График отпусков

Очередность ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается в специальном графике. График на следующий год утверждают не позднее чем за две недели до окончания текущего года. Этот документ является обязательным как для работника, так и для компании-работодателя*(427). Соответственно, предприятие обязано предоставить работнику отпуск, а специалист должен уйти в отпуск в закрепленный графиком период.

Компании не оформленный надлежащим образом график отпусков затрудняет подготовку к выплате отпускных, не дает возможность заблаговременно найти замену сотруднику. Хаотичность ухода работников в отпуск негативно отражается на производственном процессе. Нарушение сроков утверждения графика отпусков может повлечь за собой претензии к фирме со стороны сотрудника, а также трудовой инспекции. Статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за отсутствие утвержденного графика отпусков предприятия. Так, для юридических лиц последствиями могут стать штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток; для должностных лиц - штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.

График составляют по унифицированной форме N Т-7 *(428), которая содержит 10 граф. На первоначальном этапе планирования графика заполнению подлежат только первые 6 пунктов: структурное подразделение, должность в соответствии со штатным расписанием, фамилия, имя и отчество сотрудника, табельный номер (при его наличии), количество дней отпуска, запланированная дата ухода. Обратите внимание, что дата ухода в отпуск - это не месяц года, а конкретный день. Если сотрудник разбивает отпуск на части, указывают дату начала и окончания отпуска или вносят фамилию в график отпусков столько раз, на сколько частей работник делит отпуск. В график включают все категории работников организации, а также все дни отпуска сотрудников, в том числе дополнительные и неиспользованные.

Графы с 7-й по 9-ю в момент составления и утверждения графика не заполняют, так как они содержат информацию о фактической дате начала отпуска и сведения о его переносе. При этом графа 8 предусматривает указание документа, по которому отпуск сотрудника переносится. Основания для переноса отпуска на другой срок указаны в статье 124 Трудового кодекса. К ним, в частности, относят: несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, выплата отпускных с нарушением сроков, предусмотренных законодательством, неблагоприятные последствия для компании при уходе сотрудника в отпуск. Если перенос отпуска происходит по инициативе работодателя, последний должен получить согласие работника и учесть его мнение относительно того, когда предоставить неиспользованную часть.

Графа 10 предназначена для примечаний, которые могут содержать в себе основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

В соответствии с приказом руководителя в форму N Т-7 можно внести дополнительные графы*(429). Например "Сотрудник с графиком ознакомлен/дата/подпись". Наличие графы "Ознакомлен с графиком" не освобождает компанию от обязанности известить сотрудника о времени отпуска не позднее чем за две недели до его начала*(430). Причем уведомление целесообразно вручать перед каждой частью отпуска, если работник воспользовался правом его разделить*(431).

При наличии на предприятии профсоюзной организации документ передается ей на согласование. В отсутствие профсоюза на документе делается соответствующая отметка, после чего документ подписывается кадровиком и утверждается руководителем компании.

Можно выделить основные ошибки, которые совершают компании при формировании графика. К наиболее типичным относят:

- составление и утверждение графика позже установленного законодательством срока;

- невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;

- оформление графика в свободной форме при наличии утвержденной формы N Т-7;

- отсутствие изменений графика в связи с приемом на работу новых сотрудников;

- неознакомление сотрудников с графиком под роспись; отсутствие в графике отдельных работников (чаще всего совместителей);

- нарушение графика и сроков предоставления отпусков. График отпусков может быть заполнен так.

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301020 │

├───────────┤

по ОКПО│ │

Закрытое акционерное общество "Салют" └───────────┘

───────────────────────────────────────────────────────

наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа Утверждаю

от " " _________ 20 г. N _____ учтено Руководитель Генеральный директор

─────────────────────

┌───────────┬───────────────┬────────┐ должность

График отпусков │ Номер │ Дата │ На год │

│ документа │ составления │ │ Иванов Иванов Н.И.

├───────────┼───────────────┼────────┤───────────── ──────────────

│ 26 │ 16.12.2011 │ 2012 │личная подпись расшифровка подписи

└───────────┴───────────────┴────────┘

" 16 " декабря 20 11 г.

─── ─────── ──

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Административно-управленческий отдел	Генеральный директор	Иванов Николай Иванович	0010	28	16.05.12	16.05.12	-	-	-
Административно-управленческий отдел	Заместитель генерального директора	Захаров Дмитрий Витальевич	0015	33	27.06.12	27.06.12	-	-	-
Административно-управленческий отдел	Главный бухгалтер	Петрова Анна Юрьевна	0016	14	20.06.12	20.06.12	-	-	-
Административно-управленческий отдел	Главный бухгалтер	Петрова Анна Юрьевна	0016	14	29.08.12	29.08.12	-	-	-
Административно-управленческий отдел	Бухгалтер	Смолкина Наталья Петровна	0023	28	25.07.12	25.07.12	-	-	-
Отдел продаж	Менеджер	Борисов Сергей Романович	0030	28	08.08.12	15.08.12	приказ от 05.08.11 N 569	15.08.12	производственная необходимость
Отдел информационного обеспечения	Программист	Моисеев Виктор Геннадьевич	0027	31	12.09.12	12.09.12	-	-	-

Руководитель кадровой службы Главный бухгалтер Петрова Петрова А.Ю.

────────────────── ────────────── ───────────────────

должность личная подпись расшифровка подписи