Особенности заполнения табеля в отдельных ситуациях

Отметим, что законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.

Отметим, что удаление тех или иных реквизитов, установленных Госкомстатом России (Росстатом), в первичных документах не допускается. В то же время фирма вправе вводить в них дополнительные строки и графы. Это предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации*(24). Воспользовавшись этим правом, компания может внести в табель учета рабочего времени любые дополнительные графы и строки для отражения какой-либо нестандартной ситуации. Хотя зачастую в этом и нет такой необходимости.

Мнение специалиста

В. Павленко, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

И. Михайлов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

При необходимости в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты. Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20. Возможность увеличения количества граф табеля подтверждает и Роструд (см. письмо Роструда от 18.03.2008 N 660-6-0).

Вносимые в табель изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом (как правило, приказом руководителя организации). При введении в табель новых граф можно для удобства пользователей поменять и формат бланка унифицированной формы (например, расширить или сузить имеющиеся графы и строки, включить дополнительные свободные строки и т.п.).

К слову сказать, аналогичная норма закреплена и в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации*(25). По этому документу "при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных" (комментарий к порядку заполнения табелей учета рабочего времени по формам N Т-12 и Т-13).

Работа сверхурочно

Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник компании работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "С" (продолжительность работы сверхурочно)? В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код "Я", в дополнительной - "С". При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах "8" и "2". В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.

Работа в день командировки

Сотрудник по договоренности с работодателем может выйти на работу в день возвращения из командировки. Получается, что, с одной стороны, его командировка не закончилась (код по табелю "К"), с другой - он находится уже на рабочем месте (код по табелю "Я"). Отметим, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Это предусмотрено Положением об особенностях направления работников в служебные командировки*(26).

Обязанности выходить на рабочее место в день командировки у сотрудника нет. Однако по договоренности с работодателем он может это сделать как на полный день, так и лишь на его часть. В данном случае компания обязана ему оплатить:

- день командировки (таковым считается и день прибытия) из расчета среднего заработка;

- суточные за этот день;

- отработанные часы.

Соответственно, в табеле могут быть проставлены коды, обозначающие нахождение сотрудника в командировке и факт его выхода на работу. При этом в табеле нужно указать и количество отработанных им часов. Предположим, в день возвращения из командировки сотрудник отработал 4 часа. В такой ситуации в соответствующих графах табеля проставляются буквенные коды "К" и "Я" и отработанные часы - "4". Таким образом, бухгалтер отразит факт нахождения сотрудника в командировке, его работы в этот день и количество отработанных часов.

В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.