...При увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом

Как правило, отпуск сотруднику предоставляют по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в компании.

Трудовое законодательство не запрещает предоставлять отпуск и ранее, то есть авансом. Авансовые дни отпуска сотрудник потом отрабатывает. Бывает, что специалист увольняется до того, как отработает эти дни. В этой ситуации бухгалтер должен удержать излишне выплаченные отпускные.

Если отпуск был предоставлен за второй и последующие годы работы и сотрудник увольняется до истечения рабочего года, за который он был предоставлен, ежегодный отпуск не считается предоставленным авансом. Такой отпуск может быть использован в любое время рабочего года*(471).

Компания вправе вернуть излишне выплаченные отпускные, удержав их из зарплаты, выдаваемой сотруднику при увольнении*(472). Правда, в исключительных случаях законодательство накладывает запрет на подобное удержание (например, если увольнение производится в связи с ликвидацией организации или сокращением штата). При удержании денежной суммы за неотработанные дни отпуска при увольнении следует не забывать и о другом ограничении: с работника нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении. Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то с работника в любом случае удерживается не более 20 процентов.

Четкого порядка определения количества неотработанных дней отпуска законодательство не устанавливает. При этом обычная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Соответственно, на один месяц приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 к. дн. : : 12 мес.). Если сотрудник имеет право на более продолжительный отпуск (например в 30 календарных дней), то на каждый месяц приходится 2,5 дня отпуска (30 к. дн. : 12 мес.).

Неотработанное время определяют в полных месяцах. При этом излишки округляются в следующем порядке:

дни, равные или превышающие половину месяца, округляются до полного месяца (например, 20 дней месяца учитывают как полный месяц);

дни, составляющие менее половины месяца, отбрасываются.

Соответственно, количество календарных дней отпуска, которые не были отработаны, определяют по формуле:

Количество полных неотработанных месяцев

х

2,33 к. дн.

При расчете суммы, подлежащей удержанию, должен быть принят среднедневной заработок, по которому ранее производился расчет отпускных. То есть удерживается то, что было выплачено, и точно в том же размере. Новый расчет среднедневного заработка исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, производиться не должен. Иначе может возникнуть ситуация, при которой с работника будут удержаны суммы большие, нежели те, которые он получил при оплате предоставленного отпуска или же, наоборот, меньшие. А это недопустимо. Исправления в "прибыльную" декларацию и расчеты соцвзносов в данном случае не вносят. Все корректировки проводят в текущем периоде (то есть месяце увольнения работника). Причины все те же, что и при отзыве работника из отпуска: отражая отпускные, бухгалтер ошибки не совершил*(473).

Пример

Иванов принят на работу в ЗАО "Салют" с 11.01.2012. Он числится в административно-управленческом отделе фирмы. В апреле 2012 г. ему был предоставлен отпуск авансом на 28 календарных дней с 04.04.2012 по 01.05.2012. Компания занимается производством и платит налог на прибыль по методу начисления. Фирма относится к III классу профессионального риска и уплачивает взносы на "травматизм" по тарифу 0,4%. Фирма уплачивает взносы на обязательное социальное страхование в размере 30%, в том числе:

22% - Пенсионный фонд РФ;

2,9% - Фонд социального страхования РФ;

5,1% - Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

Иванов не имеет права на вычеты по НДФЛ и относится к лицам 1967 г.р. и моложе. Соответственно, взносы, уплачиваемые по нему в ПФР, подразделяются на финансирование страховой (16%) и накопительной частей трудовой пенсии (6%).

Иванову установлен оклад в размере 36 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок Иванова, используемый для оплаты отпуска, составил 1198 руб./дн.

За время отдыха Иванову начислены отпускные в размере:

1198 руб./дн. х 28 к. дн. = 33 544 руб.

При их начислении бухгалтер сделал проводки:

Дебет 26 Кредит 70

- 33 544 руб. - начислены отпускные Иванову;

Дебет 26 Кредит 69-1-1

- 973 руб. (33 544 руб. х 2,9%) - начислены взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-1-2

- 134 руб. (33 544 руб. х 0,4%) - начислены взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-2-1

- 5367 руб. (33 544 руб. х 16%) - начислены взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-2-2

- 2013 руб. (33 544 руб. х 6%) - начислены взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-3

- 1711 руб. (33 544 руб. х 5,1%) - начислены взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 4361 руб. (33 544 руб. х 13%) - начислен налог на доходы с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 29 183 руб. (33 544 - 4361) - выданы отпускные Иванову.

Не доработав до конца года, Иванов увольняется. Дата его увольнения - 13.11.2012. Таким образом, количество неотработанных месяцев - 2 (ноябрь и декабрь). Количество неотработанных дней отпуска будет равно:

2 мес. х 2,33 к. дн. = 4,66 к. дн.

Сумма излишне выплаченных отпускных составит:

1198 руб./дн. х 4,66 к. дн. = 5583 руб.

Иванову излишне выдано (с учетом удержанного налога на доходы):

5583 руб. - 5583 руб. х 13% = 4857 руб.

При увольнении Иванова бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 70

- 5583 руб. - сторнированы отпускные Иванова;

Дебет 26 Кредит 69-1-1

- 1162 руб. (5583 руб. х 2,9%) - сторнированы взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-1-2

- 22 руб. (5583 руб. х 0,4%) - сторнированы взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-2-1

- 1893 руб. (5583 руб. х 16%) - сторнированы взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-2-2

- 1335 руб. (5583 руб. х 6%) - сторнированы взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-3

- 1285 руб. (5583 руб. х 5,1%) - сторнированы взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 726 руб. (5583 руб. х 13%) - сторнирован налог на доходы физлиц с суммы отпускных.

В ноябре (21 рабочий день) Иванов фактически отработал 8 рабочих дней. За это время ему должна быть начислена заработная плата в размере:

36 000 руб. : 21 раб. дн. х 8 раб. дн. = 13 714 руб.

При начислении заработной платы бухгалтер должен сделать записи:

Дебет 26 Кредит 70

- 13 714 руб. - начислена зарплата Иванову за ноябрь;

Дебет 26 Кредит 69-1-1

- 398 руб. (13 714 руб. х 2,9%) - начислены взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-1-2

- 55 руб. (13 714 руб. х 0,4%) - начислены взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69-2-1

- 2194 руб. (13 714 руб. х 16%) - начислены взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-2-2

- 823 руб. (13 714 руб. х 6%) - начислены взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 26 Кредит 69-3

- 699 руб. (13 714 руб. х 5,1%) - начислены взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 1783 руб. (13 714 руб. х 13%) - начислен налог на доходы с суммы зарплаты.

Сумма излишне выплаченных отпускных в размере 4857 руб. (с учетом ранее удержанного НДФЛ) подлежит получению с Иванова. При этом 835 руб. удерживаются из зарплаты Иванова.

Предположим, что оставшуюся сумму в размере 4022 руб. (4857 - 835) Иванов вносит наличными в кассу компании.

Операции по выплате зарплаты и погашению долга отражают следующими проводками:

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 11 096 руб. (13 714 - 1783 - 835) - выдана зарплата Иванову за вычетом НДФЛ и удержаний за неотработанные дни отпуска;

Дебет 50 Кредит 70

- 4022 руб. - возвращена Ивановым в кассу сумма отпускных.