Особенности учета "отпускных" расходов...

Помимо того, что, начисляя отпускные, бухгалтер часто сталкивается с нестандартными ситуациями (например при отзыве сотрудника из отпуска или его увольнении до отработки отпуска, полученного авансом), ему приходится отражать и ряд дополнительных "отпускных" затрат. Например материальную помощь к отпуску или затраты на проезд до места отдыха и обратно. Разберем подобные случаи подробнее.

...При вызове работника из отпуска

Как мы уже говорили, в некоторых случаях сотрудник может быть отозван из отпуска (с его согласия). Подробнее о правовых основах такого отзыва читайте в разделе "Отпуска. Ежегодные, дополнительные, учебные" подраздел "Разделение ежегодного отпуска на части. Отзыв из отпуска".

С первого дня отзыва на работу из отпуска сотруднику начисляется заработная плата, поэтому часть выплаченных денег за неиспользованные дни отпуска работник должен вернуть. Удержать лишние отпускные работодатель не вправе*(465), поэтому сотрудник должен добровольно внести в кассу компании нужную сумму в день выхода на работу.

Часто на практике используется метод зачета излишне уплаченных отпускных в счет будущих начислений и выплат (например, такие суммы зачитываются как аванс по зарплате). Однако этот вариант возврата части отпускных после отзыва трудовым законодательством не предусмотрен и может привести к судебным разбирательствам. Если работник решил использовать часть отпуска в том же месяце, в котором был отозван, оставшиеся отпускные может не возвращать*(466).

Теперь поговорим о том, что в данной ситуации будет с налогооблагаемой прибылью. Обычно до подачи "уточненки" не доходит. Ведь для составления декларации по налогу на прибыль дается 28 календарных дней с момента окончания отчетного периода. А к этому сроку, как правило, уже известно, отгулял сотрудник все дни отпуска или нет.

Кроме того, корректировка отпускных выплат и начисленных с них взносов не связана с ошибкой. При их выдаче все было начислено верно. Поэтому необходимости в подаче уточненных деклараций нет*(467). Необходимое исправление будет сделано в текущем отчетном периоде. По этой же причине не нужны уточненные расчеты по взносам на обязательное социальное страхование и страхованию по "травме"*(468). Хотя взносы, ранее начисленные на лишние отпускные, и подлежат корректировке (сторнированию) равно, как и удержанный налог на доходы физических лиц.

Пример

В сентябре 2012 г. сотрудник отдела сбыта готовой продукции ЗАО "Салют" Иванов направляется в ежегодный оплачиваемый отпуск на 21 календарный день. Отпуск предоставлен с 05.09.2012 по 25.09.2012. ЗАО "Салют" занимается производством и платит налог на прибыль по методу начисления. Фирма относится к III классу профессионального риска и уплачивает взносы на "травматизм" по тарифу 0,4%. Фирма уплачивает взносы на обязательное социальное страхование в размере 30%, в том числе:

- 22% - Пенсионный фонд РФ;

- 2,9% - Фонд социального страхования РФ;

- 5,1% - Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

Для упрощения примера предположим, что Иванов не имеет права на вычеты по НДФЛ и относится к лицам 1967 г.р. и моложе. Соответственно, взносы, уплачиваемые по нему в ПФР, подразделяются на финансирование страховой (16%) и накопительной частей трудовой пенсии (6%).

Иванову установлен оклад в размере 45 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок Иванова, используемый для оплаты отпуска, составил 1498 руб./дн.

За время отдыха Иванову начислены отпускные в размере:

1498 руб./дн. х 21 к. дн. = 31 458 руб.

При их начислении бухгалтер сделал проводки:

Дебет 44 Кредит 70

- 31 458 руб. - начислены отпускные Иванову;

Дебет 44 Кредит 69-1-1

- 912 руб. (31 458 руб. х 2,9%) - начислены взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-1-2

- 126 руб. (31 458 руб. х 0,4%) - начислены взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-2-1

- 5033 руб. (31 458 руб. х 16%) - начислены взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-2-2

- 1887 руб. (31 458 руб. х 6%) - начислены взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-3

- 1604 руб. (31 458 руб. х 5,1%) - начислены взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 4090 руб. (31 458 руб. х 13%) - начислен налог на доходы с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 27 368 руб. (31 458 - 4090) - выданы отпускные Иванову.

В связи с производственной необходимостью работник был отозван из отпуска. Он приступил к работе с 19.09.2012. Таким образом, Иванов не отгулял 7 календарных дней отпуска. Сумма отпускных, излишне выданных компанией, составила:

1498 руб./дн. х 7 к. дн. = 10 486 руб.

Иванову излишне выдано (с учетом удержанного налога на доходы):

10 486 руб. - 10 486 руб. х 13% = 9123 руб.

После выхода Иванова на работу бухгалтер должен сделать следующие исправительные проводки:

Дебет 44 Кредит 70

- 10 486 руб. - сторнированы отпускные Иванова;

Дебет 44 Кредит 69-1-1

- 304 руб. (10 486 руб. х 2,9%) - сторнированы взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-1-2

- 42 руб. (10 486 руб. х 0,4%) - сторнированы взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-2-1

- 1678 руб. (10 486 руб. х 16%) - сторнированы взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-2-2

- 629 руб. (10 486 руб. х 6%) - сторнированы взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-3

- 1535 руб. (10 486 руб. х 5,1%) - сторнированы взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 1363 руб. (10 486 руб. х 13%) - сторнирован налог на доходы с суммы отпускных.

В сентябре (20 рабочих дней) Иванов фактически отработал 10 рабочих дней. За это время ему должна быть начислена заработная плата в размере:

45 000 руб. : 20 раб. дн. х 10 раб. дн. = 22 500 руб.

При начислении заработной платы бухгалтер должен сделать записи:

Дебет 44 Кредит 70

- 22 500 руб. - начислена зарплата Иванову за сентябрь;

Дебет 44 Кредит 69-1-1

- 653 руб. (22 500 руб. х 2,9%) - начислены взносы по соцстрахованию в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-1-2

- 90 руб. (22 500 руб. х 0,4%) - начислены взносы по "травме" в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69-2-1

- 3600 руб. (22 500 руб. х 16%) - начислены взносы в ПФР на страховую часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-2-2

- 1350 руб. (22 500 руб. х 6%) - начислены взносы в ПФР на накопительную часть пенсии;

Дебет 44 Кредит 69-3-1

- 1148 руб. (22 500 руб. х 5,1%) - начислены взносы в федеральный фонд медстрахования;

Дебет 70 Кредит 68

- 2925 руб. (22 500 руб. х 13%) - начислен налог на доходы с суммы зарплаты;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 19 575 руб. (22 500 - 2925) - выдана зарплата Иванову.

При возврате Ивановым суммы излишне выданных отпускных бухгалтер должен сделать запись:

Дебет 50 Кредит 70

- 9123 руб. - возвращена в кассу сумма излишне выданных отпускных.

В дополнение отметим, что пересчитать средний заработок придется, если работник решит использовать оставшуюся часть отпуска в другом месяце. Ведь в этом случае изменится расчетный период, выплаты за который учитывают при подсчете отпускных*(469). В новом расчете среднего заработка нужно будет учесть начисленную за время отзыва зарплату*(470).