Урок 2. Планирование работ.

Цель: приобретение навыков составления плана проектных работ в MS Project; изучение возможностей формирования списка задач проекта, определения их длительности и зависимостей между ними, работы с повторяющимися задачами.

Определение состава работ

Задача планирования проекта заключается в том, чтобы как можно более точно и детально определить необходимую для реализации проекта последовательность работ и максимально верно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее оценка, тем выше качество плана проекта.

Естественно, что первым шагом на этом пути является собственно определение состава работ по проекту. Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается скелетный план работ, состоящий из фаз, их результатов (вех) и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяется их длительность и связи. В дальнейшем, при необходимости, определяются ключевые даты проекта, устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие ограничения по времени; а также в план добавляется дополнительная информация о задачах.

Для освоения навыков работы в MS Project разберем следующий проект: IT-компания разрабатывает обучающий семинар по системе управления проектами MS Project 2007 для сторонней организации. В последствии компания планирует проводить тренинги повышения квалификации по разработанному семинару для менеджеров организации-заказчика и других сторонних организаций.

Создадим скелетный план работ по данному проекту. Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор на поле Название задачи (Task Name) и ввести название задачи¹. Добавление в проект фазы не отличается от добавления задачи. Любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача. Для того чтобы осуществить вложение задач необходимо провести их структурирование. Структурирование позволяет организовывать задачи в виде суммарных задач и подзадач. По умолчанию все суммарные задачи (фазы) выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступом, а подзадачи (задачи, не имеющие вложений) отображаются под ними с отступом. Чтобы поместить задачу на более высокий/низкий уровень структуры необходимо установить курсор на строку с задачей и нажать на панели инструментов Форматирование (Formatting) кнопку / или же воспользоваться командой Структура в пункте меню Проект.

Задание: исходя из цели нашего проекта – разработка обучающего семинара, можно выделить в качестве фаз проекта: Подготовка учебного плана семинара, Разработка учебно-методических материалов, Подготовка рекламных материалов. Введите указанные фазы в проект.

Задание: После того, как список фаз составлен (хотя MS Project еще не понял, что это фазы, а воспринимает их как задачи), в план вводятся результаты указанных фаз проекта. Пусть результатом фазы Подготовка учебного плана семинара будет Утверждение учебного плана семинара. Результатом фазы Разработка учебно-методических материалов – Утверждение учебно-методических материалов. Результатом фазы Подготовка рекламных материалов - Утверждение рекламных материалов.

Ввести в проект результаты фаз и обозначить их, как вехи. В качестве логического завершения проекта ввести фиктивную завершающую задачу: Обучающий семинар разработан (длительность 0 дней). В случае возникновения затруднений использовать справочную систему MS Project.

Задание: Добавьте в создаваемый план несколько основных задач. Например, для фазы Подготовка учебного плана семинара основная задача – Разработка подробного плана учебного семинара. Для фазы Разработка учебно-методических материалов основные задачи – Разработка презентации к семинару, Подготовка практических примеров, Составление практических заданий для самостоятельной работы. Для фазы Подготовка рекламных материалов основная задача – Составление аннотации к семинару.

В результате выполнения последнего задания вы получите готовый скелетный план работ по проекту. Теперь, можно переходить к добавлению в план остальных задач и подфаз.

Задание: Добавьте в имеющийся план остальные необходимые задачи (согласно нижеприведенному примеру).

Задание: Добавьте в полученный план головную фазу Разработка обучающего семинара. Превратите фазы Подготовка учебного плана семинара, Разработка учебно-методических материалов, Подготовка рекламных материалов в ее подфазы. РЕЗУЛЬТАТ продемонстрируйте преподавателю.