Компенсация за использование имущества

Как мы говорили выше, по статье 188 Трудового кодекса за использование личного имущества в служебных целях работнику выплачивают компенсацию, а также возмещают все затраты, связанные с таким использованием.

Суммы такой компенсации освобождены от страховых взносов и учитываются в базе по налогу на прибыль в полном размере. Исключение - компенсация за использование личного автомобиля и мотоцикла, которую учитывают в налоговых расходах только в пределах норм*(357). Для другого имущества подобные нормы не установлены. При этом какого-либо нормирования данных выплат при расчете страховых взносов законодательство не предусматривает. Следовательно, они не облагаются взносами в полной сумме, определенной соглашением работника и компании-работодателя. Аналогичной точки зрения придерживается и Минздравсоцразвития России*(358).

Если нормы возмещения за использование личного имущества работника в служебных целях законодательством не установлены, то в составе расходов по налогу на прибыль*(359) учитывается вся сумма, предусмотренная трудовым договором или соглашением к нему. Она же полностью освобождена от начисления страховых взносов.

Пример

Работник ЗАО "Салют" Иванов при выполнении служебных обязанностей использовал личный ноутбук. Норма компенсации в отношении ноутбука не установлена законодательством. Поэтому сумма компенсации работнику в полном объеме учитывается в расходах по налогу на прибыль и не формирует базу по страховым взносам.

Ежемесячная компенсация сотруднику предусмотрена приказом руководителя организации в размере 2500 руб. Компания платит взносы на обязательное социальное страхование по обычной ставке - 30%.

Экономия на страховых взносах ежемесячно составит:

2500 руб. х 30% = 750 руб.

Экономия на налоге на прибыль:

2500 руб. х 20% = 500 руб.

Как видим, при выплате компенсации за использование имущества работника (в частности, автомобиля) есть ряд ограничений. Поэтому, например, в отношении такого имущества сотрудника зачастую лучше заключить договор аренды.

Аренда имущества работника

Арендовать автомобиль можно с экипажем, то есть когда работник сам управляет транспортом, и без него. Обычно сумму арендной платы в договоре устанавливают исходя из среднерыночных цен на аренду аналогичного транспорта. Поэтому размер арендной платы за пользование автомобилем может быть гораздо больше, чем компенсация за использование того же автомобиля в служебных целях.

Арендная плата в полном объеме не облагается страховыми взносами*(360). В то же время она уменьшает базу по налогу на прибыль. НДФЛ с арендной платы фирма удерживает в общем порядке.

Пример

ЗАО "Салют" арендует у работника автомобиль без экипажа. В договоре аренды установлен размер арендной платы - 7500 руб. ежемесячно.

Компания платит взносы на обязательное социальное страхование по обычной ставке - 30%.

Экономия на страховых взносах ежемесячно составит:

7500 руб. х 30% = 2250 руб.

Экономия на налоге на прибыль:

7500 руб. х 20% = 1500 руб.

При этом если заключен договор аренды машины с экипажем, то часть платы работнику, связанная с выполнением его обязанностей по управлению автомобилем, будет облагаться страховыми взносами. Однако их не нужно будет начислять в той части суммы взносов, которая подлежит перечислению в Фонд социального страхования РФ*(361).

Подробнее о налогообложении подобных выплат читайте в разделе "Налоги и взносы с заработной платы" подраздел "Выплаты по договорам аренды имущества".

Какой бы вариант экономии на страховых взносах ни выбрала компания, необходимо очень ответственно подойти к документальному оформлению выплат. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих от ПФР и ФСС России, нужно подготовить детальное и убедительное обоснование того, почему компания стала использовать имущество работников в служебных целях или решила арендовать его. Несмотря на то что это допускают Трудовой и Гражданский кодекс, работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей*(362).

К сожалению, такой инструмент, как премии и материальная помощь, уже не позволяет эффективно распределять нагрузку на фонд оплаты труда компании. Материальная помощь (за исключением материальной помощи в связи с определенными событиями) не облагается страховыми взносами только в сумме не более 4000 рублей в год на одного работника. А на премии, будь то производственные или к праздникам, начисляют страховые взносы в общем порядке.

Соответственно, ранее действовавший механизм экономии средств компании (например начисление тех или иных выплат без уменьшения облагаемой прибыли) в настоящее время не работает. Еще раз подчеркнем: при начислении любых выплат сотруднику источник их оплаты при начислении взносов по обязательному социальному страхованию теперь никакого значения не имеет.