8 Контроль.

8.1 Сущность контроля.

Контроль это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Выделяют следующие виды контроля:

1. Предварительный.

2. Текущий

3. Заключительный

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Основным его средством является реализация определенных правил, процедур, линий поведения, соблюдение которых позволяет организации развиваться в заданном направлении.

Предварительный контроль используется по отношению к:

1. Человеческим ресурсам (установление эталонных значений характеристики персонала, что позволяет предположить успешное выполнение должностных обязанностей).

2. Материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, обеспечение оптимального уровня материальных запасов).

3. Финансовым ресурсам (составление финансового плана).

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить какие-либо отклонения от намеченных планов и инструкций, что не позволяет дать развиться этим отклонениям. Для осуществление этого контроля необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работ. Он выполняет две важные функции:

1. Дает информацию для планирования (если аналогичные работы будут осуществляться в будущем).

2. Способствует мотивации (обеспечивает справедливое вознаграждение).

8.2 Процесс контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Этап 1. Определение стандартов

Этап 2. Сравните результаты со стандартными

Этап 3. Действия

Да

Планирование Цели и стратегические планы

Установите масштаб допустимых отклонений

Оцените точность и значимость информации

Достигнуты ли цели?

Ничего не предпринимайте

Нет

Да

Сравните результаты со стандартами

Сообщите полученные данные сотрудникам

Реалистичны ли стандарты?

Установите причину отклонения

Определите показатели результативности

Нет

Пересмотрите стандарты

Устраните отклонения

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, достижение которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполнения работы.

Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах не возможно. Но это не должно служить оправданием того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще. Даже субъективный показатель, при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего. Руководитель не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа.

Второй этап контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. После обнаружения отклонений, решается вопрос, насколько они допустимы. В связи с этим, руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревогу.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, насколько важна данная информация. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать и как.

После вынесения оценки процесс контроля переходит в третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Если сопоставление фактических результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Но контроль все равно должен осуществляться раз за разом, повторяя цикл.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращение организации к правильному образу действий. Прежде, чем выбрать корректирующее действие, необходимо взвесить все переменные, имеющие отношения к данным отклонениям. Поскольку все подразделения в организации связаны между собой, то изменение в одном из них неизбежно повлечет за собой изменения во всей организации в целом. Поэтому, вначале нужно убедиться, что предпринимаемое действие не повлечет за собой дополнительных трудностей.

Не все отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому, что они основаны на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Стандарты могут пересматриваться в сторону повышения, если прогноз составлен слишком пессимистично, и в сторону повышения, если прогноз слишком оптимистичен.