3.4. Создание форм
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам. На Рис 4. показана главная форма проекта «Склад», на которой расположены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД.
В режиме создания формы с помощью конструктора создаем главную форму путем добавления кнопок и связывания их с другими таблицами, формами и запросами. Добавляем кнопку Выход, которая закрывает программу.
Рис 4. Главная форма
Но что делать, если в Базу данных ввод информации будет, осуществляется неквалифицированным пользователем. Чтобы такие люди могли спокойно работать с Базой и не видеть того, что им ненужно видеть, Access предусматривает такую вещь как Формуляры.
Из предусмотренных Access способов создания формуляров выберем самый простой – это использование Конструктора формуляров. Свой формуляр сделаем на основе запроса, который, в свою очередь был сделан основе нескольких таблиц. После всего должно получиться что–то вроде этого:
Рис 5. Форма «Отгрузки»
Рис 6. Форма «Информация о складе»
В этих окнах можно как редактировать, так и вводить новую информацию. Помимо этого, формуляры можно распечатывать на принтере.
3.5. Создание отчетов
Кроме формуляров Access предоставляет специальное средство для распечатки выбранной информации – Отчеты. Отчеты отличаются от формуляров одним: в отчете нельзя редактировать данные. Давайте создадим один, но основанный только на одной таблице Отгрузки. Для этого также воспользуемся Конструктором отчетов, т.к. это более легкий и понятный способ построения чего–либо. Для этого из предлагаемых запросов и таблиц выберем таблицу Отгрузки, потом выберем опцию группировки Groups/Totals, порядок полей в отчете оставим такой же, сгруппируем, очередность сортировки в группах сделаем по оставшемуся полу ID, выберем стиль формы отчета Presentation и расположение на листе бумаги Portrait, введем имя для отчета Отгрузки по кварталам и нажмем кнопку Finish. Access создаст отчет:
Рис 7. Отчет
Обрабатывая, таким образом, информацию мы часто повторяем определенные последовательности операций и для того чтобы избежать этого, а также повысить эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки данных. Access предоставляет набор Макрокоманд. В нашей Базе есть одно такое повторяющееся действие: если при каждой загрузке Базы данных мы хотим открывать сразу все наши таблицы, запросы, отчеты или что–нибудь еще, то мы можем записать последовательность макрокоманд делающих это.
Заключение
В рамках курсового проекта по дисциплине «Системы баз данных» был разработан программный продукт прикладного уровня «Склад» при использовании базы данных Microsoft Office Access.
В результате выполненной разработки можно сделать следующие выводы:
При разработке программного обеспечения был пройден полный цикл проектирования программы от постановки задачи до введения выходного результата на исполнение и эксплуатацию.
Разработанное программное обеспечение позволяет достигнуть следующих эффектов:
уменьшение времени необходимого для учета поставок произведенных на предприятие;
автоматизация контроля поставок;
возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;
своевременное получение информации о сроках оплаты за осуществленные поставки и продажи товара.