Практикум: Навыки работы в системе управления проектами MS Project 2007.

План работ:

Тема 1. Создание плана проекта

Урок 1. Основы планирования и создание нового проекта в MS Project.

Урок 2. Планирование работ

Урок 3. Планирование ресурсов и создание назначений

Урок 4. Расчет бюджета проекта

Тема 2. Оптимизация плана проекта

Урок 5. Выравнивание загрузки ресурсов с помощью MS Project

Урок 6. Ручное выравнивание загрузки ресурсов

Урок 7. Сохранение базового плана

Тема 3. Отслеживание проекта

Урок 8. Ввод фактических данных в проект

Урок 9. Отслеживание хода реализации проекта

Урок 10. Создание отчетов по проекту

В данном файле рассматривается:

Тема 1: Создание плана проекта 2

Урок 1. Основы планирования и создание нового проекта. 2

Урок 2. Планирование работ. 7

Урок 3. Планирование ресурсов и создание назначений. 14

Урок 4. Расчет бюджета проекта. 18

Тема 1: Создание плана проекта Урок 1. Основы планирования и создание нового проекта.

Цель: освоить общую терминологию планирования проектов и терминологию планирования проектов в MS Project; получить представление об основных принципах и этапах планирования; приобрести навыки определения проекта (задания ключевых характеристик) в MS Project.

План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource), назначения (Assignment).

Задача – работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы или фазы.

Фаза – одна или несколько задач, в результате которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Поскольку результаты фазы достигаются благодаря суммированию результатов входящих в нее задач, в MS Project фазу называют суммарной задачей (Summary task). Фазы, могут состоять не только из отдельных задач, но и из других фаз.

Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. С помощью фаз удобно контролировать ход работы над проектом. По завершении проектной фазы осуществляется анализ полученных результатов (для выявления и устранения ошибок).

При планировании работ нужно понимать, что чем детальнее будет план проекта, тем он будет точнее, а значит – лучше. Поэтому в тех случаях, где это возможно стоит разбивать большие задачи на более мелкие – превращать задачи в подзадачи. Формальными критериями, показывающими, что задачу можно раздробить на более мелкие, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и число исполнителей (как правило, если над решением задачи трудится 2-3 человека, каждый из них решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и достигнуть ее нельзя, не достигнув неких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project – вехами (Milestone). Обычно, достижение промежуточной цели является результатом фазы, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается промежуточная цель. Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, скажем, одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность ее – 0 дней, исполнители – отсутствуют. Фиктивная завершающая задача присутствует в плане только для того, чтобы обозначить момент завершения фазы и облегчить менеджеру контроль за отслеживанием проекта.

Длительность задачи (в MS Project Duration) – это период рабочего времени, необходимый для того, чтобы задача была выполнена (время через которое будет получен результат). При подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время (выходные дни, перерывы).

Трудозатраты (в MS Project Work) – реальное время, затраченное сотрудником на выполнение задачи (время которое сотрудник затратил для получения результата).

Например, для выполнения задачи “Сбор предложений от авторов” в проекте – издание журнала ответственному секретарю нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полтора на обработку поступивших в течение недели ответов. Т.о., его трудозатраты на выполнение задачи = 2 часам, а длительность задачи = 1 неделе.

Л огика, определяющая последовательность выполнения задач в плане проекта, обозначается в MS Project терминами: