Рабочее время и его учет

Заработную плату сотрудникам чаще всего начисляют на основании данных о количестве времени, которое они отработали. Поэтому в компании должен быть налажен его четкий учет. В противном случае фирме могут грозить неприятности от различных контролирующих органов. Так, при отсутствии подобного учета налоговая инспекция будет настаивать на том, что начисление заработной платы работникам документально не подтверждено (то есть у фирмы нет оснований для ее начисления), а трудовая инспекция попытается привлечь компанию к ответственности за нарушение норм трудового законодательства. Ведь "работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником"*(14).

Нормальная продолжительность рабочего времени

Определение такого понятия, как рабочее время, дано в статье 91 Трудового кодекса, по которому это "время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени". Причем рабочим временем признают и ряд периодов, когда сотрудник фактически не работал. Например в результате простоя, возникшего по вине компании.

Кодекс определяет и нормальную продолжительность рабочего времени. Она составляет 40 часов в неделю. Для некоторых категорий сотрудников должна быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Например, для работников в возрасте от 16 до 18 лет она составляет 35 часов в неделю. Перечень таких сотрудников дан в статье 92 Трудового кодекса. По соглашению между компанией и работником последнему может быть установлено неполное рабочее время*(15). Причем в некоторых ситуациях фирма это сделать обязана. Например по просьбе беременной женщины. При неполном рабочем времени сотрудник должен отработать то количество часов, о котором он договорился с работодателем. Например, в компании установлена пятидневная рабочая неделя с продолжительностью рабочего дня 8 часов (то есть 40-часовая рабочая неделя). По просьбе сотрудника ему может быть установлен не восьми-, а например, семи- или шестичасовой рабочий день (то есть 35- или 30-часовая рабочая неделя). Возможен вариант, когда сотрудник работает не пять дней в неделю, а меньше (к примеру 4 или 3 дня).

Чем различаются сокращенное и неполное рабочее время? Первое в обязательном порядке устанавливается в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом. В противном случае это будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Второе определяется по соглашению между сотрудником и компанией. Причем компания-работодатель не обязана устанавливать неполное рабочее время (за исключением тех случаев, о которых мы говорили выше).

Если по инициативе компании сотрудник трудился сверх нормальной продолжительности рабочего времени, это считают сверхурочной работой. Поэтому в ст. 91 ТК РФ переработанные часы оплачиваются в повышенном размере.

В большинстве небольших компаний ведется поденный учет рабочего времени. Его используют при одинаковой ежедневной продолжительности рабочего времени. Как мы сказали выше, при 40-часовой и пятидневной рабочей неделе это составляет 8 часов в день. Если работник трудится на условиях 35-часовой и пятидневной рабочей недели, это - 7 часов в день и т.д.

Возможен вариант с недельным учетом рабочего времени. В этом случае должна соблюдаться норма рабочих часов в неделю. Например 40 часов при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными (суббота и воскресенье). При таком учете возможна недоработка часов в тот или иной день недели с отработкой в другой день. Предположим, в понедельник сотрудник трудился 6 часов, а в среду - 10 (все остальные дни он работал по 8 часов). В этой ситуации нормальная продолжительность рабочего времени будет соблюдена. При этом факт труда в среду в течение 10 часов (на 2 часа больше положенного) сверхурочной работой не считается.

Зачастую по условиям работы соблюсти для сотрудника ежедневную (еженедельную) норму рабочего времени невозможно. В какие-то дни он должен трудиться больше установленной нормы, в какие-то - меньше. В такой ситуации по нему ведут суммированный учет рабочего времени*(16). В данном случае продолжительность рабочего времени не должна превышать нормального числа рабочих часов за учетный период. Таким периодом может выступать любой промежуток времени, определенный в компании (например месяц, квартал, полугодие). При этом максимальная продолжительность учетного периода - один год.

При суммированном учете рабочего времени его нормальная продолжительность определяется в учетном периоде исходя из общей нормы - 40 часов в неделю или меньше, если для данной категории работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Порядок расчета нормы рабочего времени в том или ином промежутке времени установлен Минздравсоцразвития России*(17). Это делают по формуле:

Продолжительность рабочей недели	х	Количество рабочих дней в учетном периоде по графику пятидневной рабочей недели	-	Количество часов, на которые сокращается рабочее время накануне праздников в учетном периоде
5 дн.

Пример

В отношении сотрудника ЗАО "Салют" установлен суммированный учет рабочего времени. Нормальной для него является 40-часовая рабочая неделя. Для работника установлен учетный период - квартал. Нормальная продолжительность рабочего времени за I квартал 2012 г. для него составит:

40 ч : 5 дн. х 57 дн. - 2 ч = 454 ч.

Соответственно, данный сотрудник компании может отработать, например, в январе 136 часов (при норме - 128 часов), в феврале - 160 часов (при норме - 159 часов), а в марте 158 часов (при норме - 167 часов). Общее количество времени, отработанного в учетном периоде, не превысит норму и составит:

136 + 160 + 158 = 454 ч.

Если сотруднику установлено неполное рабочее время, нормальное число рабочих часов за учетный период должно быть уменьшено. Приведенный порядок расчета нормы рабочего времени должен применяться как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.

Мнение специалиста

О. Ефимова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

А. Барсегян, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю в соответствии с частью 3 статьи 91 Трудового кодекса определен приказом Минздравсоцразвития России от 13 августа 2009 года N 588н. В соответствии с пунктом 1 указанного порядка норма рабочего времени на определенные календарные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены) при 40-часовой рабочей неделе 8 часов. Там же указано, что исчисленная в этом порядке норма рабочего времени распространяется на все режимы труда и отдыха. Тем самым исчисленная в таком порядке норма рабочего времени должна применяться и при шестидневной рабочей неделе.

Индивидуальная норма рабочего времени, рассчитанная в вышеуказанном порядке, должна быть уменьшена на периоды отсутствия конкретного работника, например, в связи с очередным отпуском, болезнью и другими аналогичными обстоятельствами. Например, очередной отпуск продолжительностью 10 рабочих дней при 40-часовой рабочей неделе уменьшит норму рабочего времени на 80 часов (8 ч х 10 дн.).

Для сотрудников с суммированным учетом сверхурочной будет считаться работа, выполняемая сверх нормы рабочего времени, подсчитанной за учетный период. Поэтому определить факт и количество часов переработки можно только после того, как учетный период закончится.

Письмо Минздравсоцразвития России от 31 августа 2009 г. N 22-2-3363

Пример

Вернемся к предыдущему примеру.

Предположим, что сотрудник отработал:

- в январе - 136 часов;

- в феврале - 160 часов;

- в марте - 161 час.

Общее количество времени, отработанного в учетном периоде, составит:

136 + 160 + 161 = 457 ч.

Количество часов сверхурочной работы составит:

457 - 454 = 3 ч.

Факт работы сверхурочно будет установлен по окончании I квартала.

Отметим, что сверхурочная работа в течение года не может превышать 120 часов*(18).

Возможен и противоположный вариант: сотрудник не отработал установленную норму рабочего времени в учетном периоде. В такой ситуации его труд оплачивается в зависимости от причин недоработки. Например, если она произошла по вине работодателя, то его рабочее время должно быть оплачено исходя из среднего заработка, рассчитанного пропорционально отработанному времени*(19). Вина работодателя может выражаться в нарушении обязанности по обеспечению нормальных условий работы.

Зачастую случается, что работник увольняется в учетном периоде. Например, в середине года при учетном периоде в один год. В этой ситуации необходимо сравнить нормальную продолжительность рабочего времени в периоде с начала года по день увольнения сотрудника с фактически отработанным им временем. Разница между этими показателями будет являться либо переработкой (фактически отработанное время превышает норму), либо недоработкой (норма превышает фактически отработанное время).

Пример

Сотрудник ЗАО "Салют" трудится по графику сменности. Нормальной для данной категории работников является 40-часовая рабочая неделя. Для сотрудника установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом - год. Предположим, что он увольняется с 29.06.2012. При этом он отработал:

- январь - 126 часов;

- февраль - 153 часа;

- март - 178 часов;

- апрель - 170 часов;

- май - 158 часов;

- июнь - 168 часов.

Общее количество отработанных часов составит:

126 + 153 + 178 + 170 + 158 + 168 = 953 ч.

Норма рабочего времени за этот период:

40 ч : 5 дн. х 119 дн. - 5 ч = 947 ч.

Количество часов сверхурочной работы составит:

953 - 947 = 6 ч.

В дополнение отметим, что суммированный учет рабочего времени может быть установлен как для всей компании в целом, так и для отдельных работников. Порядок введения такого учета определяется правилами внутреннего трудового распорядка.