Предоставление отпуска в календарных днях

По общему правилу отпуск предоставляют в календарных днях. Из этого правила есть исключения. Например, сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы. Это предусмотрено статьей 291 Трудового кодекса. Аналогичное положение содержится в статье 295 этого документа, согласно которой сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за месяц труда.

Для оплаты отпуска, предоставленного в календарных днях, необходимо определить средний дневной заработок сотрудника. Расчет этого показателя зависит от того, полностью сотрудником отработан расчетный период или нет. В первом случае его рассчитывают так:

Заработок сотрудника, включаемый в расчет

12 мес.

29.4 дн.

Сумму отпускных рассчитывают по формуле:

Средний дневной заработок сотрудника

х

Количество календарных дней отпуска

Пример

В ЗАО "Салют" установлена пятидневная рабочая неделя. В декабре 2012 г. сотрудник компании Иванов уходит в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период - 12 месяцев. Следовательно, в него включается время с 01.12.2011 по 30.11.2012.

Все дни расчетного периода отработаны полностью.

С 01.12.2011 по 30.04.2012 оклад Иванова составлял 30 000 руб. С 01.05.2012 он был повышен до 45 000 руб. В этой ситуации оклад Иванова за период с 01.12.2011 по 30.04.2012 (5 мес.) подлежит повышению на коэффициент:

45 000 руб. : 30 000 руб. = 1,5.

Общая сумма выплат, начисленных Иванову за расчетный период, учитываемая при подсчете среднего заработка, составит:

Месяц расчетного периода	Выплаты, включаемые в расчет (руб.)	Месяц расчетного периода	Выплаты, включаемые в расчет (руб.)
Декабрь, 2011	45 000 (30 000 х 1,5)	Июнь, 2012	45 000
Январь, 2012	45 000 (30 000 х 1,5)	Июль, 2012	45 000
Февраль, 2012	45 000 (30 000 х 1,5)	Август, 2012	45 000
Март, 2012	45 000 (30 000 х 1,5)	Сентябрь, 2012	45 000
Апрель, 2012	45 000 (30 000 х 1,5)	Октябрь, 2012	45 000
Май, 2012	45 000	Ноябрь, 2012	45 000
Итого			540 000

Среднедневной заработок Иванова составит:

540 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. = 1530 руб./дн.

За 14 календарных дней отпуска Иванову должно быть начислено:

1530 руб./дн. х 14 к. дн. = 21 420 руб.

Как правило, в компании нет сотрудников, которые бы полностью отработали расчетный период. В течение 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск, люди болеют, направляются в командировки, уходят в оплачиваемые отпуска или берут отпуск за свой счет. Это время, равно как и выплаты, за него начисленные, исключают из расчета суммы отпускных. Кроме того, сотрудник может выйти на работу не с начала того или иного месяца. Тогда расчет отпускных усложняется. В данном случае необходимо определить общее количество календарных дней в полностью и не полностью отработанных месяцах расчетного периода.

Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода определяют так:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью

х

29,4 дн.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода определяют по формуле:

29,4 дн.	х	Количество календарных дней в этом месяце, приходящихся на отработанное время
Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах

Общее количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых к расчету, будет равно:

Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах

=

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах

Средний дневной заработок сотрудника, используемый для оплаты отпуска, определяется по формуле:

Заработок сотрудника, включаемый в расчет

Общее количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых к расчету

Сумму отпускных рассчитывают по формуле:

Средний дневной заработок

х

Количество календарных дней отпуска

Пример

В ЗАО "Салют" установлена пятидневная рабочая неделя. В декабре 2012 г. сотрудник компании Иванов направляется в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период - 12 месяцев. Следовательно, в него включается время с 01.12.2011 по 30.11.2012. Иванову установлен оклад в размере 45 000 руб. в месяц. В расчетном периоде он не менялся. В табеле учета рабочего времени по Иванову отражены следующие данные.

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время	Время, в течение которого сотрудник не работал или за ним сохранялась средняя заработная плата (в календарных днях)	Выплаты, начисленные за отработанное время (руб.)
Декабрь, 2011	31	Отработан полностью	-	45 000
Январь, 2012	31	Отработан полностью	-	45 000
Февраль, 2012	29	24	5 (сотрудник болел и получал пособие по временной нетрудоспособности)	33 158
Март, 2012	31	Отработан полностью	-	45 000
Апрель, 2012	30	23	7 (сотрудник находился в служебной командировке)	34 286
Май, 2012	31	Отработан полностью	-	45 000
Июнь, 2012	30	Отработан полностью	-	45 000
Июль, 2012	31	28	3 (сотрудник болел и получал пособие по временной нетрудоспособности)	38 571
Август, 2012	31	11	20 (сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске)	15 652
Сентябрь, 2012	30	Отработан полностью	-	45 000
Октябрь, 2012	31	29	2 (сотрудник находился в отпуске за свой счет)	40 714
Ноябрь, 2012	30	Отработан полностью	-	45 000
Итого				477 381

Иванов отработал полностью 7 месяцев расчетного периода. Количество календарных дней в них, учитываемых при начислении отпускных, составит:

7 мес. х 29,4 дн. = 205,8 дн.

Количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце, учитываемых при начислении отпускных, составит:

- февраль:

29,4 : 29 х 24 = 24,33 дн.;

- апрель:

29,4 : 30 х 23 = 22,54 дн.;

- июль:

29,4 : 31 х 28 = 26,55 дн.;

- август:

29,4 : 31 х 11 = 10,43 дн.;

- октябрь:

29,4 : 31 х 29 = 27,5 дн.

Общее количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых к расчету, будет равно:

205,8 + 24,33 + 22,54 + 26,55 + 10,43 + 27,5 = 317,15 дн.

Средний дневной заработок Иванова, используемый для оплаты отпуска, составит:

477 381 руб. : 317,15 дн. = 1505,22 руб./дн.

За время отпуска Иванову полагаются отпускные в размере:

1505,22 руб./дн. х 14 к. дн. = 21 073 руб.

Аналогичные правила расчета действуют и в той ситуации, когда отпуск был предоставлен сотруднику авансом. Например, до того, как он отработал 6 месяцев. В этом случае в расчетный период входит время с месяца начала работы до месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск.

Пример

В ЗАО "Салют" установлена пятидневная рабочая неделя. В ноябре 2012 г. сотрудник компании Иванов направляется в отпуск на 10 календарных дней. Иванов устроился на работу в компанию с 04.07.2012. В расчетный включают период с 04.07.2012 по 31.10.2012. Сотруднику установлен оклад 30 000 руб. в месяц.

В табеле учета рабочего времени по Иванову отражены следующие данные.

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время	Время, в течение которого сотрудник не работал или за ним сохранялась средняя заработная плата (в календарных днях)	Выплаты, начисленные за отработанное время (руб.)
Июль, 2012	31	28	3 (сотрудник еще не был трудоустроен)	28 571
Август, 2012	31	Отработан полностью	-	30 000
Сентябрь, 2012	30	Отработан полностью	-	30 000
Октябрь, 2012	30	Отработан полностью	-	30 000
Итого				118 571

Иванов отработал полностью 3 месяца расчетного периода. Количество календарных дней в них, учитываемых при начислении отпускных, составит:

3 мес. х 29,4 дн. = 88,2 дн.

Количество календарных дней в не полностью отработанном июле составит:

29,4 : 31 х 28 = 26,55 дн.

Общее количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых к расчету, будет равно:

88,2 + 26,55 = 114,75 дн.

Средний дневной заработок Иванова, используемый для оплаты отпуска, составит:

118 571 руб. : 114,75 дн. = 1033,30 руб./дн.

За время отпуска Иванову полагаются отпускные в размере:

1033,30 руб./дн. х 10 к. дн. = 10 333 руб.

Вышеназванное Постановление N 922 не устанавливает каких-либо особенностей, связанных с расчетом отпускных, если сотрудник переработал, то есть отработал в том или ином месяце больше, нежели положено по графику. Например, когда он трудился в выходные или праздничные дни. Такие месяцы считают полностью отработанными. Повышенную оплату за эти дни, начисленную сотруднику, учитывают при подсчете заработка в обычном порядке.

Пример

В ЗАО "Салют" установлена пятидневная рабочая неделя. В ноябре 2012 г. сотрудник компании Иванов направляется в отпуск на 12 календарных дней. Расчетный период - 12 месяцев. Следовательно, в него включается время с 01.11.2011 по 30.10.2012. Иванову установлен оклад в размере 45 000 руб. в месяц. В расчетном периоде он не менялся.

В табеле учета рабочего времени по Иванову отражены следующие данные.

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время	Время, в течение которого сотрудник не работал или за ним сохранялась средняя заработная плата (в календарных днях)		Выплаты, начисленные за отработанное время (руб.)
Ноябрь, 2011	30	Отработан полностью			45 000
Декабрь, 2011	31	Отработан полностью	-		45 000
Январь, 2012	31	Отработан полностью, при этом сотрудник трудился в праздники (5 и 6 января)			51 000
Февраль, 2012	29	24	5 (сотрудник болел и получал пособие по временной нетрудоспособности)		33 158
Март, 2012	31	Отработан полностью	-		45 000
Апрель, 2012	30	Отработан полностью, при этом сотрудник отработал 1 день в выходной			47 143
Май, 2012	31	Отработан полностью	-		45 000
Июнь, 2012	30	Отработан полностью	-		45 000
Июль, 2012	31	28	3 (сотрудник находился в командировке)		38 571
Август, 2012	31	11	20 (сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске)		15 652
Сентябрь, 2012	30	Отработан полностью	-		45 000
Октябрь, 2012	31	Отработан полностью	-		45 000
Итого				500 524

Иванов отработал полностью 9 месяцев расчетного периода. Количество календарных дней в них, учитываемых при начислении отпускных, составит:

9 мес. х 29,4 дн. = 264,6 дн.

Количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце, учитываемых при начислении отпускных, составит:

- февраль:

29,4 : 29 х 24 = 24,33 дн.;

- июль:

29,4 : 31 х 28 = 26,55 дн.;

- август:

29,4 : 31 х 11 = 10,43 дн.

Общее количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых к расчету, будет равно:

264,6 + 24,33 + 26,55 + 10,43 = 325,91 дн.

Средний дневной заработок Иванова, используемый для оплаты отпуска, составит:

500 524 руб. : 325,91 дн. = 1535,77 руб./дн.

За время отпуска Иванову полагаются отпускные в размере:

1535,77 руб./дн. х 12 к. дн. = 18 429,24 руб.

Возможна ситуация, когда те или иные дни не были отработаны (например в результате болезни), но затем сотрудник компенсировал их переработкой в другие дни (например в выходные). В результате по итогам месяца была отработана вся норма рабочего времени. Постановление N 922 предписывает считать подобные месяцы не полностью отработанными.