаграммма түрінде көрсеткен дұрыс.
Мәліметтер қоры бірнеше кестелер жиынтығынан құрылады. Кестелер өзара бір-бірімен байланыста болу қажет. Кесте арасындағы мәліметтерді байланыстыруды кеңінен қарастырамыз. Мәліметтердің арасындағы байланыс типтері:
Бірдің – бірге
Бірдің – көпке
Көптің – көпке