Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Согласно статье 122 Трудового кодекса компания обязана предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней*(78) и в некоторых случаях дополнительный отпуск*(79). Если сотрудник не использовал отпуска и увольняется, ему выплачивается денежная компенсация*(80).

Чтобы ее рассчитать, необходимо сначала определить количество дней отпуска, на которые работник имеет право на день увольнения. Для этого следует посчитать его стаж, который дает право на ежегодный отпуск. Исчислять его нужно с даты, когда человек приступил к работе, а не с начала календарного года. В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются: время отсутствия сотрудника на работе без уважительной причины, период отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также дни отпуска без сохранения заработной платы, которые превышают 14 календарных дней такого отпуска в году*(81).

Сотрудник имеет право на полную компенсацию (за все 28 календарных дней отпуска), если он отработал в организации не менее 11 месяцев. В иных случаях компенсация рассчитывается пропорционально отработанным месяцам. При расчете излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца*(82). Подобную компенсацию рассчитывают практически в том же порядке, что и отпускные выплаты. О порядке определения их суммы читайте в разделе "Отпуска. Ежегодные, дополнительные, учебные" подраздел "Оплата отпуска".

Пример

Сотрудник был принят на работу 11.01.2012, а уволен 14.09.2012. Он имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней. На день увольнения работник им не воспользовался.

В данной ситуации период для определения количества дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит 8 месяцев (с 11.01.2012 по 10.09.2012, остаток в 4 дня отбрасывается), которые сотрудник отработал полностью. Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:

28 дн. : 12 мес. х 8 мес. = 18,67 дн.

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится исходя из среднего заработка сотрудника. Для его расчета необходимо учитывать все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников. Порядок расчета среднего заработка в этом случае изложен в разделе "Оплата труда. Оформление, начисление, выплата" подраздел "Выплата среднего заработка".

На практике зачастую возникают ситуации, когда день увольнения работника приходится на последний или предпоследний день месяца. Нужно ли в этом случае месяц увольнения включать в расчетный период при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск? Однозначного ответа на этот вопрос нет. Так, Роструд в своем письме *(83) указал, что если день увольнения приходится на последний календарный день месяца, то этот месяц необходимо включать в расчетный период при определении среднего заработка для целей выплаты отпускных и компенсации.

Пример

Сотрудница была принята в организацию 01.02.2012, а уволена 30.09.2012. Она имеет право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Месячный оклад с февраля по август составлял 40 000 руб., а в сентябре он был повышен до 45 000 руб.

Поскольку сотрудница уволилась в последний день месяца, то этот месяц необходимо включить в расчетный период для определения среднего заработка для целей выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. В расчет принимают доход сотрудника за 8 отработанных месяцев (с 01.02.2012 по 30.09.2012). Расчетный период отработан полностью.

Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:

28 дн. : 12 мес. х 8 мес. = 18,67 дн.

Средний дневной заработок равен:

(40 000 руб. х 7 мес. + 45 000 руб.) : (8 мес. х 29,4) = 1381,80 руб.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, причитающаяся работнице, составит:

1381,80 руб. х 18,67 дн. = 25 798,21 руб.

Если же работник увольняется в предпоследний день месяца, данный неполный месяц в расчет среднего заработка включать нельзя.

Пример

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что сотрудница уволилась 29.09.2012.

В связи с тем, что день увольнения приходится на предпоследний день месяца, этот месяц нельзя включать в расчетный период для определения среднего заработка для целей выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Значит, расчетный период для определения среднего заработка составит 7 месяцев (с 01.02.2012 по 31.08.2012). Период для определения количества дней неиспользованного отпуска равен 8 месяцев (с 01.02.2012 по 29.09.2012). Расчетный период отработан полностью.

Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:

28 дн. : 12 мес. х 8 мес. = 18,67 дн.

Средний дневной заработок равен:

40 000 руб. х 7 мес. : (7 мес. х 29,4) = 1360,54 руб.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, причитающаяся работнице, составит:

1360,54 руб. х 18,67 дн. = 25 401,28 руб.

Компенсацию за неиспользованный отпуск отражают в бухгалтерском учете в аналогичном порядке, что и отпускные выплаты. Этот порядок изложен в разделе "Отпуска. Ежегодные, дополнительные, учебные" подразделе "Бухгалтерский учет и налогообложение отпускных".