Табель учета рабочего времени

Для учета рабочего времени предусмотрены специальные формы. Они утверждены Госкомстатом России*(20). Это табели учета рабочего времени. Форму табеля N Т-12 применяют при ручном учете, Т-13 - при автоматизированном. Отметим, что форма N Т-12 состоит из двух разделов: I "Учет рабочего времени" и II "Расчеты с персоналом по оплате труда". Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй - для отражения начисления им заработной платы. При этом компания вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля N Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме N Т-13.

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет)*(21). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля - обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в компании применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в компании, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила*(22). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником компании, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При увольнении сотрудника компания по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. Дело в том, что по трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой*(23). Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию. Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, компания вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

Далее даны образцы заполненных форм (составлены с применением сплошной регистрации явок и неявок на работу).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Унифицированная форма N Т-12

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301007 │

├───────────┤

Закрытое акционерное общество "Салют" по ОКПО│ 11239006 │

─────────────────────────────────────────────────── ├───────────┤

наименование организации │ │

│ │

────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘

структурное подразделение

┌───────────┬─────────────┐ ┌─────────────────┐

│ Номер │ Дата │ │ Отчетный период │

│ документа │ составления │ │ │

├───────────┼─────────────┤ ├────────┬────────┤

│ 4 │ 03.05.12 │ │ с │ по │

└───────────┴─────────────┘ ├────────┼────────┤

│01.04.12│30.04.12│

└────────┴────────┘

Табель

учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Условные обозначения

┌─────────────────────────┐

│ Код │

├────────────┬────────────┤

│ буквенный │ цифровой │

├────────────┼────────────┤

Продолжительность работы в дневное время │ Я │ 01 │

│ │ │

Продолжительность работы в ночное время │ Н │ 02 │

│ │ │

Продолжительность работы в выходные и нерабочие, праздничные дни │ РВ │ 03 │

│ │ │

Продолжительность сверхурочной работы │ С │ 04 │

│ │ │

Продолжительность работы вахтовым методом │ ВМ │ 05 │

│ │ │

Служебная командировка │ К │ 06 │

│ │ │

Повышение квалификации с отрывом от работы │ ПК │ 07 │

│ │ │

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности │ ПМ │ 08 │

│ │ │

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск │ ОТ │ 09 │

│ │ │

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск │ ОД │ 10 │

│ │ │

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего│ У │ 11 │

заработка работникам, совмещающим работу с обучением │ │ │

│ │ │

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без│ УВ │ 12 │

отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы │ │ │

│ │ │

Дополнительный отпуск, в связи с обучением без сохранения заработной│ УД │ 13 │

платы │ │ │

│ │ │

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением│ Р │ 14 │

новорожденного ребенка) │ │ │

│ │ │

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет │ ОЖ │ 15 │

│ │ │

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по│ ДО │ 16 │

разрешению работодателя │ │ │

│ │ │

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных│ ОЗ │ 17 │

законодательством │ │ │

│ │ │

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы │ ДБ │ 18 │

│ │ │

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т")│ Б │ 19 │

с назначением пособия согласно законодательству │ │ │

│ │ │

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях,│ Т │ 20 │

предусмотренных законодательством │ │ │

│ │ │

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной│ ЛЧ │ 21 │

продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных│ │ │

законодательством │ │ │

│ │ │

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на│ ПВ │ 22 │

другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на│ │ │

прежней работе │ │ │

│ │ │

Невыходы на время исполнения государственных или общественных│ Г │ 23 │

обязанностей согласно законодательству │ │ │

│ │ │

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительной причин в течение│ ПР │ 24 │

времени, установленного законодательством) │ │ │

│ │ │

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по│ НС │ 25 │

инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством │ │ │

│ │ │

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни │ В │ 26 │

│ │ │

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) │ ОВ │ 27 │

│ │ │

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) │ НВ │ 28 │

│ │ │

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) │ ЗБ │ 29 │

│ │ │

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) │ НН │ 30 │

│ │ │

Время простоя по вине работодателя │ РП │ 31 │

│ │ │

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника │ НП │ 32 │

│ │ │

Время простоя по вине работника │ ВП │ 33 │

│ │ │

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в│ НО │ 34 │

соответствии с законодательством │ │ │

│ │ │

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам,│ НБ │ 35 │

предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы │ │ │

│ │ │

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы │ НЗ │ 36 │

└────────────┴────────────┘