6 Организация материально-технического обеспечения

Для обеспечения производственной деятельности ООО «Европейские крепежные технологии» необходим управляемый процесс закупок материалов и услуг. Основной задачей данного процесса является ритмичное материально-техническое снабжение предприятия.

На основании прогнозных показателей объемов производства отделу снабжения доводятся контрольные цифры объемов закупки материалов по году, рассчитанные на основе планируемых объемов выпуска продукции и норм расхода материалов. Исходя из этого, в конце отчетного года проводится компания по заключению договоров на поставку материалов и оказанию услуг на следующий год.

Весь процесс материально-технического обеспечения осуществляется в соответствии с процессом «Менеджмент закупок» СТП 1.16п-2005 стандартом предприятия системы менеджмента качества.

Поставка основных видов материалов практически полностью осуществляется отечественными производителями, цены, которые на момент составления бизнес-плана декларировались в органах контроля соблюдения антимонопольной и ценовой политики Республики Беларусь.

ООО «Европейские крепежные технологии» длительное время работает с постоянными поставщиками основных материалов Республики Беларусь, Польша ,Германия , Китай успешно наладив деловое сотрудничество. Основными поставщиками материалов, с которыми поддерживаются давно сложившиеся, долгосрочные связи, являются:

• РУП «Белорусский металлургический завод» г. Жлобин (металлопрокат);

• ПРУП «Речицкий метизный завод» г. Речица (метиз);

• ОАО «Березовский КСИ» г. Береза (Химия);

• Польская организация «Topex»- (инструмент)

• Hitachi (китай ) поставка (электроинструмента , запчасти );

Предприятие, при выборе поставщиков, руководствуется следующими требованиями:

• оценка уже имеющегося аналогичного опыта поставок и выполненных услуг;

• анализ условий поставок поставщиков в сопоставлении с конкурентами;

• стабильное качество закупленных материалов и соответствие их требованиям стандартов;

• уровень цен не выше альтернативных или сложившихся на внутреннем рынке Республики Беларусь;

• возможность оплаты по факту поставки или минимальной предоплаты.

Преимущество, при удовлетворении всех требований, как правило, отдается отечественному производителю.

Основными задачами отдела снабжения на 2013 год являлись:

- поставка качественных материалов в необходимом для бесперебойной работы предприятия количестве;

- снижение удельного веса материальных затрат в себестоимости продукции за счет поиска наиболее дешевых материалов и рационального использования транспорта для доставки этих материалов.

7 Организация маркетинга и сбыта продукции

На предприятии отдел сбыта выполняет также функции отдела маркетинга. Организационная структура отдела представлена на рисунке 7.1.

Можно сделать вывод, что структура отдела функциональная, т.к. на каждого работника отдела возложены специфические функции, отличные от функций коллег по отделу.

Рисунок 7.1 – Организационная структура отдела сбыта. ООО «Европейские крепежные технологии»

По существующему на предприятии «Положению об отделении сбыта», на данный отдел возложено выполнение ряда функций и задач.

Задачами отдела сбыта являются:

1. Разработка маркетинговой стратегии.

2. Анализ положения предприятия на рынке, его финансово-хозяйственной деятельности и эффективности управления предпри­ятием.

3. Разработка стратегии развития предприятия.

4. Выявление ключевых внутренних и внешних проблем предпри­ятия и разработка оптимальных способов их решения.

5. Исследование существующих сетей сбыта и систем снабжения.

6. Анализ потребительских свойств выпускаемой (реализуемой) предприятием продукции и требований, предъявляемых к ней поку­пателями.

7. Организация рекламы и стимулирование сбыта.

8. Организация послепродажного обслуживания продукции.

К функциям отдела относятся:

1. Организация процесса маркетинговых исследований

2. Поиск и систематизация информации о:

- показателях экономического развития отраслей и регионов, на­правлениях государственной политики, определяющей производство и сбыт выпускаемой продукции и потребляемых видов сырья;

- существующем уровне отечественного производства, объемах импорта и экспорта аналогичной выпускаемой продукции и потреб­ляемого сырья, а также производстве и импорте продукции-замени­теля;

- потребителях и сегментации рынка;

- основных характеристиках рынка для каждого его сегмента (эла­стичности сложившихся цен, потенциальной и реальной емкости рынка, его насыщенности);

- географическом распределении товара, его экспортных рынках;

3. Сбор информации о конкурентах

4. Выявление сильных и слабых сторон конкурентов

5. Определение уровня конкуренции в секторе товара выпускае­мой продукции (давление через продукцию-заменитель, способность покупателей и поставщиков прийти к соглашению).

6. Составление по результатам маркетинговых исследований оп­тимистических, пессимистических и средневзвешенных прогнозов развития рынка, в которых определяются фазы и продолжительность жизненного цикла по каждому виду продукции, выпускаемой пред­приятием, а также приводится оценка потенциальных рисков дея­тельности предприятия.

7. Проведение анализа существующих сетей сбыта продукции;

8. Проведение анализа существующей системы снабжения;

9. Проведение экономического анализа ассортимента выпускае­мой продукции;

10. Выявление сильных и слабых сторон предприятия относитель­но своих конкурентов

11. Выявление ключевых внутренних и внешних проблем для пред­приятия.

12. Разработка предложений по эффективному распределению и использованию всех ресурсов — материальных, финансовых, трудо­вых, земли и технологий.

13. Определение потребностей потребителей в продукции выпускаемой предприятием, а также в продукции выпускаемой конкурентами; вероятности появления новых потребителей.

14. Выявление потребности потребителей в новых видах продукции.

15. Организация участия предприятия в региональных, всероссийских, международных выставках, ярмарках.

На предприятии существует два варианта приемки заказов от покупателей:

1. Покупатель сам приезжает на предприятие и предоставляет заказ по специально разработанной форме;

2. Покупатель отправляет заявку с необходимыми реквизитами и описанием продукции почтой или по факсу.

В заявке указывается наименование покупателя, его юридический и фактический адрес, цель приобретения товара. Заявки (кроме предоставляемых в развитие договора) представляются покупателями в течение всего года (конкретные сроки не определены), однако есть регламентация сроков рассмотрения и ответа по предоставляемым заказам – не менее двух недель. После получения заказа предприятие отправляет покупателю по факсу специально разработанную счет-фактуру. Срок оплаты – 10-12 дней.

Для реализации продукции отдел сбыта ООО «Европейские крепежные технологии» использует несколько видов договоров (экспортные, бартерные, по взаимозачёту), однако наиболее распространён торговый договор, на примере которого и стоит рассмотреть сущность основных разделов. Т.о. данный договор включает следующие разделы:

1. Предмет договора: наименование, сроки и условия предоставления заявок (не позднее недели до начала месяца исполнения, а если не представлена, то поставщик освобождается от обязанности поставки в этом месяце) и их рассмотрения (исходя из плана производства);

2. Порядок поставки: условия и место передачи и перехода рисков, наименование получателя (нельзя определить иного получателя), требования по соответствию продукции и упаковки стандартам, наименование выписываемых на партию документов; рис

3. Цена продукции: франкирование (франко-назначение и франко- склад поставщика), валюта (в белорусских рублях, согласно прейскуранту, включает стоимость маркировки и упаковки, невозвратная тара оплачивается покупателем отдельно, либо засчитывается в счёт дальнейших отгрузок);

4. Условия оплаты: путём оплаты платёжных требований поставщика в порядке последующего акцепта (платёжное требование выставляется через три дня после отгрузки и обязано акцептироваться не позднее 10 дней), в случае просрочки оплаты поставщик приостанавливает дальнейшую отгрузку вплоть до полной оплаты задолженности и вправе перевести покупателя на 100% предоплаты;

5. Порядок отгрузки, приемка продукции по количеству и качеству, возврат поддонов: ответственность за бой, условия приёмки при различных формах отгрузки, порядок действий в случае выявления недостачи, требование надлежащей сохранности поддонов;

6. Ответственность сторон: неустойка 0.25% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки, а также возмещение убытков причинённых неисполнением или ненадлежащим исполнением покупателем своих обязанностей;

7. Форс-мажор;

8. Порядок расторжения (по соглашению, при неоднократном нарушении сроков оплаты и неоднократной не выборке продукции), рассмотрение споров (по возможности – путем переговоров, при необходимости – обращение в хозяйственный суд), особые условия (не разглашать условия третьим лицам);

9. Срок действия договора

Далее в договоре указываются юридические адреса сторон, подписи их представителей и печати. К договору прилагается таблица с указанием конкретных наименований продукции, подлежащих поставке и др. документы, например, протокол согласования цен.

В отделе сбыта на каждого покупателя имеется своеобразное досье. Досье — это утвержденная форма внутреннего учета, определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе). Досье на покупателя в ООО «Европейские крепежные технологии» включает:

- все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;

- данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров (т.е. влияющим на закупки);

- дату и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности);

- данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;

- данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов);

- данные по сверкам дебиторской задолженности (по данным, полученным из расчетного бюро финансового отдела);

- данные по спорам (в части претензионной и судебной работы); статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

Досье регулярно пополняется в соответствии с новыми сведениями о клиенте.

Такое досье служит для контроля покупателя на предмет его надежности и финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией (имеется в виду организация-продавец). Начальник отдела сбыта контролирует соблюдение порядка ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим вышеуказанное досье, и обеспечивает их сохранность.